Management Sciences for Health (MSH) est une organisation mondiale à but non lucratif qui apporte des changements fondamentaux aux systèmes de santé afin de protéger les gens des maladies et d’améliorer leur santé. MSH collabore avec des partenaires locaux, du ministère à la communauté, pour renforcer et compléter les systèmes de santé existants. Depuis 1971, MSH a travaillé dans plus de 150 pays pour aider à assurer un accès durable, résilient et équitable à des soins de santé de qualité dans le monde entier.
Poste 1 : Comptable Covid 19
Le Comptable au sein du Projet Integrated Health Services Activity (IHSA) fournira un appui comptable à toutes les activités du projet avec une attention particulière aux des activités intersectorielles de riposte à l’épidémie Covid-19 et de la vaccination COVID-19.
Le Comptable relève du Senior Accountant II. Ce poste travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des Finances, de l’Administration et des Opérations aux tâches essentielles du bureau, y compris l’enregistrement précis des transactions comptables dans le système de gestion financière de MSH. Il/elle garantira l’exactitude et la rapidité des dépôts et des paiements, éventuellement en réalisant un certain niveau de rapprochements des comptes mensuels.
Le Comptable appliquera les règles et procédures de MSH et des donateurs en ce qui concerne les finances, les opérations, les contrats et l’appui aux achats. Il/elle se conformera aux procédures MSH en matière de finances, d’approvisionnement et d’administration, soutiendra activement tous les audits internes et externes selon les besoins, et travaillera en étroite collaboration avec le Senior Finance Administrative Manager (SFAM) et tous les autres membres de l’équipe pour identifier les domaines de contrôle interne à renforcer.
Le comptable est responsable du rapprochement des transactions comptables et des pièces justificatives des transactions financières dans le traitement des comptes créditeurs, des comptes débiteurs ou du traitement de la paie, de la saisie des documents approuvés et du classement des transactions finalisées. Le comptable travaille sous la supervision du Senior Accountant II. Il est responsable de la sauvegarde des biens financiers de MSH Bénin et des bailleurs, contre la fraude, la perte ou l’abus. Le comptable est responsable de s’assurer que l’argent dépensé sur le terrain est fait conformément aux principes comptables généralement reconnus, à la politique MSH et à tous les principes de coûts imposés par USAID. Il s’assure que tous les coûts sont raisonnables et nécessaires à l’achèvement des activités du projet et à la mission de MSH. Le comptable est au courant des normes d’intégrité des approvisionnements de MSH et les respecte dans toutes ses activités.
Le Comptable devra accomplir des tâches en maintenant un niveau élevé de qualité. Il / elle contribuera à atteindre les objectifs du projet. Il comprendra le domaine de la révision des demandes d’achat, des conseils pour l’établissement du budget des événements, le calcul de l’indemnité journalière, la tenue des dossiers, l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires, et de réunions (à l’intérieur et à l’extérieur du bureau) avec les homologues et les parties prenantes sur les activités du projet.
Responsabilites specifiques:
Assistance administrative et financière 30%
- Recevoir et examiner les demandes d’avance approuvées, les factures, les formulaires de remboursement des frais de déplacement, les formulaires de rapprochement des avances et les autres demandes de paiement, en veillant à ce que la documentation soit complète selon la liste de contrôle définie.
- S’assurer que le personnel et les fournisseurs sont payés en temps voulu, conformément aux jours de paie hebdomadaires convenus.
- S’assurer que les responsabilités sur le système financier sont apurées en temps voulu et que tout remboursement en souffrance est effectué au cours de la même période comptable avec la responsabilité.
- Soutenir les activités du projet en garantissant le paiement rapide des participants et des fournisseurs grâce à l’utilisation de l’argent mobile et des options de banque en ligne.
Administration du système de gestion financière et Gestion de la Trésorerie 15%
- S’assurer que la piste de vérification complète est respectée et que les documents physiques requis sont joints au système de gestion financière.
- Veiller à ce que les factures, les paiements de factures, les dépôts et les journaux soient correctement enregistrés dans les modules appropriés attribués par MSH.
