Management Sciences for Health (MSH) est une organisation mondiale de santé à but non lucratif qui apporte des changements fondamentaux aux systèmes de santé pour protéger les personnes contre les maladies et améliorer leur santé. MSH collabore avec des partenaires locaux, du ministère à la communauté, pour renforcer et compléter les systèmes de santé existants. Depuis 1971, MSH a travaillé dans plus de 150 pays pour aider à assurer un accès durable, résilient et équitable à des soins de santé de qualité dans le monde entier.
POSTE 1/ Assistant de bureau
Aperçu du projet
PMI-S est un projet phare PMI/USAID sur cinq ans mis en œuvre par un consortium dirigé par MSH. Le projet soutient le gouvernement du Nigéria par le biais de ses agences aux niveaux fédéral, étatique, LGA et communautaire pour réduire la mortalité des moins de cinq ans et la mortalité maternelle en fournissant des services de qualité pour la gestion du paludisme, ses complications et sa prévention. Le projet PMI-S se concentre sur le renforcement des capacités du Programme national d’élimination du paludisme (NMEP) et des Programmes d’État d’élimination du paludisme (SMEP) pour la mise en œuvre du Plan stratégique national de lutte contre le paludisme 2014-2020
Résumé du travail
L’ assistant de bureau gérera l’organisation et la gestion des opérations administratives quotidiennes du bureau d’État. Il / elle coordonnera les services de soutien logistique MSH fournis à tous les domaines du programme technique et fournira un soutien logistique à tous les projets MSH dans l’État en travaillant avec l’USAID et le GON pour récupérer les expéditions des douanes.
Principales activités/responsabilités
- Maintenir l’inventaire (fournitures, articles, équipement) et les registres d’inventaire requis.
- Gestion des stocks, magasins et entrepôts.
- Codage des actifs et rapports d’inventaire.
- Sauvegarde des actifs/fournitures.
- Aider à la préparation des audits internes et externes, y compris la constitution de la documentation pertinente sur les véhicules/dossiers logistiques.
- Aider à organiser l’expédition des biens et de l’équipement chaque fois que nécessaire et s’assurer que la liste de colisage, les lettres de voiture et les documents d’exportation, le cas échéant, sont préparés et s’assurer que les détails d’expédition sont communiqués par écrit rapidement au destinataire.
- Renforcement des capacités des membres de l’équipe.
- Classez les demandes d’aide entrantes des utilisateurs finaux par téléphone et par e-mail de manière courtoise.
- Documentez toutes les informations pertinentes d’identification de l’utilisateur final, y compris le nom, le service, les coordonnées et la nature du problème ou du problème.
- Sous la direction de l’associé informatique PMI-S, aider à effectuer la maintenance préventive, y compris la vérification et le nettoyage des postes de travail, des imprimantes et des périphériques sur une base mensuelle (rapport mensuel du travail effectué soumis au responsable des finances et des opérations sur le terrain).
- Préparez le projecteur et les autres supports de présentation pour des présentations de qualité.
- Testez les correctifs pour vous assurer que le problème a été correctement résolu.
- Effectuer des suivis post-résolution pour aider les demandes.
- Se rendre dans les bureaux du site chaque fois que nécessaire et résoudre les problèmes de manière indépendante dans la mesure du possible.
- Capacité à voyager 40% du temps dans divers bureaux de l’État.
- Veiller à ce que des systèmes soient en place dans le pays pour garantir que les opérations sont gérées et que le personnel agit en pleine conformité avec les lois locales, respecte les exigences des contrats/attributions et des donateurs, et se conforme aux politiques et procédures opérationnelles standard de MSH.
- Surveiller et assurer la conformité.
- Diplôme d’études secondaires. Diplôme universitaire préféré.
- 2 à 4 ans d’expérience connexe.
- Une expérience avec des organisations internationales au Nigeria sera un atout supplémentaire.
- Personnalité chaleureuse avec de fortes compétences en communication.
- Connaissance des procédures administratives et administratives.
- Connaissance des ordinateurs et des applications logicielles pertinentes.
- Connaissance des principes et des pratiques de service à la clientèle.
- Capacité à accomplir des tâches et des activités de routine sur la base de pratiques et d’instructions établies.
- Approche logique et flexible pour résoudre les problèmes, en particulier lorsque vous travaillez sous pression.
Connaissances et compétences
- Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises
- Compétences téléphoniques
- Communication verbale
- Compétences Microsoft Office
- Ecoute, Professionnalisme
- Orientation client, organisation
- Informer les autres
- Gère la pression
Compétences
- Compétences en communication verbale et écrite
- Présentation personnelle professionnelle
- Orientation service client
- Gestion de l’information
- Organisation et planification
- Attention au détail
- Initiative
- Fiabilité
- Tolérance au stress
- Capacité à se déplacer si nécessaire.
ans, les approches de gestion et d’analyse des données et soutenir l’achèvement des livrables de S&E.
