Marie Stopes International recrute pour ces 2 postes (24 Novembre 2022)

POSTE 1: Assistant (e) Ressources Humaines

Description de poste : Assistant (e) Ressources Humaines

Intitulé du poste	Assistant (e) Ressources Humaines	Centre de coûts		61180
Lieu	Niamey	Nombre de	Rapports	0
		Directs
Rapports à	Manager RH/Administration	Responsabilités	Budget	Non
		(O/N)

Contexte

Marie Stopes International (MSI) est une entreprise sociale focalisée sur le marketing et orientée vers les résultats. Nous développons des programmes de planification familiale efficients, efficaces et durables.

Sur invitation du Ministère de la Santé du Niger pour participer à la mise en œuvre du plan d’action 2013-2020 pour la planification familiale au Niger, MSI Niger a vu le jour en 2014. Marie Stopes Niger est rapidement devenu l’un des prestataires de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) et de planification familiale les plus importants au Niger. L’organisation travaille actuellement dans 6 régions (Niamey, Tillabéry, Tahoua, Dosso, Zinder et Maradi). En 2022, Marie Stopes Niger compte 8 équipes mobiles, 14 MS Ladies, 2 centres de santé familiale à Niamey et Maradi, un réseau de 39 CSI- PSS (Appui au Secteur public) et un centre d’appel.

Responsabilité globale du poste

L’Assistant(e) Ressources Humaines appuie dans la gestion administrative et des Ressources Humaines qui permettront la gestion optimale du département.

Le titulaire du poste peut être affecté partout dans la zone d’intervention de MSN où besoin sera.

Responsabilités et activités clés

Appui administratif

• Effectuer pour le Bureau Pays, les Réservations d’avion et hébergement à l’hôtel pour voyages nationaux et internationaux du staff et des visiteurs et coordonner avec le département logistique les départs et arrivées ;
• Assister dans la gestion de toute la documentation de séjour au Niger pour les expatries et préparer pour signature les ordres de mission du staff en déplacement ;
• Assister dans le processus de l’obtention et le renouvellement des documents officiels, des visas, lettre d’invitation du personnel et des visiteurs ;
• Planifier et organiser tous les rendez-vous à l’extérieur pour le Représentant Résident, bien les noter et les lui rappeler ;
• Fournir un soutien logistique et administratif lors des réunions organisées au niveau du Bureau

Conduire et superviser le personnel administratif et logistique du Bureau Pays, et les encourager en mettant en place une bonne supervision, conduite et surveillance ;

Appui Ressources Humaines

Recrutement :

• S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MSI Niger en vigueur ;
• De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés ;
• Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents.

Contrat de travail :

• S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur ;
• Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Niger et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;
• Préparer les projets de contrat à soumettre au RR pour approbation et validation finale
• Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;
• Tenir à jour un fichier de suivi du personnel ;
• Assurer la gestion administrative des contrats du personnel et avertir en avance les Superviseurs hiérarchiques ou le RR de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;
• Procéder à l’immatriculation de tout employé à la CNSS et à l’ANPE après validation du contrat par l’inspection du travail ;
• Etablissement a l’assurance sante

Salaire :

• Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre au RR pour approbation ;
• Faire le suivi des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de constitution de salaire ;
• Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la base et payer les salaires par les finances ;
• Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations et des taxes et s’assurer de leur paiement dans le délai ;
• Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie ;Congés :
• Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année ;
• Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;

Archivage :

• Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;
• S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;
• S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
• Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier ;

Relations/communications :

• Informer l’inspection du travail de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code du travail du Niger ;
• Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, le respect, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;

Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition

disposition

Profil

Qualifications :

BAC + 3 ou plus en Gestion des Ressources Humaines, sciences administratives, comptabilité ou équivalent.

