Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient au Mali depuis plus de 15 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord du Mali, MdM-BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal, Gao et Mopti grâce à une assise historique dans ces zones.
Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une soixantaine de centres de santé communautaire, deux centres de santé de référence dans le nord du pays ainsi que l’Hôpital de Gao.
Un nouveau projet « Renforcement des mécanismes de protection en lien avec l’accès aux soins de santé sexuelle et reproductive, incluant les violences basées sur le genre, pour les populations en situation de vulnérabilité » à Kita.
- Raison d’être de la fonction :
Sous la supervision du hiérarchique de l’Adjoint(e) Coordinateur Général, vous êtes responsables des projets (de la gestion des budgets, de la sécurité, des opérations et des équipes) et de la représentation externe avec les autorités locales, et les partenaires techniques et financier afin de garantir la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de MdM au niveau des projets dont vous êtes responsable.
- Objectifs du poste :
Les objectifs du poste du Coordinateur projet sont les suivants :
– S’assurer que les activités de Project tiennent compte des besoins des communautés ;
– Planifier, superviser et coordonner la mise en œuvre de toutes les activités des projets et les rapports ;
– Superviser et gérer le personnel du projet y compris les partenaires nationaux ;
– Assurer la bonne coordination avec les organisations et partenaires du consortium du projet ;
– Réaliser le suivi et évaluation des projets et les définitions des nouvelles phases.
- Responsabilités :
Sous la supervision hiérarchique de l’Adjoint(e) Coordinateur Général, il/elle aura la charge de :
- Coordination et développement de programme
- Superviser la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités du projet qui lui sont confiées.
- Au besoin, proposer des réorientations d’activités pour atteindre au mieux les objectifs du projet.
- Proposer au Coordinateur Médical toute mesure de nature à améliorer la mise en œuvre du projet.
- Veiller au respect des procédures d’engagement des dépenses de MdM-BE et du bailleur.
- Superviser l’exécution du projet dans la région de Gao en coordination avec les personnels et partenaires du projet
- Assurer le traitement et la collecte des données relatives à la gestion du projet
- Contribuer à l’encadrement et la gestion du partenaire de mise en œuvre du projet
- Contribuer au bon encadrement des équipes Mobiles.
- Coordonner le renforcement du mécanisme local de la veille humanitaire pour assurer les alertes précoces en santé (SIMR) et en protection Contribuer au rapportage, à la communication, au plaidoyer et représenter MdM-BE auprès des autorités départementales et régionales.
- Entretenir une bonne collaboration avec les autorités administratives/communales, coutumières et avec les bénéficiaires, et maintenir leur engagement dans la réussite du projet.
- Soumettre régulièrement des rapports d’activités selon les modalités déterminées par MdM-BE.
- Organiser des réunions régulières entre le staff et les partenaires pour le suivi de la mise en œuvre du projet
- Assurer que le projet soit exécuté d’une manière impartiale et que les activités sont conduites d’une manière appropriée.
- Assurer une bonne communication et coordination entre les membres de l’équipe MdM qui travaillent sur le projet et les partenaires ;
- Rassembler et traiter les informations relatives à la mise en œuvre du projet, en utilisant le format de rapport ou tout autre format demandé ;
- Développer le plan d’action du projet en collaboration avec l’équipe et le partenaire en rapport avec outils de mise en œuvre et de suivi du projet ;
- Assurer la conception, la préparation, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation de la stratégie et des activités ;
- Adresser un rapport d’activité sur base hebdomadaire selon des modalités pratiques à définir, reprenant notamment l’ensemble de ses activités, rencontres, réunions, et un agenda prévisionnel pour la semaine suivante ;
- Assurer une revue conjointe des indicateurs d’impact de suivi et d’atteinte des objectifs. Identifier tout problème : besoin de support et le communiquer immédiatement aux personnes concernées ;
- Assister aux réunions des partenaires, et en dresser un compte-rendu détaillé comprenant l’identité et le contact des participants ;
- Recueillir les informations relatives à la mise en œuvre du projet, en utilisant le format de rapport ou tout autre format demandé.
- Gestion Administrative, RH, Finance et Logistique :
- S’assurer que les systèmes / procédures administratives, financières et logistiques de MdM sont en place, maintenus et respectés afin que toutes les fonctions de support soient exécutées de manière efficace et efficiente ;
- Anticiper et assurer le respect des exigences des bailleurs de fonds, mettre en place les mesures nécessaires ;
- Veiller à ce que les dépenses soient opérées dans le cadre des budgets approuvés ;
- Etablir et suivre les chronogrammes d’activités du projet ;
- Surveiller régulièrement les dépenses et la conformité au budget du projet, signaler toute préoccupation à l’équipe de coordination et proposer des ajustements ;
- En collaboration avec le Coordinateur RH, définir l’organisation générale des projets et des organigrammes ;
- Effectuer des contrôles internes ad-hoc à tous les niveaux d’exécution
- Accompagner les missions d’audits externes/internes ;
- Assurer le suivi des dossiers de financement ; produire les propositions de financement en concertation avec la coordination nationale, les rapports intermédiaires et finaux dans le respect des échéances ;
- Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par les projets ;
- Rédiger les rapports réguliers sur ses activités et les communiquer à la Coordination Générale ;
- Effectuer personnellement les briefings-débriefings (dont les aspect Sécurité) des membres du personnel (national et international) et des visiteurs.