L’assistance technique à la gestion des connaissances comprend : soutenir le développement de produits de gestion des connaissances, effectuer des examens de la qualité, maintenir un référentiel de produits de connaissances, soutenir la diffusion des produits de connaissances.
Le soutien technique du programme d’apprentissage comprend : le soutien au développement de produits d’apprentissage, la conduite d’examens de la qualité, la maintenance d’un référentiel de produits de connaissance, le soutien à la diffusion des produits d’apprentissage.
L’assistance technique en matière de reporting comprend : l’assistance au développement de produits de reporting, la conduite d’examens de qualité, la maintenance d’un référentiel de produits de reporting, le soutien à la diffusion de produits de reporting.
Servir de point de contact clé pour l’équipe REMF du siège social afin de coordonner et d’assurer la fourniture efficace et efficiente d’un soutien à la gestion et aux opérations à l’équipe REMF.
Soutien au programme de l’équipe REMF
Servir de point de contact principal pour l’équipe REMF du siège social/MTaPs concernant les demandes de services, les questions, les besoins ou les défis liés au portefeuille REMF du pays
Aider le directeur de pays à anticiper, traiter et, si nécessaire, aggraver les problèmes de mise en œuvre et d’exploitation du projet liés au portefeuille REMF, qui comprend le suivi/évaluation, la gestion des connaissances, le programme d’apprentissage et les rapports.
Assistance technique pour le suivi et l’évaluation
Gérer et soutenir la mise en œuvre de haute qualité et en temps opportun des fonctions de suivi et d’évaluation pour le projet, y compris guider la mise en œuvre de haute qualité du PMP, y compris la collecte de données et préparer les performances du projet et les rapports de données de manière régulière, trimestrielle et annuelle sur les résultats du DEV et autres requis systèmes/outils.
S’assurer que les outils et systèmes de collecte de données appropriés sont en place et sont utilisés correctement par le personnel et les partenaires pour collecter les données requises et précises pour la performance, le suivi et l’évaluation.
Aider à programmer des tableaux et d’autres produits d’ affichage/de visualisation de données , et promouvoir un accès facile à ces produits, et extraire activement les données pour des analyses personnalisées de haute qualité pour les équipes de programme.
Fournir des analyses statistiques d’examen interne et effectuer des analyses de données quantitatives et qualitatives, sur demande
Opérationnaliser la stratégie DQA définie pour le programme MTaPS.
Superviser et gérer le système d’information et la base de données de gestion de projet (comme DEV RESULTS)
Sélectionner des indicateurs et fixer des objectifs d’indicateurs pour les programmes de pays et de portefeuille chaque année
Participer aux visites/forums de suivi du programme avec d’autres membres du personnel du MTaP si nécessaire.
Veiller à ce que tout le personnel concerné du projet connaisse et respecte les directives et les exigences de suivi et d’évaluation des bailleurs de fonds et du gouvernement.
Examiner et analyser en permanence les données collectées et conseiller la direction du programme sur les révisions de programme nécessaires.
Maintenir les procédures opérationnelles standard sur le S&E pour le projet
Contribuer aux ébauches des livrables de suivi et d’évaluation et des sections de livrables, y compris les plans de travail, les rapports trimestriels, les rapports annuels, les diapositives et d’autres produits/rapports techniques ; fournit un support de formatage et d’édition pour tous les produits de S&E
Assistance technique en gestion des connaissances
Contribuer aux ébauches des livrables de gestion des connaissances et des sections de livrables, y compris les plans de travail, les rapports trimestriels, les rapports annuels, les diapositives et autres produits/rapports techniques ; fournit un support de formatage et d’édition pour tous les produits
Soutenir le développement de produits de connaissance pour le projet MTaPS pendant son existence au sein de MSH, notamment :
Soutenir le développement de produits de connaissance tels que des notes techniques, des rapports et des présentations pour des publics ciblés
Gérer la production et la diffusion de produits de connaissance en coordination avec le personnel technique, national, éditorial et de communication
Effectuer des examens de la qualité du contenu et des mesures correctives (nettoyage)
Diffuser les produits de connaissance à des publics ciblés via des plateformes internes et externes
Maintenir un référentiel des produits de connaissance développés par le programme
Le partage des connaissances
Présenter les connaissances techniques, les réalisations et les succès du programme
Réaliser le développement de contenu et la diffusion des échanges de connaissances techniques
Développer des présentations pour des conférences, des ateliers et des webinaires
Planifier et organiser des salons de partage des connaissances et des événements de diffusion
Support technique du programme d’apprentissage
Point de contact principal pour le programme d’apprentissage du pays et contribution aux ébauches des livrables du programme d’apprentissage du pays et des sections de livrables, y compris les plans de travail, les rapports trimestriels, les rapports annuels, les diapositives et d’autres produits/rapports techniques ; fournit un support de formatage et d’édition pour tous les produits
Assistance technique pour les rapports
Coordonner et contribuer aux ébauches des livrables de rapport, y compris les rapports trimestriels, les rapports annuels, les diapositives ; fournit un support de formatage et d’édition pour tous les produits de reporting
Collaboration entre MTaP et MSH
Participer aux réunions et initiatives MTaPS et MSH au besoin
Participer aux processus, cours et initiatives requis par MSH au besoin (par exemple, examens annuels et certifications)
FORMATION MINIMALE REQUISE
Requis : Baccalauréat en santé publique ou en statistiques, démographie, économie ou domaine connexe avec certificat supérieur en S&E, statistiques ou économie. Affaires, développement international ou autre domaine pertinent
Préféré : Maîtrise en santé publique ou dans un domaine connexe préféré.
