Médecins Sans Frontières (MSF) fournit des secours d’urgence vitaux et des soins médicaux à plus long terme à certaines des communautés les plus vulnérables et les plus exclues du monde. En tant qu’organisation humanitaire médicale internationale, nous fournissons des soins basés uniquement sur les besoins, indépendamment de l’origine ethnique, du sexe, de la religion ou de l’affiliation politique.
MSF compte environ 40 000 employés locaux et internationaux travaillant dans plus de 70 pays, dans certains des endroits les plus difficiles du monde. Nos projets humanitaires médicaux sont soutenus par des équipes dans 32 pays, dont MSF Afrique de l’Ouest et du Centre, répartis en Europe, en Amérique du Nord et du Sud, en Asie, en Afrique et en Australasie.
MSF WACA (Afrique de l’Ouest et du Centre) a été créée en 2019 et vise à apporter un changement dans la dynamique du mouvement MSF. WACA est animé par des médecins et des humanitaires de MSF d’Afrique de l’Ouest et du Centre qui souhaitent être entendus, contribuer et surtout assumer de manière proactive la responsabilité de la mission humanitaire de l’organisation. WACA reflète une identité d’humanitaires, une aspiration pour MSF, un mouvement véritablement inclusif de personnes qui partagent les valeurs d’empathie pour les autres. Sa force repose sur la fibre associative et est amplifiée par des objectifs opérationnels concrets.
nous recrutons un :
Titre du poste: Coordonnatrice du soutien au conseil d’administration et de la gouvernance
Département: Bureau du Directeur exécutif
Heures: 40 heures par semaine (temps plein)
Relève de : Président du conseil d’administration
Lieu : à Abidjan, Côte d’Ivoire ou Abuja, Nigeria MSF WaCA Office
Durée: Contrat à durée déterminée 18 mois avec possibilité de renouvellement
OBJECTIF DE L’EMPLOI
Ce rôle au sein du Bureau du directeur exécutif fournit un soutien direct au président du conseil d’administration et au conseil dans son ensemble, au directeur exécutif sur les questions de liaison du conseil et coordonne avec l’adjoint des directeurs exécutifs. Le rôle principal est d’assurer le bon fonctionnement général du conseil d’administration de MSF WaCA et la supervision de la gouvernance. Ce rôle est essentiel pour permettre la préparation et le déroulement fluides et efficaces des réunions des administrateurs, en veillant à la conformité de MSF WaCA aux lois, règlements, contrats, décisions du conseil d’administration et politiques internes relatives à un organisme de bienfaisance enregistré et à une société à responsabilité limitée.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Politique de gouvernance et soutien aux fiduciaires
- Maintenir et assurer un examen régulier des instruments directeurs de MSF WaCA (par exemple, les statuts, les conditions de transmission des membres du conseil d’administration, les politiques, le rôle et les tâches des membres du conseil d’administration (comité, groupe de travail et responsabilités ad hoc), les statuts, les règles internes, etc.).
- Coordonner le recrutement des membres du conseil d’administration et la planification de la relève, y compris faciliter l’intégration des nouveaux membres du conseil, les vérifications des compétences.
- Faciliter l’utilisation des compétences et des intérêts de tous les membres du conseil d’administration, en tenant le conseil au courant des possibilités de formation et en organisant des formations sur demande.
- Mettre en œuvre la politique sur les conflits d’intérêts du conseil d’administration de WaCA.
- Restez au courant des développements au sein du conseil d’administration de MSF WaCA, de ses sous-comités, du partenariat WaCA et des protocoles d’accord, de la direction de WaCA et de MSF International.
- Restez à jour sur les meilleures pratiques en Afrique de l’Ouest et du Centre Exigences en matière de charité et de gouvernance, ainsi que sur les exigences et les meilleures pratiques de GOUVERNANCE de MSF.
- Être le point focal de tous les administrateurs de WaCA
- Travailler avec le directeur exécutif pour s’assurer que le personnel et les membres de MSF WaCA comprennent le rôle du conseil d’administration et gèrent les demandes et le partage d’informations entre le conseil d’administration et l’exécutif.
- Remplir et maintenir toutes les pages pertinentes sur le site Web de MSF (public et association) et le portail interne (Sharepoint)
- Organiser des évaluations régulières (annuelles) du conseil d’administration (soi-même ou externe) et travailler avec le président du conseil pour suivre les progrès sur les points d’apprentissage.
Respect des règles, de la réglementation et des politiques internes
- Tenue à jour de tous les dossiers du conseil, y compris le mandat, les procès-verbaux des réunions et les pouvoirs délégués à l’aide des outils appropriés (p. ex., SharePoint).
- Garde des registres, des registres des procès-verbaux et des registres – rassembler et mettre à disposition des informations pertinentes de manière systématique et durable pour soutenir la santé de la mémoire institutionnelle.
- Gardien de tous les documents constitutifs, y compris les statuts, les statuts de MSF International et tout règlement intérieur.
