Médecins du Monde recrute pour ce poste (13 Décembre 2024)

RÉSUMÉ:

L’officier de coordination logistique travaille sous la supervision du coordinateur logistique et se concentre plus particulièrement sur la chaîne d’approvisionnement. Il/elle soutient la collaboration entre l’équipe de coordination et l’équipe logistique de la base pour tous les achats ainsi que la gestion de la flotte, la gestion de l’énergie, la gestion des installations, la gestion de l’équipement et des stocks, tandis que la majorité des tâches seront liées à la chaîne d’approvisionnement.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Objectif 1 : Assurer la Supply Chain Logistique, revoir et préparer toute la documentation

• Fournir un soutien dans le cadre d’études et d’analyses périodiques de marché ;
• Assurez le meilleur rapport qualité-prix en examinant les prix et la qualité disponibles, la validité des devis et les délais de livraison ;
• Vérifier les références et l’existence des nouveaux fournisseurs et effectuer une diligence raisonnable ;
• Examiner et confirmer toutes les demandes de mission (MR) avant le traitement, s’assurer que les MR incluent toutes les spécifications et documents justificatifs requis ;
• Mettre à jour et partager le Suivi des Achats (PFU) consolidé sur une base hebdomadaire,
• Suivre le processus d’importation et de dédouanement des expéditions internationales
• Soutenir l’agent de liaison de la capitale dans le traitement rapide des visas d’expatrié et des paiements de vol.
• Préparer la demande de devis (RFQ), préparer la grille d’évaluation (EG) et obtenir l’approbation selon les procédures standard de MdM ;
• Préparer le contrat d’achat ou le bon de commande fournisseur (PO) et coordonner les fournisseurs lors de la livraison des biens et services spécifiques à la Mission.
• Participer aux processus d’appel d’offres et rédiger des procès-verbaux ;
• Soutenir le LogCo dans le suivi de l’archivage des documents d’approvisionnement SharePoint et fournir un rapport sur les écarts chaque trimestre (mars, juin, septembre, décembre) ;
• Mettre à jour le catalogue de prix avec les nouveaux prix d’achat et/ou fournisseurs ou au moins tous les deux mois ;
• Maintenir à jour une base de données des fournisseurs de la Mission ;

Objectif 2 :     Négocier les accords-cadres et les contrats avec les fournisseurs

• Assister le coordonnateur adjoint de la logistique dans la recherche de services (hébergement hôtelier, services de réparation et d’entretien)
• Préparer les dossiers d’achats des accords-cadres et des contrats et mettre à jour les outils de suivi pertinents (Suivi des Achats et Suivi des Contrats) ;
• Assurer la liaison avec les entrepreneurs/fournisseurs pour assurer le respect du contrat, y compris la réunion initiale ;
• Recueillir et préparer toute pièce justificative relative à la mise en œuvre ou à la modification du contrat ;
• Communiquer au responsable hiérarchique tout écart par rapport au contrat initial.
• S’assurer que toute la documentation requise par le contrat est fournie par les deux parties ;
• Recueillir et examiner tous les documents de livraison ;
• Préparer la transaction de paiement conformément aux conditions de livraison et de paiement du contrat.

Objectif 3 : Gestion des équipements et des stocks 

• En collaboration avec le Log/Admin de la Base, anticipation des besoins en équipements pour la base.
• Assurer la bonne utilisation et l’entretien des équipements MDM (nettoyage, sécurité, protection ; maintenance) avec des inventaires adéquats.
• Tenez un inventaire approprié des stocks, le cas échéant, et faites-en rapport régulièrement.
• Assurer le suivi des équipements, l’étiquetage et mettre à jour mensuellement la liste des équipements du parc ;
• Assurez-vous que chaque équipement dispose d’un numéro d’identification, sinon, vous devez vous référer à votre superviseur,

Objectif 4 : Gestion des installations

• En cas d’absence de l’assistant logistique en charge de la gestion des installations d’Abuja, soutien à l’entretien des bureaux, à l’entretien des générateurs, aux réhabilitations mineures.
• En collaboration avec le responsable ICT, s’assurer que les moyens de communication sont disponibles pour le travail professionnel (internet, téléphone etc.)
• En collaboration avec le Log/Admin de la base, effectuer les évaluations logistiques sur le terrain chaque fois que nécessaire et fournir le soutien à l’équipe sur le terrain.