- Communication interne :
- Agir en tant que point de contact avec la Coordination Générale et les autres membres de la Coordination ;
- Assurer la communication interne auprès des équipes projet, par exemple en organisant et animant régulièrement des réunions du personnel ;
- Représentation:
- Assurer les relations avec les différents partenaires d’exécution des projets, les bailleurs, et/ou autre organisme concerné, par exemple en participant régulièrement à toutes les réunions pertinentes, en collaborant et en établissant une relation solide avec ces derniers ;
- Représenter MdM auprès des autorités locales et assurer une communication régulière avec la Coordination Générale ;
- Agir en tant que point focal pour les questions de sécurité, activités de communication et de plaidoyer liées aux projets.
- Sécurité :
- Surveiller la situation contextuelle sécuritaire, prendre les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des personnes et des biens des projets et rendre compte à la Coordination Générale ;
- Garantir la connaissance et application des règles de sécurité par l’ensembles des équipes projets ;
- Gérer en collaboration avec la Coordination Générale tout incident de sécurité affectant le personnel et les actifs de MdM.
- Gestion d’équipe :
- S’assurer que les procédures administratives (congés, absences.) sont respectées par les membres de l’équipe ;
- Identifier les besoins en ressources humaines et participer au processus de recrutement ;
- Encadrer les membres de l’équipe ; fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-ups en cas de congé, absence, en collaboration avec le Coordinateur RH prendre les mesures disciplinaires ;
- Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences…)
- Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par la mission.
Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel (y compris l’identification des projets), établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question. Les activités peuvent être amenées à évoluer en fonction du contexte.
- Position/organigramme/éléments de réseau :
- Le poste est sous la responsabilité directe de l’Adjoint(e) Coordinateur(trice) Général.
- Délégation de pouvoir :
- Valide les dossiers d’achats > 1 000€ pour ;
- La couverture bailleur et les codes analytiques ;
- Le respect de la procédure d’achat ;
- L’engagement au dernier budget validé ;
- La conformité globale du dossier y compris le coût opportunité ;
- La conformité technique/pertinence de l’achat par rapport au besoin dans ses champs d’expertise.
Pouvoir d’ouverture de compte au nom de MdM et signature bancaire ; Paiement seul jusqu’à 20,000 eur / conjointe > 20,000€
Sauf exception spécifiée via la check liste de sécurité des fonds
- Autonomie :
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- L’organisation de son planning de travail
- La réalisation des rapports pour autant qu’ils s’inscrivent dans le cadre défini par la Direction des Opérations (les priorités sont donnés avec les desks);
- L’organisation de son travail.
- Les contacts à entretenir;
La fonction doit demander une autorisation pour
- Communiquer une position officielle
- Modifier les projets validés
- Réaliser les projets validés en dehors du cadre défini dans les limites du Guide des Décisions
- L’utilisation des budgets
- Communication avec la presse
- Pré-requis :
Diplôme et expérience professionnelle:
- Être titulaire d’un Doctorat en Médecine, d’un Master en Santé Publique ou tout diplôme équivalent (sociologie, science politique, gestion des projets) appuyé de compétence en gestion de projet humanitaire ;
- Avoir de solides expériences (> 6 ans) dans le domaine de la santé, du développement communautaire, une expérience dans le suivi des projets de Santé Sexuelle et Reproductive et/ou Violences Basées sur le Genre ;
- Avoir des expériences de formation, de supervision et du suivi/pilotage des projets à assise communautaires dans la Surveillance Intégrée des Maladies et Riposte (SMIR) ;
- Bonnes connaissances de l’approche de distribution à base communautaire (DBC) et de l’approche Mh-GAP ;
- Expérience dans le développement des stratégies de plaidoyer à plusieurs niveaux ;
- Une expérience professionnelle dans un poste similaire au sein d’une ONG serait un atout ;
- Avoir une bonne connaissance du système social et développement communautaire.
Compétences et qualités requises :
- Expérience dans l’élaboration de rapports à l’attention des bailleurs de fonds institutionnels ;
- Expérience dans la coordination de projet (des partenaires, planification de la mise en œuvre de projet, prévision et suivi des résultats attendus) ;
- Expérience en gestion financière, gestion de financements de bailleurs de fonds institutionnels ;
- Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;
- Connaissance de la région sahélienne et du contexte politique, social et culturel au Mali est un atout ;
- Bonnes capacités d’analyse et d’écriture de rapports d’analyse ;
- Esprit d’initiative, ténacité, autonomie;
- Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe ;
- Être apte à effectuer de fréquents déplacements sur le terrain ;
- Flexibilité au travail;
- Langue : maîtrise du français, souhaitable connaissance de l’anglais ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Communication efficace et efficiente avec autrui ;
- Informatique : maîtrise du package Office.
Contacts :
Si vous êtes intéressé-e, veuillez nous adresser :
– votre cv
– votre lettre de motivation par mail à l’adresse : [email protected] en Objet du message :« Coordinateur Projet Gao »
NB : le processus de tri des CV se fera au fur et à mesure de la réception des dossiers de candidature ; MdM-BE se réserve le droit de clôturer l’avis avant la date limite de dépôt de dossiers.
Date limite : Lundi 09 mai 2022 à 17 h 45 mns.
Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test et un entretien.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées et sollicitées.
NB : aucun dossier incomplet ne sera accepté
Bamako, le 25 avril 2022
Elysé Léonnel NSEE
Coordinateur des Ressources Humaines
