Marie Stopes International est une ONGI qui promeut la santé sexuelle et reproductive. En outre, elle offre des conseils en matière de contraception, de vasectomie et d’avortement sans risques dans les pays où cette pratique est légale. Marie Stopes International est présente dans 38 pays.
Description de poste Gestionnaire Stock
- Supérieur hiérarchique : Directeur Logistique
- Supervisés : Assistant Stock & Magasinier
- Lieu de Travail : Le siège de MSI Sénégal à Dakar, le magasin de MSI Sénégal à Dakar, quelques visites de terrain à Dakar et régions
Responsabilité globale du poste
Le Gestionnaire Stock est responsable du suivi des états de consommation de stocks et de l’organisation des ravitaillements aux équipes sur le terrain afin d’éviter toute rupture de stock. Le Gestionnaire Stock est également responsable de la traçabilité de tous les mouvements de stocks et de la vérification de toutes les données/variables concernant le stock ainsi que le respect des normes de tenue de stocks et les procédures MSI.
Activités clés
- Vérification des rapports de stock mensuels des équipes, enregistrement des mouvements dans l’outil de gestion de stock, envoi des rapports validés aux finances quatre jours après la fin du mois (ce délai peut varier en fonction des mois). La vérification peut inclure mais n’est pas limitée aux rapprochements des sorties du magasin central avec les entrées des stocks des équipes et la triangulation des sorties des stocks des équipes avec les services offerts (avec l’aide des responsables des canaux).
- Tenir des sessions de travail régulières avec l’équipe finance sur la réconciliation des comptes.
- Tenir à jour la consommation moyenne mensuelle des produits par équipe ou par canal.
- Suivi des niveaux de stocks des équipes et du magasin central et organisation des réapprovisionnements selon les seuils définis.
- Revoir périodiquement les seuils d’alerte, maximum et minimum selon la consommation moyenne mensuelle.
- Comparaison de la consommation actuelle des consommables avec la consommation théorique, identification des variances auprès des responsables canaux et qualité.
- Aider les équipes de terrain dans la tenue de leurs stocks (visites terrain, formations, mise à jour).
- En collaboration avec le magasinier, assure l’inventaire physique mensuel du magasin central.
- Participation aux inventaires physiques trimestriels et semestriels des stocks des équipes et du magasin central.
- Superviser le travail de l’équipe de stock et s’assurer de :
- La mise à jour quotidienne des fiches de stock dans le magasin central ; o La bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, etc…) ;
o Contrôle régulier de la température dans le magasin central et accessibilité de la feuille de température ;
o La systématisation de bon d’entrée et/ou de sortie du magasin central et leur enregistrement ;
o Les sorties de stock sont faites en respectant la politique de gestion de stock (sortir en priorité des produits qui ont la date de péremption la plus proche, autorisations requises, documentation complétée correctement etc.)
Indicateurs clés de performance
- Nombre de produits en rupture pendentif le mois
- Nombre de jours dans le mois que les produits ont été en rupture
- Nombre d’équipes impactées par des ruptures de stock pendant le mois
- Valeur du stock périmé pendentif le mois
- Nombre de fois les seuils minimum et maximum ont été dépassés pendant le mois
- Ravitaillements traités dans le délai de traitement prédéfini après avoir atteint le seuil d’alerte
- Bon tenu du magasin central – fiches de stock à jour, produits rangés, température contrôlée.
- Traçabilité de tout mouvement de stock et la complétude de la documentation
- Rapports de stock soumis à temps et sans erreurs
- Variations mensuelles entre la consommation théorique et actuelle partagée avec les canaux responsables et qualité.
- Quality Technical Assessment (QTA) sur le tenu des stocks partout dans le programme.
Profil
Qualifications
Bac + 3 logistique, en pharmacie ou un domaine connexe.
Expérience
5 ans d’expériences en logistique/gestion de stocks/approvisionnements en ONG, en gestion pharmaceutique.