Objectif 5 : Gestion de flotte

• En cas d’absence de l’assistant logistique en charge d’Abuja en charge de la gestion de la flotte, support à la planification des chauffeurs et à l’entretien des véhicules.

Objectif 6 : Coordination et rapport

• Participer aux réunions avec l’équipe logistique et les autres services
• Participer avec le journal de base/l’administrateur au rapport logistique mensuel chaque fin de mois (suivi du carburant et de l’entretien des véhicules et des générateurs, inventaire des équipements d’actifs, inventaire des non-actifs, suivi des achats), etc.
• Effectuer une visite sur le terrain et rédiger un rapport avec des recommandations à l’équipe de base
• Rassembler et analyser les rapports de toutes les bases et en rendre compte au coordonnateur logistique et au coordonnateur logistique adjoint.
• Partager mensuellement les suivis consolidés des contrats et des achats avec le coordinateur logistique.

AUTRES:

• Cette description de poste n’est pas destinée à être exhaustive et l’employé effectuera également d’autres tâches connexes selon les besoins et sera responsable de la communication des progrès et de la réalisation de la tâche spécifique assignée.
• L’officier logistique doit être flexible et adaptable dans la mise en œuvre du travail/des activités quotidiennes.
• L’officier logistique est censé accomplir toutes ses tâches de manière professionnelle en respectant les règlements/codes de conduite du personnel de la mission MdM Nigeria et la charte humanitaire ;

Relations internes et externes

Interne

• Coordonnateur Logistique : Relation hiérarchique : approche intégrée – Coordination – partage d’informations – Support technique – échange d’informations et collaboration sur les questions d’approvisionnement
• Coordonnateur adjoint logistique : Support technique – échange d’informations et collaboration en matière d’approvisionnement
• Responsable approvisionnement : échange d’informations et collaboration en matière d’approvisionnement.
• Coordonnateur des finances/administrateur de base : échange d’informations et collaboration sur les questions d’approvisionnement
• Autres (Programme) : échange d’informations et validation de la coordination des achats par la signature des documents de logistique et de flux d’achats.

Externe

• Prestataires de services et fournisseurs : relation de travail, échange d’informations, coordination,
• Représentants locaux des organisations d’aide internationale : échange d’informations

EXIGENCES DU POSTE

QUALIFICATIONS

• Un diplôme national supérieur ou une licence en administration des affaires OU en logistique OU en achats et approvisionnement.
• Certification en CIPS, Approvisionnement ou Logistique souhaitable.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE ESSENTIELLES    

•  Au moins 3 ans d’expérience approfondie en matière de gestion et de coordination des capacités d’approvisionnement et/ou de logistique, de préférence dans le domaine humanitaire ou du développement.
• Haut niveau d’intégrité et de transparence.
• Solides compétences organisationnelles combinées à la capacité de coordonner un large éventail de personnes et de responsabilités.
• Capacité à organiser et à prioriser la charge de travail, à faire preuve d’initiative lorsque cela est approprié et à faire preuve de bon jugement.
• Posséder de solides compétences analytiques, de communication, interpersonnelles et de négociation.
• Compétences multitâches efficaces avec capacité à coordonner et à bien gérer la pression/le stress.
• Flexible, capable de vivre et de travailler dans un environnement stressant et précaire.

PRÉFÉRÉ

• Une expérience antérieure de travail au sein d’ONG est un atout, en particulier des ONG internationales et/ou liées à la santé.
• La maîtrise d’une ou plusieurs langues nationales/régionales est un atout

Remarque importante :

• Les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.
• Seuls les candidats retenus seront convoqués aux étapes suivantes et seront tenus de divulguer toute information sur les membres de leur famille actuellement employés par MDM-France dans n’importe quel lieu.
• Aucune transaction monétaire, ni aucune demande de faveurs en nature, ni aucun autre type de favoritisme ne seront tolérés dans le processus de recrutement MDM.
• MDM se réserve le droit de refuser l’embauche d’un candidat ayant bénéficié de tels agissements. Toutes demandes illicites pourront être poursuivies par voie judiciaire.
• MDM est un employeur garantissant l’égalité des chances et encourage tout citoyen nigérian à postuler sans distinction de race, de sexe, de religion, de croyance ou d’affiliation politique.
• Le double emploi est considéré comme une faute grave et n’est donc pas acceptable.
• MDM se réserve le droit d’annuler toute étape ou la totalité du processus de recrutement à tout moment.
• MDM France profite de cette occasion pour remercier tous les candidats potentiels pour leur candidature.