Médecins Sans Frontières recrute pour ce poste (07 Février 2022)

Médecins Sans Frontières (MSF), association humanitaire médicale internationale fondée en 1971, apporte une assistance médicale aux populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou d’exclusion des soins. MSF WACA (Afrique de l’Ouest et du Centre) a été créée en 2019 et a pour objectif d’apporter un changement dans la dynamique du mouvement MSF. WACA est porté par un nombre important de médecins et humanitaires de Médecins sans frontières d’Afrique de l’Ouest et du Centre qui souhaitent être entendus, contribuer et surtout assumer de manière proactive la mission humanitaire de l’organisation. WACA reflète une identité d’humanitaires, une aspiration pour MSF, un véritable mouvement inclusif de personnes qui partagent les valeurs d’empathie pour les autres. Sa force repose sur les autres associations MSF et sa fibre associative est amplifiée par des objectifs opérationnels concrets.

We are looking for :

HEAD OF LOGISTIQUE

Department: Logistics / Operations Support Unit

Direct Manager: Director of Operations

Functional Manager: Resources Director

Number of Team members to manage: 2

Working %: 100%

Position based in: Abidjan

Mobility: field visit

The Head of Logistics is responsible for developing and supporting the implementation of the MSF WACA logistics policies in the field. He/she is a logistics referent for Waca management team.

As Head of Logistics, he/she has the following tasks:

• 50% of his/her time on the field (tech support, transfer of competence, etc…) as field support
• 50% at headquarter as the back office (adapt the policy to the WACA context / field need in connection with other section).

Under WACA AGILITY philosophy, his/her experience and understanding of operations makes him/her an important member of the team to build a support capacity where the project is the client.

With 5 Log departments in Europa, there is no ambition to create a 6^th Log department, so partnerships with other entities within and outside the MSF Movement will need to be developed for expert technical support.

As a member of the WACA Operations Support Unit, the Head of Logistics:

• Participates in the definition of objectives and operational strategies, by guaranteeing the technical and logistical feasibility, and ensures their compliance.
• Sets up the MSF WACA Logistic system accordingly to WACA vision: decision at field level and simplification of the support layers.

• The Head of Logistics ensures -with the medical actors of the Operations Support Unit – the implementation of actions via his/her understanding of operational strategies and objectives

• He/she elaborates and monitors the deployment of operational policies and tactics

• He/she supervises and supports the Logistics Coordinators and is accountable for them

• He/she is the representative of operations within the logistics department

• His/her input to the logistics support teams will define and guide their actions and developments

• He/she is the interface between the logisticians under his/her supervision; the HQ and the logistics support teams

• He/she acts as representative of the field at HQ and as HQ representative at field level. A good & dynamic balance is needed for optimal support to field and enriching of HQ with field realities

• Creates and maintains a network of relevant contacts, partnerships, and MSF international log platform.

Ensures compliance with policies and procedures adapted to the field:

• Elaborates WACA logistics operational policies and tactics

• Guarantees the dissemination and compliance to the logistics policies and procedures
• Reviews and validates the country logistics policies
• Informs the unit of technical logistics challenges that may affect program implementation

Is responsible for the logistics support of WACA’s countries:

• Supervises technical and logistical activities and guarantees the application of logistics fundamentals
• Anticipate logistical and technical problems that missions may face
• Promotes and facilitates the implementation of technical activities aimed at improving the impact of medical programs on beneficiaries (WASH, distribution, construction, NFI,…)
• Guarantees the availability and reliability of articles and systems, implementation and management of all the necessary means, technical & logistics, associated with qualified human resources.
• Mobilizes the logistics support teams and checks that the support is adapted to the context of the country
• Mobility for regular support and Emergency response is compulsory

Participates in security management and risk reduction of missions:

• Is responsible for the applied security, making sure it will be aligned with the WACA security framework, and Mission /Projects security plans
• Validates the technical aspects of the risk reduction policy
• Participates in the risk analysis and monitors the context of the missions
• Guarantees the use of security incident monitoring tools by field teams
• Participates in the analysis and capitalize on the security incidents of the missions

Is responsible for monitoring and analyzing the logistics activity:

• Monitors and evaluates the progress of activities
• Guarantees the feedback of the information necessary for the management of field activities
• Evaluates and analyzes the logistics activities of programs and missions and diffuses these analyses to the Logistics Coordinators
• Participates in the preparation of the budget and reviews

Functionally manages the logistics teams in the field – Log Coordinators:

• Supervises, advises, and supports the Logistics Coordinators
• Participates in the orientation and evaluation of their work in collaboration with the Head of Mission
• Guarantees the adequacy of the programming defined by the Logistics Coordinator with the operational objectives
• Advises on the composition of organizational charts
• Participates in the recruitment/selection of the Log Coordinators

Integrates green technologies in logistics:

• Fosters a culture of sustainability across operations
• Identifies and prioritizes green initiatives (carbon emission reduction generation, amongst others)
• Plans and develops long- and short-range sustainability programs
• Networks with peer entities to maintain and enhance knowledge of sustainability best practices

Transfer of skills and capitalization:

• Ensures the capitalization of knowledge and methods acquired in the field, writes feedback reports.
• Works out the methods and means of collecting lessons learnt, monitoring, evaluating and readjusting the logistic standards
• Monitors and evaluates the deployment of new practices or equipment in its missions.
• Participates in the training of logisticians in the field or during formal sessions.
• Participates in the development of logisticians and the identification of future executives.
• Provides briefings and debriefings for logisticians.
• Participates in coordinators’ briefings and debriefings.
• Ensures the upgrading of logistics teams technical skills through internal or external training.

VERSION FRANCAISE CI DESSOUS

Nous recherchons :

Responsalble de la Logistique

Le responsable de la logistique est responsable du développement et du soutien de la mise en œuvre des politiques logistiques de MSF WACA sur le terrain. Il est référent logistique pour l’équipe de direction de Waca.

En tant que responsable de la logistique, il a les tâches suivantes:

• 50% de son temps sur le terrain (support technique, transfert de compétences, etc…) en tant que support de terrain
• 50% au siège en tant que back-office (adapter la politique au contexte WACA / besoin de terrain en relation avec d’autres sections).

Selon la philosophie WACA AGILITY, son expérience et sa compréhension des opérations font de lui un membre important de l’équipe pour construire une capacité de soutien où le projet est le client.

Avec 5 départements Log en Europe, il n’y a aucune ambition de créer un ^6ème département Log, donc des partenariats avec d’autres entités au sein et en dehors du Mouvement MSF devront être développés pour un support technique expert.

En tant que membre de l’unité de soutien aux opérations de waca, le chef de la logistique :

• Participe à la définition des objectifs et des stratégies opérationnelles, en garantissant la faisabilité technique et logistique, et assure leur conformité.
• Met en place le système MSF WACA Logistic en fonction de la vision WACA : décision au niveau du terrain et simplification des couches de support.

• Le responsable de la logistique assure – avec les acteurs médicaux de l’unité de soutien aux opérations – la mise en œuvre des actions via sa compréhension des stratégies et des objectifs opérationnels

• Il élabore et surveille le déploiement des politiques et tactiques opérationnelles

• Il supervise et soutient les coordonnateurs logistiques et en est responsable

• Il est le représentant des opérations au sein du département logistique

• Sa contribution aux équipes de soutien à la logistique définira et guidera leurs actions et leurs développements.

• Il est l’interface entre les logisticiens sous sa supervision ; le siège et les équipes de soutien logistique

• Il agit en tant que représentant du terrain au siège et en tant que représentant du siège au niveau du terrain. Un bon équilibre dynamique est nécessaire pour un soutien optimal sur le terrain et l’enrichissement du siège avec les réalités du terrain

• Crée et maintient un réseau de contacts pertinents, de partenariats et de plateformes de journaux internationales MSF.