Expériences :

Au moins 2ans d’expérience en gestion des ressources humaines ou administration avec une ONG internationale ou similaire …

Aptitudes et capacités :

• Compétences administratives démontrées
• Forte capacité d’organisation,
• Excellentes qualités de communication écrite et orale, français,
• Capacite d’apprendre rapidement
• Bonne connaissance de l’outil informatique (Word/Excel/Email)
• Capacité à travailler sous stress

Qualités personnelles

1. Sens d’organisation et de négociation
2. Aptitude à gérer plusieurs taches à la fois
3. Aptitude à superviser le personnel de soutien
4. Capacité à établir et maintenir des relations de travail cordiales avec le personnel
5. Aptitude de communication et de rédaction des correspondances administratives
6. Respect des valeurs fondamentales telles que l’intégrité, la responsabilité, la probité, l’honnêteté et la fidélité à la vision, à la mission et les valeurs de l’organisation
7. Bonnes relations interpersonnelles et capacité à convaincre les autres de la façon de faire les choses
8. Aptitude à travailler sous pression
9. Sens de la confidentialité
10. Capacite à travailler avec un minimum de supervision
11. Esprit d’Equipe
12. Flexibilité et prêt à s’adapter aux changements constants de l’environnement
13. Capacite de communiquer avec confidence et confortablement de sa foi personnelle

Autres :

• Engagement en faveur des droits sexuels et de la reproduction des jeunes et des femmes
• Connaissances des procédures administratives au Niger et dans les ONG

Autres :

• Engagement en faveur des droits sexuels et de la reproduction des jeunes et des femmes
• Connaissances des procédures administratives au Niger et dans les ONG

Qualités personnelles

• Communication efficace : Communiquer à travers des techniques d’écoute active et de questionnement solides, en utilisant le langage corporel approprié, s’assurant que l’information communiquée est claire et concise.
• Réactivité : Être réactif aux priorités et demandes changeantes.
• Détermination : Détermination à produire des résultats.
• Responsable : Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions appropriées et vos actions, ainsi que dans le comportement dont vous faites preuve.
• Travail efficace : Planifier, organiser votre travail, et établir les priorités pour assurer un travail efficace et respecter les délais.
• Partage d’informations : Partage d’informations et de connaissances tout en respectant la confidentialité.
• Travail en équipe : S’intégrer dans l’équipe en apportant son soutien, en étant flexible, et en faisant preuve de respect.
• Motivation : Motivation pour atteindre des résultats de qualité pour maximiser le potentiel.
• Innovation : Réfléchir de manière créative et hors des sentiers battus afin que les idées générées entraînent un résultat positif.
• Accueillir le changement : Être ouvert(e) au changement dans l’organisation et être en mesure d’adapter les plans/activités en conséquence.
• Concentration sur l’apprentissage : S’assurer de mettre à jour ses connaissances et compétences et de saisir les occasions de les développer.
• Engagement : Connaître et comprendre les objectifs, la vision et les valeurs, ainsi que l’influence de votre poste sur ces éléments ; se dépasser pour remplir les tâches inhérentes au poste.

Comportements et valeurs MSI

Comportement en tant que membre de l’équipe

MSI unie

• Vous contribuez, utilisez et partagez des données et preuves précises pour améliorer la compréhension, la vision et la prise de décision à travers MSI, afin de nous permettre de maximiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez des connaissances, une expertise et des ressources pour renforcer le travail en équipe et éviter les doublons.
• Vous travaillez activement en tant que membre de l’équipe, apportant soutien et flexibilité aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et culture.

Faire preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité

• Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions et comportements.
• Vous osez faire relever des défis aux autres et prendre des risques gérés appropriés.

Se développer et grandir

• Vous sollicitez des retours pour mieux vous connaître et en donnez aux autres de manière à susciter en eux l’envie d’être plus efficaces.
• Vous gérez votre développement carrière, notamment en mettant à jour vos connaissances et compétences.

Un souci d’excellence permanent

• Vous visez à toujours répondre aux attentes et à les dépasser, en plaçant le client au centre de toutes vos actions, et en mettant en œuvre des manières plus efficaces de faire votre travail.
• Vous construisez et maintenez des relations efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes, et êtes un véritable ambassadeur MSI.