- Avec le chef du bureau exécutif et le secrétaire de la société, assurez-vous du respect des règles et réglementations externes:
o Tenue à jour des registres des sociétés et de tout autre registre pertinent, en veillant à ce qu’ils soient disponibles pour inspection lorsque cela est nécessaire.
o Tenue à jour d’une liste des membres ayant droit à des avis de réunion et à d’autres documents
- Coordination de la responsabilisation et de l’engagement des fiduciaires lors des assemblées générales annuelles avec le coordonnateur de l’association / l’équipe d’engagement du public, y compris l’aide au bon déroulement et à l’efficacité de l’assemblée générale annuelle (y compris les réunions associatives).
- Assurer, en collaboration avec le coordinateur de l’association / l’équipe d’engagement public, la représentation et la responsabilité de MSF WaCA dans les projets de partenariat MSF OC et International Associative-Board
- Toute autre tâche de secrétariat d’entreprise, déléguée par le directeur exécutif
Assurer le bon fonctionnement du conseil d’administration et des comités
- Élaborer et tenir à jour le calendrier annuel et le plan annuel du Conseil.
- Soutenir la préparation et le déroulement des réunions du conseil d’administration et du sous-comité de WaCA (en collaboration avec le président du conseil d’administration et les responsables du comité, le cas échéant)
- Émettre des avis de réunion,
- Soutenir le président et le directeur exécutif, ou, le cas échéant, le président du comité et le chef du bureau exécutif et le secrétaire de la société, dans la préparation et la coordination des ordres du jour, en veillant à ce que les sujets internationaux, opérationnels, associatifs et exécutifs soient inclus et alignés pour permettre une prise de décision éclairée et opportune.
- Travailler avec l’adjoint exécutif pour s’assurer que les ordres du jour du conseil d’administration et de la direction sont harmonisés et que les registres des décisions sont à jour et facilement accessibles.
- Rassembler, surveiller la qualité et partager l’information avant les réunions (y compris tenir les syndics au courant entre les réunions) et surveiller les systèmes de collecte et de partage de l’information,
- Assurer la logistique et le bon déroulement et l’efficacité des réunions du conseil d’administration et des comités (assurer un accès inclusif)
- Rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d’administration et des comités, suivre les listes d’actions et gérer le processus d’approbation.
- Gérer la logistique des réunions (en assurant un accès inclusif) en organisant un soutien supplémentaire si nécessaire.
- Faciliter l’approbation du conseil d’administration en dehors des réunions du conseil d’administration, comme convenu par le président
- Soutenir le président pour parvenir à un discours sain entre tous les administrateurs, l’exécutif et les autres parties du mouvement MSF.
- En étroite collaboration avec le directeur de l’Association et trésorier du conseil d’administration, élaborer, maintenir et surveiller le budget de l’Association.
Soutien au président du conseil d’administration de WaCA
- De temps à autre, soutenir la préparation de présentations, de discours, de dossiers et d’autres documents internes et externes.
- Soutenir le président du conseil d’administration de MSF WaCA dans les tâches administratives selon les besoins. Par exemple, la correspondance, les dépenses, les besoins en matière de déplacement et les séances d’information.
- Gardez sécurisé et organisé toute la correspondance, les autres documents pertinents et tous les fichiers sensibles ou confidentiels.
- Toute autre tâche qui peut être assignée de temps à autre
Pré-requis du poste
SPÉCIFICATION DE LA PERSONNE
Essentiel
- Expérience et connaissances sur la pratique de gouvernance MSF/OING
- Capacité à travailler de manière indépendante pour créer un cadre pour atteindre les objectifs du poste qui invite à la participation et intègre les voix de plusieurs groupes avec MSF WaCA.
- Compétences exceptionnelles en communication écrite avec la capacité d’éditer une gamme de documents.
- Capacité à synthétiser avec précision des documents complexes et sensibles pour produire des articles destinés à une publication interne.
- Solides compétences interpersonnelles et diplomatiques.
- Solides connaissances en informatique, en particulier la suite Office 365, pour la production de matériel écrit, la gestion d’un site SharePoint et la gestion du budget.
- Excellentes compétences éprouvées en gestion du temps, en organisation et en gestion des personnes.
- Une grande attention aux détails avec la capacité de suivre plusieurs projets à la fois et la capacité de hiérarchiser les besoins en cours par rapport aux besoins immédiats de manière appropriée.
- Excellent jugement et diplomatie.
- Intérêt et engagement sincères pour les principes humanitaires de MSF et la structure de gouvernance de l’association.
- Disponible pour travailler soit au bureau MSF WaCA à Abuja, au Nigeria, soit au bureau d’Abidjan, en Côte d’Ivoire.
- Anglais courant et Français obligatoire
- Diplôme universitaire niveau d’études
Souhaitable
- Expérience dans l’Afrique de l’Ouest et du Centre charité du secteur réglementaire.
- Plusieurs années d’expérience dans un poste de direction qui a interagi avec un conseil d’administration
