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MISSION PRINCIPALE:
Le Responsable Logistique est chargé de superviser l’équipe logistique pour la gestion d’une base (Bureau/Entrepôt) et de suivre les activités logistiques pour faciliter la partie opérationnelle du projet avec les ressources, procédures et outils définis par MDM. De plus, le Responsable Logistique soutiendra et suivra pleinement les activités logistiques dans d’autres bases MDM en collaboration avec l’Officier Logistique. Plus spécifiquement et conformément aux priorités et au plan d’action qui seront donnés par le Coordinateur Terrain en étroite collaboration avec le Coordinateur Logistique.
RELATIONS DE TRAVAIL :
- Lien hiérarchique : Coordonnateur de terrain Katsina
- Lien fonctionnel : Coordonnateur Logistique
- Equipe sous sa supervision directe : Chargé de logistique, Chargé d’approvisionnement et Magasinier.
LES RÔLES
Superviser l’équipe d’approvisionnement et soutenir l’approvisionnement de la base et du programme :
- La liste des missions n’est pas exhaustive et pourra être amenée à évoluer en fonction des évolutions et des besoins spécifiques. Le Responsable Logistique basé à Katsina devra apporter son soutien aux autres bases autant que nécessaire et pourra être amené à se rendre régulièrement sur les autres bases.
- Assurer le suivi de l’approvisionnement de la base et du projet : réception des commandes, sélection des procédures nécessaires, achat, conditionnement, organisation du transport et de la livraison.
- Établir et mettre à jour les échéanciers d’achat en tenant compte des tableaux d’approvisionnement, des délais d’exploitation et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales.
- Recevoir, approuver sous la supervision de la coordination et traiter les demandes de soumissions et les bons de commande internes.
- Superviser la préparation des documents d’achat et rédiger les contrats en coordination avec le LogCo adjoint et le LogCo.
- Sélectionnez les fournisseurs et négociez les prix, les délais et les modes de livraison.
- Superviser les achats en veillant à ce que les règles et procédures d’approbation soient respectées.
- Assurez-vous que les documents d’achat sont complets et archivés conformément aux procédures MDM.
- Régularisation de tous les dossiers d’achats (signature à avoir, lettre de dérogation, SharePoint…).
- Mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs.
- Mettre à jour les outils de suivi des achats.
Gestion de flotte de véhicules :
- Négocier des contrats de location de véhicules en adéquation avec le cadre existant.
- Soutenir l’équipe de chauffeurs, y compris la planification, conformément aux politiques RH de MDM avec Log Officer.
- Superviser la planification et l’exécution des politiques de travaux d’entretien et de réparation des véhicules de mission avec l’officier du journal et l’entrepreneur.
- Établir les horaires de déplacement des véhicules avec l’officier du journal de bord.
- Assurez-vous qu’un kit de dépannage complet est disponible à bord de tous les véhicules.
- Assurez-vous que les conducteurs sont conscients de leur obligation de respecter les règles et procédures de sécurité MDM.
- Vérifiez que les carnets de bord des véhicules sont en place et sont utilisés correctement.
Gestion des équipements et des actifs :
- Assurez-vous que l’étiquetage des actifs est effectué.
- Assurer les réparations et l’entretien appropriés des équipements et des actifs.
- Organisation de l’élimination des équipements et des biens obsolètes en utilisant la procédure recommandée.
- Tenue appropriée des registres de tous les équipements et actifs de l’organisation.
- Assurez-vous que le registre des équipements et des actifs est bien tenu et mis à jour.
- Assurer le suivi des rapports d’incident concernant les équipements et les biens endommagés ou perdus.
Gestion d’entrepôt/stock :
- Assurer le respect de la sécurité de l’entrepôt et de la sécurité du personnel.
- Vérifiez ponctuellement que tous les registres de l’entrepôt, c’est-à-dire les fiches de stock, les grands livres et la base de données sont à jour et exacts au quotidien.
- Assurer une bonne gestion des stocks d’urgence/tampons.
Gestion des complexes et des installations (bureaux, maisons d’hôtes et établissements de santé) :
- Assurer la sécurité de notre personnel au sein des complexes, c’est-à-dire un environnement de travail sans danger.