Valeurs MSI

• Notre mission : Notre raison d’exister est de permettre à des femmes et à des hommes d’avoir des enfants par      choix, et non par hasard.
•     Orientés client : Nous sommes passionnés par nos clients et concentrons nos efforts pour atteindre les objectifs convenus avec la meilleure qualité possible.
•    Responsables : Nous sommes responsables de nos actions et prenons nos responsabilités dans tout ce que nous faisons pour assurer une durabilité à long terme et un impact accru.
•  Courage : Nous recrutons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui osent repousser les limites, prendre des décisions difficiles et faire relever des défis aux autres dans le cadre de notre mission

1. Les dossiers de candidature comportant le CV détaillé maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste avec une liste de 3 références professionnelles et la Lettre de Motivation doivent être reçus par courriel au plus tard le 09 décembre 2022 à 17h à l’adresse suivante : [email protected]  

Avec la mention « Assistant (e) Ressources Humaines » en objet.

Tout candidat pour un poste au sein de MSI doit avoir un fort engagement en faveur des droits sexuels et reproductifs. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Tout candidat ne répondant pas aux critères ‘Essentiels’ ne seront pas considérés. Tout dossier incomplet sera rejeté.

POSTE 2 : Chargé de Communication & Marketing

Intitulé du poste	Chargé(e) de communication et Marketing	Centre de coûts	61280
Lieu		Nombre de rapports directs	AUCUN
Rapports à	Responsable Communication et Marketing	Responsabilités budget (O/N)	N

Contexte

Marie Stopes International (MSI) est une organisation internationale de marketing social, créée en 1976. Au Niger, MSI travaille depuis 2014 pour contribuer à l’amélioration de l’offre de services de qualité en santé. Elle intervient essentiellement dans la santé de la reproduction y compris l’offre de soins après avortement, le dépistage des lésions précancéreuses du col de l’utérus et le traitement des infections sexuellement transmissibles.

En collaboration avec le Ministère de la Santé Publique et des Affaires sociales, MSI Niger intervient dans six des huit régions du pays.  Ses équipes offrent aux populations les plus vulnérables un accès équitable aux méthodes modernes de planification familiale de leur choix à travers une stratégie de création de la demande efficace et dynamique.

Dans l’optique d’améliorer sa création de la demande et pour une meilleure visibilité de ses actions, Marie Stopes Niger recherche pour son bureau National, un Chargé de Communication & Marketing.

Responsabilités principales

Le Chargé de Communication & marketing travaille avec l’équipe au sein du Département Plaidoyer & Communication. Le poste est supervisé par le Manager Plaidoyer & Communication, mais collaborera étroitement avec les équipes sur terrain surtout l’équipe du Département Programme.

Le Chargé de Communication & Marketing est responsable de la gestion des aspects Communication et Marketing de Marie Stopes Niger en collaborant avec le Manager Plaidoyer & Communication pour la stratégie globale de production et de diffusion adaptée à chaque canal et à chaque cible tout en maintenant les objectifs pour les activités. Il / elle est également responsable de l’élaboration et de l’opérationnalisation des plans de Commicuation & marketing.

Le Chargé de Communication & Marketing aaussi pour responsabilité d’assurer et de superviser la production audio-visuelle de MSI Niger.

Le Chargé de Communication & Marketing travaillera étroitement avec son superviseur afin d’assurer la gestion des activités et budget communication & marketing incluant la distribution et la mise à disposition de tous les outils et supports de Marketing sur terrain auprès des utilisateurs tout en s’assurant de la disponibilité et de la bonne utilisation desdits outils.

Responsabilités spécifiques

Gestion de production marketing et communication

• Elaborer un plan de travail trimestriel en concordance avec la Stratégie Communication & Marketing par Canal ;
• Budgétiser le plan trimestriel selon le budget disponible par ligne d’activité ;
• Convenir du Contenu digital pour la page facebook de l’organisation ;
• Elaborer une stratégie digitale avec les canaux pour une meilleure visibilité des actions avec les jeunes ;
• Alimenter la page facebook en collaboration avec le Coordonateur du Centre de Contact ;
• Elaborer le rapport de production trimestriel.

Etre responsable de l’organisation des évènements spéciaux

• Faire un plan de travail annuel des évenements avec les différents canaux
• Développer le concept de l’événement selon le canal et la réalité sur terrain ;
• Faire le budget nécessaire pour l’organisation de l’événement ;
• Contacter toutes les personnes ou prestataires susceptibles de travailler avec MS Niger pour l’organisation de l’événement ;
• Faire la coordination pour l’organisation de l’événement avec l’équipe sur terrain ou le bureau régional correspondant ;
• Assurer l’organisation de l’événement sur terrain en collaboration avec l’équipe locale et les autres équipes Marketing ;
• Faire le rapport de chaque évènements.