EXPÉRIENCE MINIMALE REQUISE
Requis : Au moins six (6) ans d’expérience professionnelle avec un baccalauréat en soutien à des projets de santé ou de développement dans des pays en développement ou quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente avec une maîtrise. Connaissance des programmes, réglementations et exigences financés par le gouvernement américain et non financés par le gouvernement américain. Une expérience dans la mise en œuvre d’activités liées à la santé mondiale et au renforcement du système de santé est préférable. En outre, il / elle doit avoir 4 ans d’expérience technique dans le suivi, l’évaluation, l’analyse de données, la gestion des connaissances, l’apprentissage et l’établissement de rapports.
Préféré : 4 ans et plus de succès et d’expérience démontrés dans le soutien et la gestion de projets à l’étranger sont particulièrement pertinents. Expérience de travail directe sur des projets à l’étranger préférée. Expérience démontrée, pertinente et connexe en gestion de projets et en développement des affaires.
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
Obligatoire:
Solides compétences analytiques et organisationnelles démontrées par la capacité de travailler à la fois de manière autonome et au sein d’une équipe.
Vaste expérience dans l’utilisation et la gestion des systèmes d’information sur la santé (ex : DHIS2 ou DEV Results)
Vaste expérience dans Power BI et/ou logiciel d’analyse
Capacité démontrée à évaluer les priorités et à gérer une variété d’activités avec une attention aux détails. Nécessite de solides compétences en conceptualisation, facilitation et planification.
Capacité à contribuer aux ébauches de livrables et de sections de livrables, y compris les plans de travail, les rapports trimestriels, les rapports annuels, les diapositives et autres produits/rapports techniques ; fournit un support de formatage et d’édition pour tous les produits
Expérience dans la gestion des activités financées par l’USAID. Compréhension de l’USAID et des missions sur le terrain ; Publics, tendances et exigences de l’USG.
Expérience avec des programmes soutenus par des agences et fondations internationales non gouvernementales et internationales, telles que le DFID, la Banque mondiale, l’OMS et la fondation Bill & Melinda Gates, de préférence.
Excellentes compétences interpersonnelles, compétences en présentation écrite et orale. Excellentes compétences en communication interculturelle et en écoute active.
Capacité démontrée à réussir dans un environnement de développement commercial dynamique et rapide.
Maîtrise de l’anglais (oral et écrit) hautement requis
COMPÉTENCES
Partage d’informations, gestion et mesure des résultats de travail,
Négociation, établissement de priorités, sens des affaires, compétences en supervision
En lien avec les compétences clés de MSH :
Adaptabilité, communication, résolution de problèmes, créativité et innovation, qualité et rapidité du travail, qualité du travail et relations d’équipe
EXIGENCES PHYSIQUES
Certains voyages nationaux et internationaux peuvent être nécessaires
POSTE 3/ Comptable d’Etat
Aperçu du projet
PMI-S est un projet phare PMI/USAID sur cinq ans mis en œuvre par un consortium dirigé par MSH. Le projet soutient le gouvernement du Nigéria par le biais de ses agences aux niveaux fédéral, étatique, LGA et communautaire pour réduire la mortalité des moins de cinq ans et la mortalité maternelle en fournissant des services de qualité pour la gestion du paludisme, ses complications et sa prévention. Le projet PMI-S se concentre sur le renforcement des capacités du Programme national d’élimination du paludisme (NMEP) et des Programmes d’État d’élimination du paludisme (SMEP) pour la mise en œuvre du Plan stratégique national de lutte contre le paludisme 2014-2020
Résumé du travail
Sous la supervision générale du directeur des finances et de l’administration (DFA) -PMI , le comptable sera chargé d’aider le comptable principal / directeur des finances de l’État à protéger les actifs (financiers et physiques) de MSH et, en fin de compte, le gouvernement américain ou d’autres donateur contre la fraude, la perte ou l’abus. Le comptable sera chargé de s’assurer que tout argent dépensé sur le terrain est effectué conformément aux principes comptables généralement reconnus, à la politique de MSH et à tout principe de coût imposé par l’organisme donateur. Le comptable connaîtra et respectera les normes d’intégrité de l’approvisionnement de MSH dans toutes les activités.
