Médecins Du Monde recrute pour ces 02 postes (30 Juillet 2022)

Poste 1 :  Agent de la chaîne d’approvisionnement

Liens hiérarchiques et fonctionnels

• Le responsable de la chaîne d’approvisionnement travaille sous la responsabilité du coordinateur logistique.

Il assiste le coordinateur Logistique pour tous les approvisionnements et transports, stockage dans la mission :

• Réaliser des achats aux meilleurs prix et qualités
• S’assurer de suivre tous les processus d’achat (dans le cadre du processus d’approvisionnement MDM)
• Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur logistique et le pharmacien sur toutes les commandes et livraisons médicales
• Suivi des livraisons de matériel médical avec le Logco et le pharmacien
• Conserver et mettre à jour tous les systèmes de fichiers d’achat logistique au niveau de la mission
• Assister le pharmacien pour la gestion des stocks
• Toutes autres tâches supplémentaires demandées par son superviseur

Tâches et responsabilités
Objectif 1 – En collaboration avec le coordinateur logistique responsable de la supervision de la chaîne d’approvisionnement au niveau de la mission :

• Responsable des achats locaux de marchandises pour la mission, sur instruction et sous la supervision des procédures MDM Achats
• Acheter des biens en garantissant le rapport qualité/prix optimal sur le marché ;
• Recueillir des devis et vérifier les prix pour l’achat de biens, d’équipements médicaux ; services et travaux
• Veiller à ce que les fournisseurs remplissent correctement tous les reçus/factures pour les achats de la mission ;
• Assurer la livraison de tous les articles achetés au demandeur, collecter la preuve de livraison et procéder à la validation des factures par le coordinateur logistique et l’administrateur.
• N’acceptez pas d’argent, de prêts, de crédits, de cadeaux, de divertissements ou de commissions de fournisseurs passés, présents ou futurs.
• En collaboration avec le LogCo Assurer la mise en place de la procédure d’approvisionnement selon la procédure MDM
• Suivre l’approvisionnement, les délais, les dates de livraison à bord ;
• En collaboration avec le LogCo s’assurer que tous les achats se font en suivant le plan financier, les prévisions de trésorerie ;
• Vérifier le dossier d’Achat avant envoi pour validation sur le respect de la procédure d’approvisionnement MDM ;
• Mettre à jour le suivi des achats, et le partager avec l’équipe projet et Logco, une fois par mois ;
• Anticiper les activités d’approvisionnement liées aux projets et les transmettre à temps à l’acheteur
• Participer au plan d’approvisionnement du projet de la mission
• Il fournit un soutien technique sur la gestion et la procédure de la chaîne d’approvisionnement à l’assistant d’approvisionnement en journaux de la base

Objet 3 – Transports :

• Anticiper les besoins de transport pour les projets et Logs au niveau de la mission ;
• Assurez-vous du transport sûr et ponctuel du matériel sur le terrain ou entre les entrepôts,
• En collaboration avec la Logco, anticipez le besoin d’ouvrier journalier pour le chargement, et chargez dans chaque demande assurez-vous que les informations suivantes (Nombre d’ouvrier journalier, but du travail, volume, quantité, poids, durée). Assurez-vous que le paiement du taux journalier des travailleurs de MDM Nigeria est suivi.
• Assurez-vous que tous les documents de transport sont en place et signés par le personnel requis, bordereau de transport, liste de colisage, contrat, etc.
• Assurez-vous que tout le matériel est vérifié lors du chargement avant le stockage.

Objectif 4 – Gestion des stocks :

• Vérifier, enregistrer et ranger les marchandises reçues, sous la supervision du Logco.
• Vérifier régulièrement les niveaux d’inventaire (comptages physiques);
• Soutien pharmacien pour le stockage s’assurer que les médicaments sont stockés en bon état, le premier entré premier sorti est respecté, la température, les articles sont bien identifiés (noms, projet, donateurs) etc.
• Lors de la réception d’une commande : en collaboration avec le pharmacien Vérifier le nombre de colis, l’emballage et le contenu et informer le pharmacien et Logco de tout problème (marchandises manquantes ou endommagées, etc.).
• Après réception, range la marchandise en suivant les instructions de la base en rondins.
• Après réception, mettez immédiatement à jour les fiches de stock en enregistrant le numéro de référence du document de réception et rangez la marchandise.
• Assurez-vous que tous les éléments sont bien organisés et correctement stockés, bien protégés, bien identifiés et facilement accessibles (propreté, sécurité, accès, etc.).

