Dans le cadre de la mise en œuvre de ses interventions, Médecins du Monde Suisse MdM-CH recrute un.e Chargé.e de l’administration et de la logistique
Superviseur hiérarchique: Coordinateur Administratif, Financier et Logistique
Durée du contrat: 12 Mois, renouvelable
Lieu du poste : Yaoundé
Aires de travail: Région du Centre Cameroun
Type de Contrat: Contrat national, temps plein à durée déterminée (12 mois) renouvelable selon financement et performance de l’employé
Date de démarrage contrat : Février 2023
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Administratif Financier et Logistique, le/la Chargé.e de l’administration et de la logistique assure l’effectivité opérationnelle des fonctions logistiques (achats, gestion des Inventaires et Equipements, Transport et gestion du parc véhicules, gestion des Stocks, gestion et maintenance du bureau et résidences, gestion de la télécommunications) en vue de soutenir tout le staff dans la réalisation des objectifs des programmes et dans le respect des procédures et de la politique de MdM et de ses bailleurs de fonds.
Il/Elle s’attelle au quotidien à respecter les impératifs de ségrégation des tâches et de continuité de services.
Supervision :
Ce poste supervise : Le chauffeur-Assistant Logistique de la Coordination
A- TACHES & RESPONSABILITES
I- GESTION ADMINISTRATION :
- En dehors des contrats du staff, préparer et/ou vérifier avant validation tout autre contrat rédigé sur la mission
- Participer au choix des locaux de Médecins du Monde Suisse au Cameroun
- Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance
- Superviser l’envoi des archives administratives à la coordination
- Assurer le remplacement minimum des membres du service administratif en cas d’absence (congés, maladie…)
- Apporter un support opérationnel aux autres départements le cas échéant dans la mise à jour des supports de suivi
- Conduire le processus de contractualisation des prestataires externes et faire le suivi de leur paiement
- Participer au processus de suivi et d’évaluation du personnel sous sa responsabilit
- Il/Elle assure les réservations des vols internes et externes
- Assure une bonne gestion de la relation avec UNHAS : rapport mensuel vol UNHAS, suivi compte UNHAS, etc…
- Doter les visiteurs des moyens logistiques nécessaires (visa, titre de séjour, téléphones, clefs USD/Internet, carte des n° utiles, copie de leurs titres d’identité …)
- Il/Elle assure la gestion des réservations d’hôtels
- Rechercher les visas et toutes procédures nécessaires pour les voyages des collaborateurs à l’étranger et pour les séjours des collaborateurs internationaux (dont les échéances de renouvellement des titres de séjour et visa de sortie)
II- GESTION LOGISTIQUE :
1- Achats
- Assure la mise en place d’un répertoire de fournisseur agréé dans chaque domaine de prestation/de service
- Assure le respect des procédures en vigueur en matière d’achats
- Assure un appui dans l’élaboration des plans d’achats
- Fourni un appui aux assistant admin-fin des bases pour les achats terrain, s’assure du respect de la qualité et des délais des achats
- Gère la relation avec les fournisseurs
- Assure les procédures douanières et fiscales selon les besoins
2- Inventaires et gestion des Assets
- S’assure du bon état de fonctionnement des équipements
- Assure que chaque asset est identifié avec une étiquette (asset tag)
- S’assure qu’un registre des assets est en place et mis à jour régulièrement
- Assure les maintenances et réparations selon les besoins
- Organise des inventaires physiques selon le calendrier établi
- Selon les besoins, propose un ‘‘Asset disposal plan’’
3- Transport et gestion du parc véhicules
- Il/elle supervise les chauffeurs de la coordination
- Gère les mouvements des personnes et des biens, assure un dispatch des véhicules de la mission
- En collaboration avec le chauffeur, il/elle assure le suivi des maintenances/réparations et services des véhicules
- Il/Elle gère l’approvisionnement et la consommation du carburant. Il élabore un rapport de consommation des véhicules et des groupes électrogènes chaque mois, identifie les anomalies et propose des solutions
4- Gestion des stocks
- Assure la gestion des stocks au niveau de la coordination
- Organise des inventaires physiques selon le calendrier établi
- Collecte les inventaires de stock et, par des « spot-checks », vérifier les stocks physiques en rapport avec les fiches de stock ainsi qu’avec les commandes passées pour les programmes.
