L’organisation médicale Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une association internationale à but non lucratif qui apporte son assistance médicale et d’urgence aux personnes touchées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l’exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d’impartialité, d’indépendance et de neutralité.
MSF WaCA crée en 2019, est le 1er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinvention du mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous vous retrouverez dans un riche environnement multiculturel agrémenté de nombreux espaces de détente pour échanger ou simplement créer. L’occasion de tester et d’apprendre. Toutes les idées sont les bienvenues, vos commentaires et opinions seront appréciés à tous les niveaux de l’organisation. La chance d’être un acteur clé au sein d’une équipe en pleine croissance et hautement qualifiée. Et surtout, des collègues formidables dans un environnement de travail sain.
Nous Recherchons:: SUPPLY CHAIN REFERENT BACK OFFICE
Département: Département des Opérations
Supérieur hiérarchique : Responsable Approvisionnement
Lien fonctionnel : Responsable Approvisionnement
Interactions MSF : OUI
Temps de travail %: 100%
Poste basé à Abidjan avec possibilité de visite terrain et couvrir le gap sur les missions
Mobilité : en fonction du besoin
Contrat : CDD Renouvelable
Début de contrat : Le plus tôt possible.
Mission
Le/la Référent supply chain back office a pour mission de soutenir les opérations sur le terrain en veillant à une gestion efficace et efficiente de la chaîne d’approvisionnement. Il/Elle fait référence aux fonctions administratives et de soutien qui facilitent le bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement.
Il/Elle est également responsable des systèmes d’information d’approvisionnement pour les missions de MSF WaCA, en accord avec les objectifs de l’unité de la chaîne d’approvisionnement.
Cela comprend le développement et l’amélioration des outils et des rapports, le travail sur les politiques et les procédures opérationnelles standard, ainsi que le soutien au déploiement et à la mise en œuvre. À cette fin, il/elle collabore avec des tiers (plateformes d’approvisionnement, groupes de travail, ESC, …) pour assurer la cohérence et l’intégration des autres systèmes.
Ce poste nécessite un niveau important de collaboration avec d’autres départements et d’autres centres opérationnels afin d’harmoniser les services de soutien et de mutualiser les ressources.
Objectifs
L’objectif du Référent Supply Chain back office est de soutenir les opérations sur le terrain en assurant une gestion efficace et coordonnée de la chaîne d’approvisionnement. Le Référent Supply Chain back office est responsable de la coordination des fonctions administratives et de support qui facilitent le bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement.
Responsabilités principals / Activités
- Analyse, simplification et partage des processus internes actuels à l’échelle macro et micro, ainsi que des procédures opérationnelles standard, en vue de les adapter aux opérations sur le terrain.
- Travailler sur un guide d’approvisionnement pour MSF WaCA et suivre la standardisation au niveau des missions et du siège.
- Examiner les outils existants de la chaîne d’approvisionnement au sein du mouvement, ainsi que les manuels d’utilisation associés, et faire des propositions d’ajustements si nécessaire pour une meilleure agilité.
- Collaborer avec les équipes sur le terrain et le siège pour élaborer des stratégies et des plans de chaîne d’approvisionnement qui sont alignés sur les objectifs globaux de l’organisation. Cela comprend l’analyse des besoins de la chaîne d’approvisionnement et l’établissement d’objectifs de performance.
- Fournir un soutien technique et des conseils aux équipes sur le terrain sur les processus, les procédures et les meilleures pratiques de gestion de la chaîne d’approvisionnement. Assurer une coordination fluide entre le siège et les bureaux sur le terrain pour relever les défis de la chaîne d’approvisionnement, résoudre les problèmes et soutenir des rapports ponctuels et précis.
- Évaluer en continu et optimiser la chaîne d’approvisionnement pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la prestation de services. Cela comprend l’analyse des données de performance de la chaîne d’approvisionnement, l’identification des goulots d’étranglement ou des inefficacités, et la mise en œuvre de mesures appropriées telles que des améliorations de processus, l’automatisation ou des solutions technologiques.
- Établir des systèmes de suivi et réaliser des évaluations régulières de la performance pour suivre les indicateurs clés de la chaîne d’approvisionnement, tels que les délais de livraison, les niveaux de stock et la précision de la distribution. Compiler et analyser les données pour générer des rapports et des tableaux de bord pour la direction, mettant en évidence les domaines de préoccupation ou d’amélioration.