Objectif 5 – Réunion de base et rapport :

• Participer aux réunions lors de la réunion de coordination logistique ;
• Participer à la réunion de coordination pour la mise à jour des achats une fois par semaine,
• Participer avec le coordinateur logistique au SITREP mensuel, chaque dernière semaine du mois
• Participer avec le coordinateur Logistique au rapport mensuel Logistique chaque fin de mois (aucun inventaire des actifs, suivi des achats) et soumis au coordinateur logistique.
• Mettre à jour la liste des données des fournisseurs, sur une base mensuelle.
• Mettre à jour les prix des données sur une base mensuelle.

Exigences de l’emploi

• Les candidats doivent être titulaires d’un baccalauréat.
• 5 ans d’expérience professionnelle.

Principales responsabilités
Le responsable logistique supervise :

• Soutenir l’équipe logistique pour gérer les affaires logistiques de la base de Maiduguri, y compris la gestion de la maison d’hôtes, du bureau / des installations, de l’entrepôt, de la chaîne d’approvisionnement de la base ainsi que le soutien de la chaîne d’approvisionnement à la base de MdM Damboa ;
• Assurer le suivi des activités logistiques pour faciliter la partie opérationnelle du projet avec les ressources, procédures et outils définis et/ou dirigés par le coordinateur logistique (LogCo).
• Plus précisément et en accord avec les priorités et le plan d’action seront donnés par le Coordonnateur Logistique en étroite collaboration avec les Coordonnateurs Terrain.

Relation de travail

• Lien hiérarchique : Coordonnateur Logistique
• Lien fonctionnel : Coordonnateur Logistique
• Equipe sous sa supervision directe : Les Logisticiens
• Equipe sous sa tutelle indirecte : L’équipe logistique de MdM Maiduguri

Fourniture de rôles
pour la mise en œuvre de la base et du programme :

• Assurer le suivi de l’approvisionnement de la base et du projet : réception des commandes, sélection des procédures nécessaires, achats, conditionnement, organisation du transport et de la livraison
• Établir et mettre à jour les échéanciers d’achat en tenant compte des tableaux d’approvisionnement, des échéanciers des opérations et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
• Recevoir, approuver sous la supervision de la coordination et traiter les demandes de devis et les bons de commandes internes
• Superviser la préparation des documents d’achat et rédiger les contrats en coordination avec le LogCo et le FinCo
• Sélectionner les fournisseurs et négocier les prix, les délais et les modes de livraison
• Superviser les achats en veillant au respect des règles et procédures d’approbation
• S’assurer que les documents d’achats sont complets et archivés conformément aux procédures MDM
• Régularisé tous les dossiers d’achats (signature à avoir, lettre de dérogation…)
• Mise à jour des tarifs et fichiers fournisseurs
• Mettre à jour les outils de suivi des achats
• Mettre en œuvre les SOP de gestion des risques et prendre des mesures diligentes pour s’assurer que les risques potentiels de la chaîne d’approvisionnement sont prévenus et/ou signalés en conséquence.

Gestion de flotte de véhicules :

• Négocier les contrats de location de véhicules conformément au cadre existant
• Superviser l’équipe de chauffeurs, y compris la planification conformément aux politiques RH de MDM
• Superviser la planification et l’exécution des travaux d’entretien et de réparation des véhicules de la mission
• Établir les horaires de déplacement des véhicules
• Assurez-vous qu’un kit complet de réparation de panne de véhicule est disponible à bord de tous les véhicules
• Veiller à ce que les conducteurs soient conscients de leur obligation de respecter les règles et procédures de sécurité de MDM
• Vérifier que les journaux de bord des véhicules et autres documents obligatoires ou légaux sont en place et sont utilisés correctement

Gestion des équipements et des actifs :

• S’assurer que le balisage de tous les actifs MdM est fait
• Assurer les réparations et l’entretien appropriés des équipements et des actifs
• Organiser l’élimination des équipements et actifs obsolètes en suivant la procédure recommandée
• Tenue correcte des dossiers de tous les équipements et actifs de l’organisation.
• S’assurer que le registre des équipements et des actifs est bien tenu et mis à jour
• Assurer le suivi des rapports d’incidents pour les équipements et actifs endommagés ou perdus.

Entrepôt / Gestion des stocks :

• Veiller à ce que la sécurité de l’entrepôt et la sécurité du personnel soient respectées
• Vérification ponctuelle de tous les registres de l’entrepôt, c’est-à-dire que les cartes de pile, les registres et la base de données sont à jour et exacts quotidiennement
• Veiller à ce que la gestion des stocks d’urgence / tampons soit bien faite
• S’assurer que la gestion de l’entrepôt est effectuée conformément aux SOP établies et former les agents d’entrepôt à ce sujet.