Assurer le respect des politiques et procédures adaptées au domaine :

• Elaborates WACA logistics politiques et tactiques opérationnelles

• Garantit la diffusion et le respect des politiques et procédures logistiques
• Examine et valide les politiques logistiques du pays
• Informe l’unité des défis logistiques techniques qui peuvent affecter la mise en œuvre du programme

Est responsable du soutien logistique des pays de WACA :

• Supervise les activités techniques et logistiques et garantit l’application des fondamentaux logistiques
• Résoudre les problèmes logistiques et techniques auxquels les missions peuvent être confrontées
• Favorise et facilite la mise en œuvre d’activités techniques visant à améliorer l’impact des programmes médicaux sur les bénéficiaires (WASH, distribution, construction, IFN,…)
• Garantit la disponibilité et la fiabilité des articles et des systèmes, la mise en œuvre et la gestion de tous les moyens nécessaires, techniques et logistiques, associés à des ressources humaines qualifiées.
• Mobiliser les équipes de soutien logistique et vérifier que le soutien est adapté au contexte du pays
• La mobilité pour un soutien régulier et une intervention d’urgence est obligatoire

Participe à la gestion de la sécurité et à la réduction des risques des missions :

• Est responsable de la sécurité appliquée, en s’assurant qu’elle sera alignée sur le cadre de sécurité WACA et les plans de sécurité mission / Projects
• Valide les aspects techniques de la politique de réduction des risques
• Participe à l’analyse des risques et surveille le contexte des missions
• Garantit l’utilisation d’outils de surveillance des incidents de sécurité par les équipes sur le terrain
• Participer à l’analyse et capitaliser sur les incidents de sécurité des missions

Est responsable du suivi et de l’analyse de l’activité logistique :

• Surveille et évalue l’avancement des activités
• Garantit le retour d’information des informations nécessaires à la gestion des activités de terrain
• Évalue et analyse les activités logistiques des programmes et des missions et soumet ces analyses aux coordonnateurs de la logistique
• Participe à la préparation du budget et aux examens

Gère fonctionnellement les équipes logistiques sur le terrain – Coordinateurs de journaux:

• Superviser, conseiller et soutenir les coordonnateurs de la logistique
• Participe à l’orientation et à l’évaluation de leur travail en collaboration avec le chef de mission
• Garantit l’adéquation de la programmation définie par le coordinateur Logistics avec les objectifs opérationnels
• Donne des conseils sur la composition des organigrammes
• Participe au recrutement/sélection des coordonnateurs de journal

Intègre les technologies vertes dans la logistique :

• Favorise une culture de durabilité dans l’ensemble des opérations
• Identifie et priorise les initiatives vertes (génération de réduction des émissions de carbone, entre autres)
• Plans et développe des programmes de durabilité à long et à court terme
• Nettravaille avec des entités homologues pour maintenir et améliorer la connaissance des meilleures pratiques en matière de durabilité

Transfert de compétences et capitalisation :

• Assure la capitalisation des connaissances et des méthodes acquises sur le terrain, rédige des rapports de rétroaction.
• Élaborer les méthodes et les moyens de recueillir les leçons apprises, de surveiller, d’évaluer et de réajuster les normes logistiques
• Surveille et évalue le déploiement de nouvelles pratiques ou de nouveaux équipements dans ses missions.
• Participe à la formation des logisticiens sur le terrain ou lors de sessions formelles.
• Participe au développement des logisticiens et à l’identification des futurs cadres.
• Fournit des séances d’information et des débriefings pour les logisticiens.
• Participer aux séances d’information et aux débriefings des coordonnateurs.
• Assurer la mise à niveau des compétences techniques des équipes logistiques par le biais de formations internes ou externes.