Assurer la supervision de la production marketing et communication

• Suivre un budget préétabli, et assurer que nos actions de création sont conformes à ce budget ;
• Etablir un grand tableau des objectifs  et indiacteurs mensuels de création et production :
• Suivre et assurer le bon accomplissement de ces objectifs :
• Suivre un cycle de production préétabli afin d’atteindre les objectifs selon le délai ;
• Suggérer les modifications de cycle de production, tout en tenant compte des objectifs des diffusions ;
• Superviser les activités de production et de conception de contenu audio-visuel avec l’agence de communication ou du prestataires de services ;
• Travailler avec le prestataire pour assurer la traduction et ou transcription nécessaire des actions audiovisuelles
• Assurer l’accord et collaboration des Coordinateurs impliqués sur les briefs créatives, ainsi que sur les produits finaux audiovisuels (spots et émissions) :
• Gérer un classement des rushs et des scripts pour chaque production ;
• Assurer que les supports de communication sont livrées et sont en conformité avec la demande (qualité, quanttié et délai de livraison) ;
• Maintenir et gérer une bibliothèque des produits « master’s »  audiovisuel ;
• Coordonner la création des produits audiovisuels ;
• Communiquer avec le Département demandeur sur le contenu des messages à adresser aux groupes cibles ;
• Soumettre et assurer l’approbation du Ministère de la Santé pour tous nos produits audio-visuels ;
• Coordonner avec le Ministère de la Santé le pré-test des contenus audio-visuels ;
• Assurer que tous les messages clés et toutes les attentes des Responsables des canaux sont présents et adéquats dans chaque produit audiovisuel
• Être une liaison entre l’agence de production vidéo et le Directeur Marketing et Communication, ainsi que tous les autres personnes impliqués
• Faire les compte-rendu de production vidéo aux membres de SMT

Relation avec les Prestataires

• Rechercher les radios et les chaînes de télévision qui correspondent à nos buts et à nos cibles, d’après la région et le produit
• Accompagner le Département en charge des Achats et acquisitions des biens des services dans la sélections des médias ou prestataires pour la conception et ou production de supports éducatifs et promotionnels
• Participer à l’éboration des contrats avec les médias et les prestataires.

Assurer la distribution et la mise à disposition des matériels éducatifs et promotionnels

• Développer un tableau de dispatch par outils marketing (supports éducatifs, promotionnels), par canaux, par projet et par utilisateur conforme au plan de production, selon le Plan Marketing ;
• Assurer la relation avec les prestataires et l’équipe logistique afin d’assurer l’envoi de ces outils sur terrain
• Assurer la Gestion de stock des supports marketing ;
• Respecter la date d’envoi des matériels afin de s’assurer que le colis arrive au temps voulu ;
• S’assurer auprès des utilisateurs de la réception de ces outils par un suivi régulier (téléphone, mail, …)
• Etablir si nécessaire un guide d’utilisation de ces outils et le partager avec les utilisateurs systématiquement à chaque envoi.

Expérience (essentielle/souhaitable)

• Au moins 3 années d’expérience dans les domaines du marketing et de la communication avec de grandes organisation (ONG, secteur commercial, agence de communication). Le candidat idéal sera un professionnel dans le domaine du placement audio-visuel et certaines expériences dans la production audio-visuelle ;
• Une bonne capacité de négociation et une forte connaissance et relation avec les médias et les agences de communication et les journalistes de la place ;
• Une bonne compréhension des activités lié aux médias, création d’outil de communication surtout les supports audio-visuels pour la santé de la reproduction et maternelle, spécialement pour les communautés difficile d’accès et défavorisé en terme de disponibilité des services ;
• Excellente maitrise du pack MS Windows, Photoshop, Canva etc … ;
• Une bonne connaissance du dialecte locale et une forte capacité organisationnelle et administrative ;
• Un niveau de langage et communication en Français EXCEPTIONNEL.

