Médecins Sans Frontières (MSF) recrute pour ce poste (26 Février 2024)

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale internationale indépendante qui fournit une aide d’urgence aux personnes touchées par les conflits armés, les épidémies, les catastrophes naturelles et l’exclusion des soins de santé. MSF offre une assistance aux personnes en fonction de leurs besoins, sans distinction de race, de religion, de sexe ou d’affiliation politique…

Objectif principal et responsabilités du poste

• Exécuter des tâches administratives, RH et juridiques pour soutenir le responsable de l’administration du personnel dans le respect des normes et procédures MSF, afin d’assurer la conformité légale et de réaliser la capacité RH requise pour atteindre les objectifs fixés.

Responsabilités générales

• Sous la supervision du PAM, gérer les dossiers personnels afin d’assurer l’exactitude, la conformité et les paiements à temps.
• Mise à jour de la base de données RH et des dossiers personnels pour faciliter la gestion des processus RH.
• Mettre à jour les dossiers du bureau des impôts de la sécurité sociale afin de répondre aux exigences légales, y compris des modifications spécifiques si nécessaire afin de garantir la conformité aux lois locales du travail et fiscales.
• Préparer les contrats de travail conformément aux exigences légales, y compris des modifications spécifiques si nécessaire afin de garantir la conformité aux lois locales du travail et fiscales.
• Préparer les fiches de paie mensuelles de tout le personnel, éditer et mettre à jour les données nécessaires, afin d’assurer la ponctualité et l’exactitude de la paie du personnel.
• Suivre les dates de contrat de tous les employés nationaux arrivant à expiration et informer le responsable de l’administration du personnel afin de laisser suffisamment de temps pour organiser un renouvellement ou chercher une autre alternative.
• Rendre toutes les informations administratives disponibles au personnel (affichage, réunions, etc.), assister le responsable RH du projet dans la traduction des documents dans la langue locale et assister aux réunions sur demande.
• Tâches RH/admin supplémentaires déléguées par le PAM.

Section MSF/Responsabilités spécifiques au contexte
Supervision et gestion du personnel domestique (cuisiniers, femmes de ménage et nounou) à la coordination (bureaux et maisons) :

• Gère les congés, assure les remplacements.
• Prépare les évaluations et assure le suivi des performances.
• Gestion des articles ménagers et des fournitures de bureau (y compris l’eau potable, le café, le thé) en liaison avec le service logistique, organisation de la nourriture et des repas des expatriés (quantités et qualité), garantit que le matériel de nettoyage et les articles ménagers sont maintenus aux niveaux requis.
• Assure et surveille la propreté du bureau et des maisons (la surveillance du linge dans les maisons d’expatriés est incluse)
• Signale les besoins de maintenance au service/aux personnes concernés.

Les archives:

• Responsable des archives des dossiers du personnel
• Responsable des archives des dossiers de recrutement

Recrutements :

• Soutenir le processus de recrutement avec la publication et la diffusion des annonces de postes vacants

Informations sur le personnel et
informations sur les contrats :

• Maintenance de la base de données du personnel MSF Homère ;
• Tenue des dossiers des employés (copies papier et électroniques).
• Exécuter les activités liées au contrat (ouverture de dossier et archivage de la documentation formelle, mise à jour des données personnelles, modifications, dates de résiliation, classement, etc.) en garantissant la conformité légale et les normes et standards MSF.
• Impression des cartes d’identité du personnel ;
• Met à jour les livrets NHF pour le personnel en coordination.
• Accompagnement de projets concernant HOMERE et autres requêtes administratives.

Contrats :

• Entrez toutes les nouvelles recrues à Homère
• Préparer les contrats de travail
• Surveiller les dates de fin de contrat, les changements de contrats, les paiements spéciaux, les indemnités
• Générer des fiches de paie

Exigences
Diplôme d’études :

• Un diplôme en administration des affaires, en gestion, en finance ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Expérience:

• Expérience professionnelle antérieure d’au moins deux ans (essentiel)
• Expérience au sein de MSF ou d’autres ONG dans des pays en développement (souhaitable).

Langues :

• Une très bonne maîtrise de la langue anglaise est essentielle ; Langue locale souhaitable

Connaissance:

• Des connaissances informatiques (Word, Excel, Internet) sont essentielles.

Compétences :

• Engagement envers les principes MSF, la flexibilité comportementale, la gestion du stress, l’orientation vers les résultats et la qualité, le travail d’équipe et la coopération.

Avantages et compensation

Assurance médicale:

• S’assurer que la documentation est complète pour la souscription à une couverture d’assurance médicale ;
• Effectuer un suivi auprès de la coordination et des projets pour vérifier que la documentation a été reçue pour les ajouts à l’assurance médicale.
• Faire circuler la liste des bénéficiaires de la compagnie d’assurance à la coordination et aux projets pour garantir que les listes sont exactes et mises à jour.
• Feuilles (de maladie ou annuelles)
• Pour la coordination, vérifiez que les pièces justificatives sont conformes et effectuez un suivi si nécessaire.
• Soutenir l’intégration du nouveau personnel lors des briefings (c’est-à-dire : avantages sociaux)
• Flexibilité dans l’exécution des tâches assignées, en raison de la nature changeante des opérations de MSF.