Principales activités/responsabilités
- Préparer les bons de paiement.
- Coder correctement toutes les transactions.
- Contrôlez et saisissez toutes les dépenses de la petite caisse.
- Paiement des dépenses, y compris les indemnités journalières et le transport des participants lors des activités sur le terrain.
- Préparer et contrôler les avances.
- Assurez-vous que les soldes des portions inutilisées des avances sont déposés dans le compte MSH.
- Préparer les bordereaux de dépôt pour les espèces à déposer sur le compte bancaire.
- Rapprochez les avances, y compris l’examen des reçus, le codage des dépenses sur le bon général et la saisie dans QuickBooks.
- Tenir à jour les fichiers comptables.
- Assurer le suivi des avances impayées et assurer un rapprochement en temps opportun.
- Maîtriser les consommations du projet (pétrole, électricité, eau, téléphone).
- Participer à l’amélioration du système comptable et du système de contrôle interne.
- Créer tous les rapports financiers demandés par le superviseur.
- Préparation et dépôt des formulaires pour les paiements des impôts et de la sécurité sociale.
- Autres tâches à la demande du superviseur.
- Assurez-vous que les paiements sont traités avec précision, en temps opportun et en toute sécurité (afin de minimiser l’exposition au risque de MSH).
- Veiller à ce que les pratiques de trésorerie dans le pays minimisent l’exposition de trésorerie de MSH.
- Veiller à ce que les entrées soient saisies dans le système financier avec précision et en temps opportun.
- S’assurer que les activités comptables de fin de mois et d’année sont effectuées avec précision et conformément aux politiques et procédures de MSH.
- Veiller à ce que des systèmes soient en place dans le pays pour s’assurer que les opérations sont gérées et que le personnel agit en pleine conformité avec les lois locales, respecte les exigences des contrats/attributions et des donateurs, et se conforme aux politiques et aux procédures opérationnelles standard de MSH.
- Des systèmes sont en place pour s’assurer que les membres du personnel appropriés connaissent et comprennent les lois, les contrats/attributions et les exigences des donateurs, ainsi que les politiques et procédures de MSH.
- Surveiller et assurer la conformité.
- Les responsabilités et devoirs sont donnés à titre indicatif et sont susceptibles d’être modifiés pour répondre aux besoins du projet, de l’organisation et du donateur.
- Baccalauréat et 3 à 5 ans d’expérience ou Master et 0 à 2 ans d’expérience en comptabilité/finance.
- Connaissance des programmes, réglementations et exigences financés par le gouvernement américain.
- Expérience ou compréhension des principaux aspects de la comptabilité.
- Expérience avec des projets du gouvernement américain utile, mais pas obligatoire.
- Maîtrise des programmes Microsoft Office, en particulier des feuilles de calcul Excel.
- Expérience dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité (QuickBooks de préférence).
- Compréhension des principes de base du contrôle de trésorerie, de la gestion des actifs et du rapprochement bancaire.
- Faire preuve d’un bon jugement et d’un bon « bon sens » financier.
Connaissances et compétences
- Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises, y compris parler, écrire, comprendre et lire et la capacité de mener des affaires en anglais.
- Excellentes capacités de communication.
- Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles avec une perspective axée sur le service.
- Compétences avancées en matière de rapports.
- Compétences informatiques, y compris la maîtrise des applications de la suite Microsoft Office (feuilles de calcul Excel, traitement de texte et courrier électronique, ainsi qu’une expérience de saisie de données).
Compétences
- Capacité à travailler sous pression.
- Capacité à travailler de manière autonome, à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais.
- Capacité à travailler en équipe Une connaissance approfondie des règles et réglementations de l’USAID et une expérience des projets du gouvernement américain utiles.
- Compréhension des principes du contrôle de la trésorerie et de la gestion des actifs, et doit être en mesure d’effectuer des rapprochements de comptes précis et en temps opportun.
- Capacité à suivre les politiques et procédures de MSH et des donateurs en matière d’approvisionnement et de documentation, et à garantir une documentation comptable adéquate pour une piste d’audit appropriée.