Qualifications et formation (essentiel/souhaitable)

• Niveau académique : diplômé en marketing et communication (Bac+3) ;
• Communication fluide (écrit et oral) dans la/les langue(s) locale(s) pertinente(s) ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Compétences informatiques (en particulier bases Microsoft Office, réseaux sociaux, Photoshop, Canva) ;
• Bonnes connaissances des principes et pratiques de service client.

Qualités personnelles

Les bonnes performances chez MSI ne sont pas uniquement définies par ce que réussit le personnel ; elles sont également définies par la qualité du travail et l’impact du personnel.

Nous recherchons du personnel :

• Orienté client ;

• Créatif, le candidat aura une passion pour trouver de nouveaux moyens pour communiquer efficacement sur les services de MS Niger
• Fortement orienté vers l’atteinte des objectifs et des résultats, persévérant et énergique, capable d’initiative ne nécessitant pas une supervision continue,
• Une capacité de persuasion et d’inspiration dans une approche collaborative dans le travail d’équipe

• Capacité de Remise exceptionnel – capacité de présenter des informations complexe a un publique varié dans une manière professionnel et accessible.
• Passionné sur l’amélioration d’accès aux services de santés et informations sur ces services
• Pro-choix
• Croyance dans le rôle du secteur privé pour livrer des résultats.

Comportements membre de l’équipe

MSI unie

• Vous contribuez, utilisez et partagez des données et preuves précises pour améliorer la compréhension, la vision et la prise de décision à travers MSI, afin de nous permettre de maximiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez des connaissances, une expertise et des ressources pour renforcer le travail en équipe et éviter les doublons.
• Vous travaillez activement en tant que membre de l’équipe, apportant soutien et flexibilité aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et culture.

Faire preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité

• Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions et comportements.
• Vous osez faire relever des défis aux autres et prendre des risques gérés appropriés.

Se développer et grandir

• Vous sollicitez des retours pour mieux vous connaître et en donnez aux autres de manière à susciter en eux l’envie d’être plus efficaces.
• Vous gérez votre développement carrière, notamment en mettant à jour vos connaissances et compétences.

Un souci d’excellence permanent

• Vous visez à toujours répondre aux attentes et à les dépasser, en plaçant le client au centre de toutes vos actions, et en mettant en œuvre des manières plus efficaces de faire votre travail.
• Vous construisez et maintenez des relations efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes, et êtes un véritable ambassadeur MSI.

Leadership (pour les dirigeants uniquement)

• Vous inspirez les individus et équipes, à travers un leadership situationnel, en fournissant des informations claires.
• Vous recherchez et fournissez des opportunités qui motivent les membres de l’équipe, les aidant à développer des compétences et un potentiel tout en renforçant notre structure talent et hiérarchique.
• Vous connaissez les développements émergents dans notre secteur, démontrant des connaissances stratégiques concernant nos clients et activités et encouragez cela dans votre équipe.
• Vous exprimez une vision du futur qui inspire et motive les autres.

Valeurs MSI

Comportements et valeurs MSI

• Notre mission : Notre raison d’exister est de permettre à des femmes et à des hommes d’avoir des enfants par choix, et non par hasard.
• Orientés client : Nous sommes passionnés par nos clients et concentrons nos efforts pour atteindre les objectifs convenus avec la meilleure qualité possible.
• Responsables : Nous sommes responsables de nos actions et prenons nos responsabilités dans tout ce que nous faisons pour assurer une durabilité à long terme et un impact accru.
• Courageux  : Nous recrutons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui osent repousser les limites, prendre des décisions difficiles et faire relever des défis aux autres dans le cadre de notre mission.

1. Les dossiers de candidature comportant le CV détaillé maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste avec une liste de 3 références professionnelles et la Lettre de Motivation doivent être reçus par courriel au plus tard le 09 décembre 2022 à 17h à l’adresse suivante : [email protected]   

Avec la mention « Chargé Communication et Marketing » en objet de votre mail.

Tout candidat pour un poste au sein de MSI doit avoir un fort engagement en faveur des droits sexuels et reproductifs. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Tout candidat ne répondant pas aux critères ‘Essentiels’ ne seront pas considérés. Tout dossier incomplet sera rejeté.