- Assurez-vous que les équipements de lutte contre les incendies sont placés à des endroits stratégiques.
- Assurer une accessibilité claire à toutes les zones de préoccupation au sein des complexes.
- Veiller à ce que nous disposions de lumière, d’eau et d’autres nécessités du complexe tout au long du séjour.
- Effectuer des contrôles aléatoires dans nos locaux le matin et le soir.
Informatique & Communication :
- Assurez-vous d’avoir un Internet stable et fiable.
- Soutenir et assurer le déploiement et l’utilisation du système de communication VHF.
- Assurer une gestion appropriée des radios VHF, c’est-à-dire la réparation, la configuration, l’utilisation, etc.
- Appui à la formation du personnel sur l’utilisation et la communication VHF.
Maintenance de base (bureau, pharmacie, locaux) :
- Assurer l’ordre régulier de la maison d’hôtes (nourriture, eau, produits d’entretien…).
- Assurer l’entretien de la base (électricité, réparations). Selon les problèmes, procéder à la réparation avec ou sans le propriétaire.
- Améliorer et développer les installations pour l’espace de départ des expatriés.
- Soutenir la sécurité avec l’équipe de gardes.
Gestion des activités de construction :
- Suivi des activités de construction en cas de problème.
- Examen du rapport d’avancement des travaux.
- Examen du certificat d’achèvement.
- Examiner les appels d’offres, les devis, les conceptions et les dessins pour la construction.
- Assurer un suivi pour s’assurer que le plan et le devis quantitatif sont strictement respectés.
Sécurité:
- Assister le coordonnateur de terrain dans tous les aspects des mesures de sécurité de la mission.
- Assister aux réunions de sécurité si demandé par le coordinateur de terrain.
- Assurer la mise en œuvre des protocoles de sécurité par les chauffeurs et les gardes, ainsi qu’à travers les procédures d’approvisionnement et tout autre domaine de travail.
Gestion d’équipe:
- Recruter et suivre la performance de l’équipe logistique par des évaluations régulières et un suivi du plan d’action.
- Fournir un soutien technique à l’équipe logistique et si nécessaire, des séances de formation.
- Organiser des réunions régulières, des briefings et des débriefings avec l’équipe logistique.
- Aider le coordonnateur de terrain à maintenir de bonnes communications entre les équipes, à engendrer une bonne dynamique d’équipe et à prendre les mesures appropriées lorsque des problèmes surviennent.
Rapports:
- Demande de mission Suivi à partager avec le coordinateur de terrain et le coordinateur logistique.
- Les rapports sur les stocks/inventaires doivent être partagés avec le coordinateur de terrain et le coordinateur logistique.
- Les rapports sur l’équipement et les actifs doivent être partagés avec le coordinateur de terrain et le coordinateur de la logistique.
- Les rapports sur la flotte et le générateur doivent être partagés avec le coordinateur de terrain et le coordinateur logistique.
- Récit mensuel à partager avec le coordinateur de terrain et le coordinateur logistique.
CONDITIONS DU TRAVAIL :
Visites régulières de terrain sur les lieux d’intervention.
COMPÉTENCES REQUISES :
Formation et expérience
- Baccalauréat dans un cours pertinent / certificat en gestion logistique.
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle en Logistique.
- Expérience en gestion de flotte, chaîne d’approvisionnement et stock.
- Expérience dans les relations avec les fournisseurs et dans le suivi des procédures d’approvisionnement.
Compétences
- Excellentes capacités d’organisation.
- Capacité à travailler rapidement, sous pression, avec des délais courts.
- Techniques de négociation.
- Flexibilité, réactivité, anticipation et adaptabilité.
- Respectueux et intègre.
- Capable de travailler et de vivre dans un contexte de sécurité spécifique.
Compétences techniques
- Excellente connaissance de l’environnement Windows (word, excel).
- L’anglais est obligatoire (oral et écrit), et la connaissance des langues du pays comme le haoussa serait un atout.
Mode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent transmettre leur CV et lettre de motivation en document officiel à : [email protected] en utilisant le poste comme objet du courrier électronique.
