Marie Stopes International recrute pour ce poste (20 Septembre 2022)

Marie Stopes International est une organisation non gouvernementale internationale qui fournit des services de contraception et d’avortement sécurisé dans 37 pays à travers le monde.

Cadre de travail – agent d’administration régional

Ce poste existe pour fournir un soutien dans les régions, les achats, la gestion de la flotte, la gestion des actifs, l’administration et les ressources humaines. L’agent administratif sera responsable du rapport mensuel de la flotte, du rapport mensuel d’entretien des véhicules et responsable des processus d’approvisionnement (de la demande au devis à l’émission du bon de commande) et du rapport mensuel d’approvisionnement.

Principales responsabilités

Les agents administratifs de diverses régions travailleront en collaboration avec le gestionnaire régional, le gestionnaire de l’inventaire et de la gestion des actifs, le gestionnaire de la flotte et de la logistique, le gestionnaire des ressources humaines, le gestionnaire informatique et le coordonnateur des achats pour coordonner les activités dans les régions.

1. Gérer le processus d’approvisionnement

• Maintenir la liste des fournisseurs
• Réaliser un exercice de diligence raisonnable des fournisseurs
• Traiter tous les formulaires de demande d’approvisionnement (PRF) dans sa région en envoyant une demande de devis aux fournisseurs figurant sur la liste des fournisseurs, évaluer le devis, organiser une réunion du comité d’approvisionnement (Procomm) si nécessaire et attribuer le bon de commande.
• Assurer la liaison avec le bureau d’assistance pour les transactions dépassant le seuil régional
• Envoyer un rapport d’approvisionnement mensuel et un suivi
• Assurez-vous que toutes les livraisons sont effectuées comme indiqué sur le bon de commande
• Assurez-vous que le document d’assurance qualité est signé pour toutes les transactions.

1. Gestion de la flotte et de la logistique
   • Gérer l’utilisation de la liste de contrôle quotidienne des véhicules/visite de la flotte
   • Gérez l’utilisation du chèque carburant et de la carte Total
   • Rassembler mensuellement les reçus de carburant et les factures d’entretien des DAA.
   • Maintenir les dossiers des véhicules dans votre région
   • Auto-évaluation trimestrielle de la qualité de la flotte par les RAO.
   • Gérer l’entretien courant et les réparations des véhicules.
   • Mise à jour régulière des factures d’entretien et de réparation, des données des personnes et des données de la flotte sur le logiciel Tracpoint.
   • Mise à jour mensuelle des dépenses de carburant sur Tracpoint.
   • Utilisation de la plateforme de carburant de la carte Total pour dépanner et identifier les taux de consommation hors normes.
   • Gestion de l’expédition des stocks et autres articles soit par une logistique tierce partie, soit en interne.
   • Faites un suivi avec la société de messagerie pour vous assurer que les articles expédiés sont livrés au bon endroit, au bon moment, au bon prix, à la qualité et à la quantité.
   • Fournir un soutien logistique pour les réunions internes et externes.
   • Assurer le paiement rapide des fournisseurs tiers.
2. La gestion d’actifs

• Gérer le registre des actifs
• Tenir un registre des mouvements et des acquisitions d’actifs
• Capturez les détails de tous les actifs de la région et assurez-vous qu’ils sont tous étiquetés.
• Capturez les détails de tous les actifs utilisés par un membre de l’équipe transféré vers ou depuis votre région, et mettez à jour le registre des actifs.

1. Gestion des ressources humaines

• Création de fichiers pour les membres de l’équipe
• Assurer la soumission en temps opportun des feuilles de temps
• Aide à l’obtention d’outils de travail pour les membres de l’équipe

1. Information Technologique (IT)
2. Gestion des fournisseurs d’accès Internet (FAI)
   • Faire remonter les temps d’arrêt du réseau au FAI
   • Faire remonter la mauvaise qualité de service (QoS) au FAI
   • Si les problèmes ne sont pas résolus, transmettez-les à l’équipe informatique
   • Recherchez périodiquement les meilleurs FAI dans votre région.
3. Support informatique aux utilisateurs et aux outils de travail
   • Assistance aux membres de l’équipe sur la configuration des e-mails et les signatures Adobe
   • Support d’applications pour les membres de l’équipe
   • Transmettre les problèmes non résolus à l’équipe informatique
   • Assurez-vous que les périphériques réseau et la connectivité réseau au bureau fonctionnent parfaitement
4. Gestion du temps et des présences
   • Assurez-vous que les membres de l’équipe pointent à l’arrivée et au départ quotidiennement.
   • Assurez-vous que le dispositif de gestion du temps et des présences fonctionne quotidiennement.
   • Signalez immédiatement les problèmes liés à l’appareil de gestion du temps et des présences au service informatique
   • Si l’appareil ne fonctionne pas, créez immédiatement un registre manuel pour enregistrer les enregistrements de présence lorsque l’appareil ne fonctionne pas et informez les membres de l’équipe de l’évolution.
   • Extrayez les enregistrements de l’appareil de temps et de présence et envoyez-les à l’équipe informatique si la connectivité de l’appareil ne peut pas être établie à partir d’ASO en raison d’un temps d’arrêt.
5. Gestion de vidéosurveillance
   • Assurez-vous que le système de vidéosurveillance fonctionne.
   • Transmettre les problèmes liés au système de vidéosurveillance à l’équipe informatique.
6.  Bureau général et gestion des installations

• Gestion du front office pour inclure (mais sans s’y limiter) les courriers et la correspondance, l’ambiance du bureau, c’est-à-dire l’esthétique, l’image de marque et les perspectives générales de tous les bureaux régionaux et nationaux.
• Aider au déménagement du bureau, à l’attribution des sièges et à l’aménagement général du bureau.
• S’assurer que les installations de base sont bien entretenues en gérant de manière proactive les processus d’entretien de routine et préventif de tous les équipements de bureau, c’est-à-dire les générateurs, le climatiseur, les extincteurs, les imprimantes et les photocopieurs, etc.
• Gérer et résoudre tous les problèmes d’installation mineurs et majeurs (électricité, plomberie, menuiserie, gestion des déchets, jardinage, etc.) au sein des bureaux.
• Suivre la réception et la consommation de diesel pour le bureau.
• Veiller à ce qu’une fumigation trimestrielle et un nettoyage en profondeur soient effectués dans tous les bureaux régionaux et d’État.
• Assurer le règlement rapide du paiement de toutes les factures de tiers associées aux produits livrables de l’unité des services d’entreprise (hôtels, gestion des installations, conciergerie, sécurité et tous les services auxiliaires.)
• Assurer le règlement rapide de toutes les factures courantes et statutaires pour les bureaux régionaux et nationaux (électricité, eau, assainissement environnemental, etc.)

Comportements MSION / Valeurs fondamentales / Déclaration

Attitude/Motivation :

• Proactif
• Joueur d’équipe
• Pro-choix
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision dans un environnement professionnel en évolution rapide.

QualificationsCompétences préférées

COMPÉTENCES

• Excellentes capacités techniques avérées à l’oral, à l’écrit et à l’édition
• Capacité à présenter et à écrire pour plusieurs publics
• Connaissance pratique approfondie de Microsoft Office
• Capacité à bien travailler avec les autres dans des environnements d’équipe
• Doit pouvoir satisfaire les parties prenantes
• Doit être capable de travailler dans des atmosphères axées sur les délais / les résultats
• Solides compétences en gestion des personnes
• Orientation stratégique et compétences en planification
• La rédaction de rapports

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