- Travailler en étroite collaboration avec le Senior Finance Administrative Manager (SFAM) pour fournir le soutien administratif nécessaire à la coordination de la documentation entre la banque et MSH. Cela inclut de fournir un soutien à la trésorerie de MSH lors de la soumission de documents à la banque.
- Aider le Senior Finance Administrative Manager (SFAM) à rassembler les prévisions de trésorerie pour le mois auprès du personnel du projet et rédiger le formulaire de demande de complément mensuel pour examen et approbation par le Senior Finance Administrative Manager (SFAM) en veillant au respect des exigences de seuil de trésorerie de MSH.
- Préparer / rassembler la documentation précise et complète relative à l’argent mobile aux membres du personnel, aux participants, et aux bénéficiaires pour approbation.
- Travailler avec le comptable principal chargé d’effectuer les rapprochements bancaires pour tous les comptes bancaires détenus dans le pays MSH où le titulaire du poste dispose d’un autre membre du personnel dans l’équipe chargée de l’enregistrement des transactions, afin qu’il puisse effectuer le rapprochement bancaire. Dans tous les cas, la séparation des taches doit être respectée, c’est-à-dire la personne qui comptabilise les transactions n’effectue pas le rapprochement bancaire.
Responsabilités en matière de comptabilité financière et de période de clôture 30%
- Soutenir les processus de clôture mensuels et annuels de la comptabilité financière MSH.
- Respecter les échéances détaillées du calendrier des rapports approuvées par l’unité des finances et de la gestion régionale du siège.
- Aider le directeur des finances et administration à exécuter les procédures de fin de mois / de clôture d’année conformément à la liste de contrôle de clôture de MSH.
- Effectuer un certain nombre de rapprochements de bilan si nécessaire. S’assurer que les comptes clients et fournisseurs sont bien contrôlés.
- Conformité aux normes US GAAP, FRS et de comptabilité analytique.
Assistance aux audits et rapports financiers 20%
- Identifier et soumettre la documentation requise aux auditeurs en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient correctement joints et que la piste d’audit soit claire.
- Assurer la comptabilisation précise et en temps voulu des dépenses (paiements, charges à payer, factures) dans le système de gestion financière de MSH afin de fournir le bilan le plus récent des résultats de la dépense.
- Participer à la préparation des budgets de projet, estimer les besoins en liquidités à venir en collaboration avec l’équipe du programme, et préparer des prévisions de dépenses et les comptabiliser, le cas échéant.
Autres 5%
- Assurer la soumission précise et en temps voulu des rapports administratifs requis et de toute autre information.
- Toute autre tâche assignée par la direction et requise par le poste.
EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS :
Education :
- Nécessaire : Licence en comptabilité, administration des affaires, ou un domaine similaire
- Désirable : Master en comptabilité ou domaine similaire.
Experience :
- Nécessaire : Au moins cinq (5) années d’expérience si Licence est présenté, au moins (3) années si Master est présenté, dans un poste de comptabilité avec des responsabilités de tenue de livres avancées.
- Désirable : Expérience de travail avec des projets financés par des donateurs et compréhension générale de leurs règles et réglementations.
Connaissances, compétences et capacités :
- Expérience professionnelle acquise dans le cadre de projets soutenus par des organisations internationales.
- Maîtrise de Microsoft Excel, de préférence niveau avancé.
- Maîtrise des systèmes de comptabilité financière tels que QuickBooks Online, etc. (et modules tels que GL, Comptes fournisseurs et approvisionnement).
- Expérience de l’organisation d’ateliers et de cours de formation.
- Expérience de l’élaboration et de l’interprétation de rapports financiers standards (bilan, compte de résultat, flux de trésorerie) et de la création d’entrées de journal requises.
- Maîtrise du français requise et connaissance de l’anglais souhaitée.
- Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches, et à respecter les délais.
- Excellentes aptitudes à la communication.
Exigences physiques : Utilisation du clavier, utilisation de tiroirs, levage des papiers <10lbs., ETC.
