Médecins Du Monde recrute pour ce poste (08 Juin 2023)

L’agent de logistique de Maiduguri travaille sous la supervision du responsable de la logistique. Il/elle prend en charge l’administrateur du journal de base pour tout le support nécessaire à la fonction de base (bureau et maison d’hôtes), y compris :

• Gestion de flotte
• Log Assistant, Supervision Chauffeurs et Gardiens,
• Gestion de l’énergie
• Gestion du matériel et des stocks,
• Approvisionnement
• Accompagnement de l’équipe projet,
• Visite d’activité sur le terrain,
• Rapports logistiques mensuels
• Gestion de l’équipe de journalisation.

Tâches et responsabilités

• Responsable de la supervision des services de soutien logistique en collaboration avec le Base Log/Admin.
• Assurer la gestion efficace des ressources (flotte, actifs, utilités)
• Assurer le bon planning hebdomadaire des véhicules
• En collaboration avec les chauffeurs et la voiture, louer un véhicule pour assurer la réparation et l’entretien à temps du véhicule de la flotte.
• Lorsque le véhicule se déplace pour l’entretien et la réparation, il doit retirer la visibilité Médecins Du Monde et la remettre lorsque les véhicules reviennent au bureau
• Assurer la réparation et l’entretien à temps du générateur
• Surveiller l’utilisation du carburant pour les véhicules et le générateur
• Surveiller l’approvisionnement local en biens et services pour la Base conformément aux procédures d’approvisionnement de Médecins Du Monde
• Évaluer les besoins en véhicules d’une base en relation avec les activités du projet et du bureau
• Assurer la remise en état des locaux, de la clinique & contrôle régulier.
• Assurer la participation de la logistique dans la sélection des locaux pour projets & bureaux
• Assurez-vous que les moyens de communication sont disponibles pour le travail professionnel (internet, téléphone, etc.)
• En collaboration avec le Base Log/Admin, effectuer les évaluations logistiques sur le terrain chaque fois que nécessaire et fournir le soutien à l’équipe sur le terrain.

Gestion du matériel et des stocks

• En collaboration avec le Base Log Admin anticipation des besoins en matériel pour la base
• S’assurer du bon usage et de l’entretien des équipements MDM, (nettoyage, sécurité, protection ; maintenance) … chaque équipement supplémentaire doit être non sécurisé métallique verrouillé rayon métallique verrouillé, la doc d’inventaire doit être collée à l’intérieur de la porte des rayonnages.
• Assurer le suivi des équipements (Inventaires physiques au moins une fois tous les 3 mois, s’assurer que tous les équipements sont étiquetés, sinon il doit le référer à la base de journal.
• Mettre à jour mensuellement la liste des équipements des actifs ;
• Assurez-vous que chaque membre du personnel lorsqu’il a reçu un équipement signale la réception de l’équipement et le tient à jour. (lorsque le personnel rend son matériel à la fin de son contrat s’assurer après vérification de l’état du matériel que le personnel signe le formulaire de retour de matériel ;
• S’assurer que chaque équipement a un numéro d’identification sinon doit en référer à son superviseur,
• En cas de panne de tout équipement, assurez-vous que le document suivant est soumis au journal de base / administrateur
• Rapport de panne avec rapport d’incident complet, c’est-à-dire raison de la panne.
• Avec le support du Base Log.Admin, assurez-vous de la bonne utilisation du matériel informatique (chaque personnel doit nettoyer son ordinateur portable, ne pas le mettre sous l’eau, à l’ombre, poussiéreux) etc.
• Assurez-vous que chaque personnel dispose du matériel de nettoyage de son ordinateur (petite brosse, mouchoir, spray informatique)
• Assurez-vous que le gardien suit la procédure de tous les combinés VHF en charge tous les jours après le service, et suivez la procédure avant de mettre en charge, videz complètement la batterie puis démarrez la recharge,

Réunion de base et rapport

• Participer aux réunions avec le personnel de la base logistique ou rédiger des procès-verbaux pour les réunions de la base du personnel au besoin. Ceci en étroite collaboration avec la base de journalisation
• Participer aux réunions logistiques et programmes pour la planification des mouvements une fois par semaine,
• Participer avec le Base Log/Admin au SITREP mensuel, chaque mast week du mois
• Participer avec le Base Log/Admin au rapport mensuel Logistique chaque fin de mois (suivi du carburant et de la maintenance des véhicules et des groupes électrogènes, inventaire des équipements des actifs, inventaire des aucuns actifs, suivi des achats) etc.
• Un rapport de visite sur le terrain doit être rédigé en cas de visite à la clinique.  Elle doit être envoyé au journal/administrateur de la base.

Gestion d’équipe

• En collaboration avec la base log, adaptation de l’équipe en fonction de la charge de travail (incluant main d’oeuvre journalière & recrutements temporaires)
• Fournir un support technique à l’équipe sur les problèmes de logistique
• Participer au recrutement avec le Base Log/Admin
• Mener l’entretien d’évaluation pour Log Assistant, les chauffeurs et les gardes
• Participer aux actions disciplinaires
• En collaboration avec le journal de base/l’administrateur, identifier les besoins de formation, organiser/organiser la formation pour eux.
• S’assurer que les règles/directives RH sont suivies dans la gestion de l’équipe de journalisation.

Suivi de la sécurité et du contexte

• Informer le Base Log/Admin de toute évolution du contexte local ;
• Signalez au journal de base / administrateur en cas d’incident de sécurité.
• Mise en place des mesures d’urgence, si nécessaire, sous la supervision de la Base Log/Admin base.

Nous conseillons et encourageons fortement les candidates à postuler.