Compétences
- Une excellente maîtrise des logiciels informatiques, notamment MS Excel ;
- Familiarité avec les outils de gestion de stock (fiche de stocks, bon de sortie, inventaire etc.) ;
- Connaissance des normes de gestion d’un stock pharmaceutique (FEFO, chaine de froid etc.) ;
- Être rigoureux avec une attention permanente aux détails et un respect des procédures ;
- Être capable de superviser le travail de son équipe et être dans une logique permanente de renforcement de capacités, transferts de compétences ;
- Être capable de s’organiser, prioriser des tâches selon les besoins actuels de l’organisation et de travailler d’une manière autonome ;
- Être capable de travailler sous pression et à même de gérer les urgences ;
- Être capable de travailler en dehors des heures de travail si nécessaire ;
- Être capable de force de proposition pour améliorer les procédures ;
- Être engagé en faveur des droits sexuels et de la reproduction ;
- Être flexible quant aux horaires de travail ;
- Anglais courant (souhaite).
Notre mission
Des enfants par choix, pas par hasard
Notre vision
Un monde dans lequel chaque naissance est désirée
Nos valeurs
- Poussés par notre mission : avec un engagement inébranlable, nous existons pour permettre aux femmes et aux hommes d’avoir des enfants par choix, pas par hasard.
- Centrés sur nos clients : nous sommes répartis à nos clients et travaillons sans relâche pour fournir des services de grande qualité, à fort impact et qui répondent à leurs besoins individuels.
- Responsables : nous sommes responsables de nos actes et nous nous concentrons sur les résultats, assurant la viabilité à long terme du partenariat tout en accroissant son impact.
- Courageux : nous recrutons et cultivons un vivier de personnes talentueuses, passionnées et courageuses, n’hésitant pas à repousser les limites, à prendre des décisions difficiles et à défier les autres conformément à notre mission.
- Résilience : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous soutenons mutuellement en nous adaptant et en apprenant à trouver des solutions, quelques soient nos obstacles.
- Inclusion : Pour nous la diversité est une force. Nous avons tous notre rôle à jouer pour créer une culture où chacun peut prospérer, se sentir et contribuer de manière significative à notre mission et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus
Candidature
Envoyez par e-mail uniquement un CV détaillé et une lettre de motivation de maximum 2 pages contenant les références de 03 personnes à : [email protected]
Indiquer obligatoirement en objet la référence du poste « Gestionnaire Stock »
Date limite : 15 Mars 2023.
POSTE 2 : Responsable du Centre Canal
Supérieur hiérarchique : Directeur des opérations MSI
Supervisé : Coordinatrice Clinique
Lieu de Travail : Siège de MSI Sénégal à Dakar, avec de nombreux déplacements dans les zones d’implantation des centres.
Marie Stopes International (MSI) est une entreprise sociale focalisée sur le marketing et orientée vers les résultats. Nous développons des programmes de planification familiale efficaces, efficaces et durables. En 2014 plus de 18 millions de personnes à travers le monde utilisaient une méthode de planification familiale fournie par MSI.
Les 10 000 membres de l’équipe MSI adhèrent à nos valeurs fondamentales. Nous sommes :
- Motivés par la mission
- Axés sur le client
- Remboursables
- Inclusif
- Résilient
- Courageux
Responsabilités globales du poste
Le responsable du centre du canal a mis en œuvre la vision globale définie pour le canal. Il/Elle est le responsable du canal d’information et de la prestation de service du canal centre et demeure le principal point de contact pour les membres de l’équipe. Il /Elle assure un rôle de leader et de support pour les centres, effectue le suivi quotidien des performances et veille à la mise en œuvre des plans d’actions et stratégies efficaces à travers les recherches. Il /Elle est également chargée de l’extension des centres sur le territoire national.
Responsabilités et activités clés
Gestion opérationnelle du canal Centre
- Développer le plan annuel de travail basé sur les stratégies du canal, les besoins du programme et les engagements envers les bailleurs de fonds et assurer son exécution pour amener les centres vers l’autosuffisance.