5- Maintenance de la base
- Assure un bon fonctionnement des structures de façon générale
- Assure le suivi des contrats de bail avec les divers bailleurs ainsi que d’éventuels préavis
- Assure le suivi des contrats avec les sociétés de gardiennage
- Gère la relation avec les fournisseurs des services de maintenances – électriciens, plombiers, …
6- Administration logistique :
- Compile et soumet au Coordinateur Admin Fin Log le rapport logistique mensuel de la mission (Rapport de parc véhicules, rapport de consommation de carburant (générateurs inclus)), liste des assets, inventaires.
- Assure la rédaction des rapports d’accidents ou d’autres incidents du bureau de la coordination et les canalise auprès de sa hiérarchie
- Rédiger les contrats de la coordination relatifs au département logistique et superviser les logisticiens des bases dans la rédaction de ces mêmes contrats relatifs à leurs bases
- Garantir l’archivage et la sécurité des documents de l’organisation (papier et digital)
7- Supervision des équipes :
- Supervise le travail des chauffeurs assistants logisticiens
- Avec l’appui du service RH, il/elle participe au choix des journaliers et/ou stagiaires (nécessaire au département logistique) et mène leur supervision dans le respect de la Politique des Ressources humaines de MDM Cameroun.
- Assure le suivi de la réalisation des objectifs, l’évaluation des performances, et le plan de développement du staff sous sa supervision.
8- Gestion du parc informatique et des moyens de communication :
- Gérer le parc téléphonique et la relation avec le fournisseur principal
- Assurer la gestion de la flotte téléphonique dont la répartition des consommations des projets et le suivi des consommations des lignes personnelles en étroite collaboration avec le RH.
- Assurer le bon fonctionnement des serveurs et de la connexion internet des bureaux, gérer le parc de clefs Internet et des modems.
CONDITIONS D’EMPLOI :
- Poste à temps complet, basé à Yaoundé (il ne s’agit pas d’une affectation/délocalisation) ;
- Contrat national de 12 mois, éventuellement renouvelable en fonction de l’évolution des financements et de l’évaluation de performance de l’employé(e) ;
- Rémunération selon profil et grille salariale MdM ;
PROFIL RECHERCHE :
1- DIPLÔMES, NIVEAU D’ÉTUDE
- BAC + 3 minimum, diplôme dans le domaine Logistique et Transport …
- Une formation complémentaire en Administration, Secrétariat est un grand atout
2- COMPETENCES CLÉS :
- Justifier d’au moins 03 ans d’expérience à un poste de logisticien dans une ONG internationale
- Avoir une expérience supplémentaire en tant qu’assistant.e administratif(ve), chargé.e de l’administration dans une ONG sera un grand atout,
- Être organisé(e), méthodique, rigoureux(se), proactif(ve), dynamique, polyvalent(e) et autonome
- Être honnête/intègre et capable de travailler sous pression et de faire preuve de flexibilité en fonction des circonstances
- Aptitude à rédiger des rapports de qualité
- Maîtrise de l’informatique. (Windows, Word, Excel y compris les formules et TCD, Powerpoint)
- Connaissance du domaine humanitaire
- Force de proposition, bonne écoute, ouvert(e) d’esprit, sens de la confidentialité et être capable de travailler sous pression ;
- Aptitudes vérifiées à gérer et maintenir un bon esprit d’équipe
- Expérience dans la négociation et la communication
- Connaissance à l’oral et à l’écrit de la langue française. La connaissance de l’anglais (niveau professionnel est nécessaire)
POUR POSTULER :
Les personnes intéressées sont priées de déposer leur dossier complet de candidature par email sous forme de fichier pdf unique . Le dossier de candidature complet comprend les éléments suivants :
- Lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de Médecins du Monde Suisse au Cameroun ;
- Curriculum Vitae (03 PAGES MAXIMUM) ;
- Copie de la Carte Nationale d’Identité en cours de validité ;
- Copie des attestations de travail et du diplôme requis ;
- Trois personnes de référence (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel);
Le dossier complet devra être envoyé par e-mail à l’adresse [email protected] avec pour référence en objet du mail : CHARGE.E ADMIN LOG_YDE 2023
NB : SEULES LES CANDIDATURES SELECTIONNEES SERONT CONTACTEES ET LES DOSSIERS NON CONFORMES AUX INDICATIONS PRECISEES DANS CETTE OFFRE SERONT PUREMENT ET SIMPLEMENT REJETES.
