Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l’exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d’impartialité, d’indépendance et de neutralité.
Objectifs
Le/La Field Administration Manager est responsable de la gestion administrative des dossiers du personnel mobile international et du suivi des obligations légales, notamment en ce qui concerne les assurances et les aspects contractuels. Ce poste assure également le lien avec les autres sections de MSF ainsi que le respect des législations locales du pays de contrat en matière de travail.
Objectifs spécifiques
- Gestion de la paie.
- Gestion administrative du personnel.
- Coordination interservices.
Responsabilités principales
Gestion administrative du personnel :
- Collecter et vérifier les informations administratives du personnel mobile.
- Mettre à jour les bases de données RH et veiller à l’affiliation aux assurances.
Gestion de la paie :
- Être le point focal, pour les entités contractantes et le personnel international mobile, pour toute procédure en lien avec la paie du personnel international.
Coordination interservices :
- Collaborer avec les autres sections de MSF, les départements RH, les équipes terrain.
Principales activités
Gestion administrative du personnel ; IMS, flying, MIO :
En lien avec les différentes entités contractantes, Le/La Field Administration Manager est responsable de :
- Collecter, saisir, gérer et contrôler les informations du personnel IMS pour constituer les dossiers.
- Il/Elle est responsable du classement des documents administratifs dans les dossiers individuels des IMS et maintient leur mise à jour
- Il/Elle est responsable de la gestion des évènements administratifs :
Avant le départ en mission/Début de contrat : S’assure que les formalités à l’embauche sont complètes et correctes : contrat, affiliation aux assurances, vérification de la conformité du scaling ; Effectue le briefing administratif des IMS.
Pendant la durée de la mission / du contrat : Assure la gestion de l’administration des avenants, résiliations et mutations ; Est responsable du suivi administratif des vacances, des absences, des congés, maladie et accidents
A la fin du contrat : Est responsable de la clôture administrative du contrat : certificat de travail, solde de tout compte, debriefing administratif des IMS.
Gestion de la paie :
- Il/Elle est responsable de la collecte et de la vérification des coordonnées bancaires de l’expatrié.
- Il/Elle est le point focal pour toute question liée à la paie du personnel international.
- Il/Elle suit la procédure des demandes d’avance de salaire du personnel international.
Coordination interservices :
Il/Elle est le point focal pour toutes les questions liées aux personnel international.
Auprès des autres entités MSF, avec les autres départements et avec le terrain.
Prérequis du poste
Formation
Diplôme en ressources humaines, droit du travail ou gestion administrative.
Compétences
- Forte capacité de communication.
- Rigueur dans la gestion administrative et le respect des délais.
- Discrétion, rigueur, disponibilité….
- Résistance au stress
Expériences professionnelles requises
Minimum 2 ans d’expérience en administration RH est nécessaire particulièrement dans la gestion des Contrats RH et de la paie.
Connaissances de l’environnement international humanitaire ou autres ONG
Connaissance Linguistique
Niveau professionnel en Français et Anglais.
Connaissance informatique
Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint).
Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.
Date Limite : 25 Avril 2025 à 18 :00 GMT
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