Gestion du complexe et des installations (bureau, maison d’hôtes et établissements de santé) :

• Assurer la sécurité de notre personnel dans les complexes, c’est-à-dire un environnement de travail sans danger
• S’assurer que les équipements de lutte contre les incendies sont placés sur des positions stratégiques
• Assurer une accessibilité claire à tous les domaines de préoccupation au sein des complexes
• Veiller à ce que nous ayons des lumières, de l’eau et d’autres nécessités de l’enceinte tout au long
• Effectuer des contrôles aléatoires au sein de nos concessions le matin et le soir

Informatique & Communication :

• Assurez-vous qu’il existe un Internet stable et fiable en mettant en place des systèmes de suivi efficaces des obligations contractuelles, etc.
• Soutenir et assurer le déploiement et l’utilisation du système de communication VHF
• Assurez-vous qu’il y a une bonne gestion des radios VHF, c’est-à-dire la réparation, la configuration, l’utilisation, etc.
• Appui à la formation du personnel sur l’utilisation et la communication VHF

Entretien de la base (maison d’hôtes/bureau, pharmacie) :

• Assurer les commandes régulières pour la guesthouse (nourriture, eau, produits d’entretien…)
• Assurer l’entretien de la base (électricité, dépannages). Selon les problèmes, réparez-le avec ou sans le propriétaire en respectant les dispositions du contrat de bail
• Mettre à niveau et développer les installations pour la zone de départ de l’expatrié
• Superviser l’équipe de gardes, y compris la planification, conformément aux politiques RH de MDM

Gestion des activités de construction :

• Surveillance sur les activités de construction en cas de n’importe qui.
• Examen du rapport d’avancement de la construction.
• Examen du certificat d’achèvement
• Examiner les appels d’offres, les BoQs, les conceptions et les dessins pour la construction
• Assurer un suivi pour s’assurer que le plan technique et le BoQ sont strictement suivis

Sécurité:

• Soutenir le coordinateur logistique dans tous les aspects des mesures de sécurité pour la mission
• Assister aux réunions de sécurité si demandé par le coordinateur de terrain
• Assurer la mise en œuvre des protocoles de sécurité par les chauffeurs et les gardes, ainsi que par le biais des procédures d’approvisionnement et de tout autre domaine de travail

Gestion d’équipe:

• Recruter et surveiller la performance de l’équipe logistique par des évaluations régulières et un suivi du plan d’action
• Fournir un soutien technique à l’équipe logistique et, si nécessaire, des sessions de formation
• Organiser des réunions régulières, des briefings et des débriefings avec l’équipe logistique
• Aider l’adjoint Log Base à maintenir de bonnes communications inter-équipes, à engendrer une bonne dynamique d’équipe et à prendre les mesures appropriées en cas de problème

Rapports:

• Suivi de la demande de mission à partager avec le coordinateur logistique
• Stocks / rapports d’inventaire à partager avec le coordinateur logistique
• Rapports sur l’équipement et les actifs à partager avec le coordinateur de la logistique
• Rapports de la flotte et du générateur à partager avec le coordinateur logistique
• Récit mensuel à partager avec le coordinateur logistique

Les autres:

• La liste des missions n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction des évolutions et des besoins spécifiques.

Conditions du poste :

• Visites régulières sur le terrain des sites d’intervention

Compétences requises
Formation et expérience :

• Diplôme en logistique/approvisionnement/gestion/administration des affaires
• Qualification d’un organisme professionnel (par exemple CIPS, ASCM, IPSCMI, etc.)
• Au moins 6 ans d’expérience professionnelle en Logistique
• Au moins 4 expériences antérieures avec une ONGI sont requises
• Expérience en gestion de flotte, chaîne d’approvisionnement et stock
• Expérience à traiter avec les fournisseurs et à suivre les procédures d’approvisionnement

Compétences:

• Excellentes compétences organisationnelles
• Capacité à travailler rapidement, sous pression, avec des délais courts
• Techniques de négociation
• Flexibilité, Réactivité, anticipation et adaptabilité
• Respectueux et intègre
• Capable de travailler et de vivre dans un contexte de sécurité difficile

Compétences difficiles :

• Informatique – Excellente connaissance de l’environnement Windows (word, excel)
• Langues – L’anglais est obligatoire (oral et écrit), et la connaissance des langues du pays telles que le haoussa, le kanuri, serait un atout.