Poste 2 : Assistant Financier
Sous la supervision technique du Chef Comptable du projet Integrated Health Services Activity (IHSA), l’Assistant (e) Financier (ère) aidera l’équipe des finances à assurer une gestion financière efficace et solide du projet et assurera un soutien de haut niveau. L’Assistant(e) Financier (ère) veille à ce que les activités de support soient menées conformément aux politiques et procédures de MSH et en conformité avec les règlements de l’USAID. Il/elle connait, adhère et veille au respect des normes de l’institution et des bailleurs en matière d’intégrité.
Appui à la Comptabilité et aux Opérations 100%
- Enregistrer toutes les opérations comptables bancaires et de Mobile Money dans QBO Online.
- Faire un archivage électronique et physique des pièces comptables.
- Effectuer un suivi fournisseurs/prestataires et partenaires locaux comme il se doit.
- Préparer la revue de liasse de paiement des factures fournisseurs/prestataires, des rapports de dépenses de mission (TEF), des demandes d’avance de mission (TA) et leur mise en règlement dans les délais requis en s’assurant que les liasses de règlement sont consistantes et probantes.
- Elaborer les réconciliations bancaires à bonne date avec analyse et documentation.
- Dresser semestriellement les inventaires des équipements, matériels et mobiliers du projet.
- Participer à la production des rapports financiers mensuels.
- Examiner régulièrement les budgets des activités de terrain conformément aux plans de travail et signaler toute divergence au Directeur des Finances et de l’Administration.
- Assurer la préparation logistique de toutes les activités de terrain organisées par le projet.
- Soutenir l’équipe des finances et de l’administration pendant les heures de pointe et couvrir les autres membres du personnel pendant les vacances et autres absences.
- Assister le Chef Comptable dans la préparation des audits internes et externes et dans la correction des observations d’audits.
- Assister la Responsable Administrative dans la réconciliation de la carte JNP PAS et de la caisse de menues dépenses.
- Assister le Spécialiste des Opérations à ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises.
- Exécuter toutes tâches confiées par la hiérarchie en rapport avec ses fonctions.
- Assumer toute autre activité pouvant être assignée dans la mise en œuvre des activités du projet.
EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS :
Education :
- Nécessaire : BTS en Comptabilité/licence en gestion des entreprises, en Finance, en Comptabilité ou dans une autre discipline pertinente.
- Désirable : DTS en gestion des entreprises/Licence Professionnelle en Comptabilité, finances ou dans une autre discipline similaire.
Experience :
- Nécessaire : Au moins deux (02) ans dont au moins une (01) année continue auprès d’une institution internationale.
- Désirable : Trois (3) ans d’expérience progressive en gestion financière et comptable d’un programme de développement international. Expérience de l’USAID est hautement souhaitable.
Connaissances, compétences et capacités :
- Expérience dans la gestion des finances, des achats, de la gestion des contrats, et de la logistique.
- Expérience en gestion financière et opérationnelle d’un programme de développement international préférée. Expérience de l’USAID est hautement souhaitable.
- Capacité d’établir et de maintenir des relations avec le personnel à tous les niveaux à un haut niveau d’efficacité, suscitant la confiance d’un large éventail de parties prenantes.
- Excellentes capacités de communication, à la fois écrites et verbales, y compris la capacité d’expliquer les questions financières au personnel non financier.
- Fortement comptable et confiant dans l’analyse des données, compétences Excel avancées.
- Etre Méthodique et dynamique et travailler dans les délais impartis et sous pression.
- Bonne connaissance de l’outil informatique MS OFFICE (Word, Excel…) et du logiciel QuickBook Cost Point.
- Maitrise de l’anglais est un atout.
- Bonne qualité en communication écrite et orale.
- Avoir le sens du travail en équipe et des relations humaines.
- Etre intègre et discret.
- Etre humble et rigoureux.
- Succès et familiarité démontrés au Bénin.
- Pouvoir travailler sous pression.
Exigences physiques : Etre disponible pour voyager à l’interieur du pays. Travel average: moins de 30%. Utilisation du clavier, utilisation de tiroirs, levage des papiers <10lbs., ETC.