- Concevoir et dispenser des programmes de formation (en collaboration avec d’autres bureaux de MSF si nécessaire) pour renforcer les capacités et les connaissances de la chaîne d’approvisionnement du personnel sur le terrain. Cela peut impliquer l’organisation d’ateliers, l’élaboration de supports de formation et la réalisation de visites sur le terrain pour fournir un soutien pratique et des conseils.
- Piloter la stratégie générale pour les différents systèmes d’information d’approvisionnement, ainsi que pour les données et les rapports au sein de la chaîne d’approvisionnement WaCA. Cela comprend les flux d’informations dans les entités qui ne relèvent pas du périmètre de gestion de WaCA.
- Point focal pour le projet de système d’information d’approvisionnement ERP et aussi des Projets TIC en lien avec l’Unité Supply Chain.
- UNIFIELD : Rassembler des informations des autres centres opérationnels et de la plateforme de besoins commerciaux (BREQ) et voir quelles sont les prochaines évolutions du système d’information d’approvisionnement ERP, puis effectuer/présenter l’analyse.
- AKIBA (Dynamics) : Rassembler des informations de MSF et voir quelles sont les prochaines évolutions du système d’information d’approvisionnement ERP choisi, puis effectuer/présenter l’analyse.
- Coordonner avec les départements Finances et Systèmes d’information pour assurer une cohérence avec la conception et le soutien du système d’information d’approvisionnement ERP sélectionné.
- MSF PORTAL et MSF EXTRANET : Participer à la plateforme intersectorielle sur l’interopérabilité des centres d’approvisionnement européens et être le point focal pour toute demande liée à ces outils.
- Collaborer avec des partenaires externes tels que les agences des Nations Unies, les ONG et les entités gouvernementales pour favoriser des partenariats et tirer parti des ressources afin d’améliorer la performance de la chaîne d’approvisionnement. Participer à des réunions de coordination inter-agences et à des groupes de travail pour partager des informations, des leçons apprises et des meilleures pratiques.
- Contribuer aux activités de préparation aux situations d’urgence en travaillant sur l’élaboration de plans de contingence pour la partie de la chaîne d’approvisionnement.
- Peut être déployé sur le terrain lors de déploiements de missions d’urgence.
Pré-requis du poste
Education / Qualification / Pré-requis
- Diplôme universitaire de préférence en commerce / économie / informatique / gestion / gestion de la chaîne d’approvisionnement
Expérience professionnelle
· Au moins deux ans d’expérience professionnelle confirmée dans le domaine de la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
- +1 an d’expérience sur le terrain dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou à un poste au siège est un atout.
Aptitudes
• Autonomie, rigueur professionnelle et capacité à gérer son stress
• Expérience avérée en gestion des systèmes d’information d’approvisionnement
• Solides compétences en organisation et capacité à gérer une charge de travail importante
• Engagement pour les actions associatives et humanitaires
• Compréhension des principes et pratiques de la chaîne d’approvisionnement dans les contextes humanitaires
• Être à jour des dernières tendances et innovations en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement pour assurer une amélioration continue et une adaptabilité
• Capacités de communication et de coordination efficaces
• Proactivité et résolution de problèmes
• Solides compétences analytiques
Aptitudes
• Créativité
• Capacité à penser en dehors des sentiers battus
• Gentillesse et écoute active
• Orienté vers la transversalité
• Capacité d’innovation
• Esprit d’équipe
Langues
- ·Maîtrise du français ou de l’anglais et capacité à communiquer professionnellement dans l’une ou l’autre langue.
(Eu égard aux Responsabilités de coordination du poste et les interactions nécessaires dans des pays anglophones et francophones, la personne recrutée doit être capable de travailler aisément dans les 2 langues)
Connaissance informatique
• Maîtrise et excellente connaissance de l’informatique et de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, …).
• La connaissance des systèmes d’information de MSF Supply (UNIFIELD et Dynamics) est considérée comme un atout.
- Dans un environnement de travail dynamique, MSF offre des opportunités de recrutement et de développement égales, sans aucune forme de discrimination fondée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’ethnicité, l’origine géographique, le profil, le handicap physique ou tout autre motif discriminatoire.
Les candidates qui répondent aux exigences sont vivement encouragées à postuler.
N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n’est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.
Postuler
Merci d’adresser votre candidature complète (CV+Lettre de motivation)
Clôture : 02 Juillet 2023 à 18:00 GMT
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