- Assurer l’exécution des plans à temps ainsi que leur suivi régulier
- Conseiller, établir et mesurer les indicateurs des centres
- Assurer que les centres sont bien établis et respectés pour la qualité des services qu’ils donnent
- Développer le partenariat avec les médecins spécialistes et assurer une bonne diversification des services afin de répondre à la demande des clients.
- Participer à l’élaboration des budgets et assurer leur suivi
- En collaboration avec l’équipe du Centre, développer les stratégies pour le rendre plus performant et atteindre l’autosuffisance
- En collaboration avec les départements Qualité et RSE, mettre en place des mécanismes de suivi-contrôle de la qualité des services et des données
- Superviseur l’approvisionnement, la gestion de la logistique et des stocks du canal centre
- Représentant MSI Sénégal dans les réunions au niveau national et régional
- Superviser la collaboration et les relations externes au niveau du canal
- Assurer la soumission des données vers le MSAS
- Élaborer les rapports de qualité (compréhensifs, analytiques) pour les parties prenantes
Gestion d’équipe et coordination interne à MSI
- Gérer la performance des Coordinatrices des Centres : mise en place des indicateurs clés de performance, supervision/coaching, formation, évaluation
- Participer au recrutement et induction des nouveaux membres de l’équipe MSI SN
- Organise une revue semestrielle pour le canal Centre avec toute l’équipe, et participe à la revue trimestrielle du programme MSI SN.
Gestion administrative
- Soutenir les centres dans la gestion efficace des fonds qui leurs sont attribués et des recettes du centre en toute collaboration avec la finance.
- Assurer la soumission des rapports mensuels corrects et à temps (justifications, prestations, stock), selon les procédures et politiques de MSI.
- Assurer le suivi et la gestion efficace des assurances affiliées au centre.
- Préparation des requêtes en conformité avec les budgets disponibles, dans le respect des délais impartis et en veillant à avoir une gestion efficace des dépenses.
Recherche Suivi Évaluation
- En collaboration avec le département de Qualité Clinique, organisateur des audits internes et externes
- Suivi des performances quotidiennes et proposer des nouvelles stratégies en cas de besoin de changement de stratégie
- Assurer la mise en œuvre et le suivi des plans d’actions identifiés à travers la recherche
Profil
Qualifications de base
- Un doctorat en médecine est requis pour ce poste
- Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un rôle de gestion de structures privées de santé et d’intervention dans les projets de santé publique
- Expérience dans le développement des affaires, la conception de projets.
- Grande connaissance dans le relationnel et la gestion des assurances de santé.
- Expérience forte en matière de stratégie, d’analyse, de résolution de problème et de pensée systémique avec une capacité à voir une situation dans son ensemble et à porter un jugement éclairé.
- Expérience prouvée en management et gestion d’une équipe d’au moins 5 personnes,
- Excellente aptitude à bâtir un réseau de partenariat avec les autorités administratives et sanitaires.
- Expérience en gestion logistique et gestion de stock
- Expérience d’écrire et réviser des rapports
- Solides compétences en matière de présentation, de facilitation, de formation, et de coaching
- Une maîtrise des logiciels informatiques (Word, Powerpoint et surtout Excel), des applications de conférence Web, des systèmes de gestion de l’information et du budget.
- Fortes capacités orales et écrites de communication en français et un niveau professionnel en anglais sont requises
Attitude / Motivation
- – Esprit d’équipe
- – Flexibilité et polyvalence
- – Démontrer un engagement professionnel envers les clients et collègues
- – Penseur, créatif, stratégique et engagement dans la santé de la reproduction.
Dépôt de candidature :
Envoyez par e-mail un CV détaillé et une lettre de motivation de max.2 pages contenant les références de 03 personnes à : [email protected]
Indiquer obligatoirement en objet la référence du poste « RCC »
Date limite : 29 Mars 2023.
NB : Seuls les candidats présélectionnés pour un entretien seront contactés.
