Management Sciences for Health (MSH) recrute pour ces 03 postes (16 Juin 2023)

Aperçu

Le spécialiste a la responsabilité principale de s’assurer que l’approvisionnement et les opérations du Fonds mondial MSH contre le paludisme au Nigeria fonctionnent de manière efficace et efficiente, et s’alignent pour soutenir la réalisation des résultats du projet et les attentes des clients.

Responsabilités

Responsabilités générales

• Développer et exécuter des systèmes de gestion des opérations réactifs et appropriés (pour la gestion de bureau, l’approvisionnement local, la gestion de la flotte et la logistique, l’administration des consultants et des sous-traitants, etc.) conformément aux lois et réglementations locales, aux politiques et procédures opérationnelles standard de MSH et aux exigences des donateurs.
• Diriger et gérer les fonctions opérationnelles en alignant le personnel et les systèmes sur les projets nationaux et les ressources disponibles afin de fournir un soutien et des services administratifs opportuns, rentables et de haute qualité à tous les projets et activités MSH basés dans les pays.
• Veiller à ce que tous les projets MSH dans le pays reçoivent un soutien équitable, efficace, rapide, rentable et de haute qualité en matière de gestion financière, de comptabilité, d’exploitation et d’administration pour tous les projets MSH dans le pays, en pleine conformité avec les lois locales et les ressources disponibles. , et dans un environnement avec des contrôles internes adéquats, le respect des réglementations relatives aux contrats/adjudications, les politiques MSH et les procédures opérationnelles standard.
• Participer aux réunions de routine de l’équipe de gestion et assister à d’autres réunions pertinentes pour les activités opérationnelles, y compris les réunions de l’équipe de soutien aux opérations (OST) du pays.
• Coordonner l’exécution des opérations internes/externes, des examens financiers ou des programmes ou des audits, et assurer un suivi en temps opportun des conclusions et recommandations d’examen ou d’audit qui sont pertinentes pour les opérations, en collaboration avec l’OST.
• Coordonner et collaborer avec le responsable des opérations / les OSP et l’OST du pays pour résoudre les problèmes d’opérations en suspens, les questions et les demandes d’assistance aux opérations du siège social. Communiquer avec d’autres parties basées au siège de MSH (groupes, projets, bureaux d’entreprise), selon les besoins, pour assurer une consultation et une notification appropriées des informations et des problèmes importants.

Opérations

• Veiller à ce que des systèmes de contrôle interne solides soient en place et à ce que le code de conduite de MSH et la pratique de tolérance zéro de MSH soient bien compris par tout le personnel du pays.
• Aider le représentant/chef de pays à mener des évaluations régulières et approfondies des risques dans le pays et à surveiller le succès des activités d’atténuation et de contrôle des risques.
• Assurer une séparation appropriée des tâches dans toutes les activités d’approvisionnement et de paiement dans tous les bureaux MSH du pays.
• Superviser la gestion des biens et des actifs, y compris la tenue des inventaires et des registres des actifs.
• Superviser l’obtention de l’assurance locale au besoin, l’inspection, l’immatriculation et les opérations pour tous les véhicules MSH dans le pays.
• Veiller à ce que des systèmes soient en place dans le pays pour garantir que les opérations sont gérées et que le personnel agit en pleine conformité avec les lois locales, respecte les exigences des contrats/attributions et des donateurs et se conforme aux politiques et procédures opérationnelles standard de MSH. Des systèmes sont en place pour :
• Veiller à ce que les membres du personnel appropriés connaissent et comprennent les lois, les exigences en matière de contrats/attributions et des donateurs, ainsi que les politiques et procédures de MSH
• Surveiller la conformité

Approvisionnement

• Superviser les achats de toutes les fournitures et services, y compris les devis d’approvisionnement à l’aide du formulaire de demande de devis ; préparer le démarchage des fournisseurs ou les feuilles de sélection ; préparer les bons de commande locaux; et vérifier les livraisons, la qualité des marchandises et les factures.
• Consolider et gérer le plan d’approvisionnement du pays et assurer sa mise en œuvre.
• Tenir à jour un outil de suivi des achats pour tous les biens et services à acquérir.
• Effectuer des examens des dossiers d’approvisionnement pour tous les documents d’achat pour une référence facile, y compris des copies des demandes d’achat, des devis, des bons de commande, des bons de livraison et des factures.
• Identifiez les fournisseurs de biens et de services destinés à l’utilisation de MSH (y compris le matériel de bureau, les services informatiques, les communications, les coursiers, les transports, les services de garde, les fournisseurs d’hôtels, etc.) et mettez à jour la liste des fournisseurs pour l’achat de fournitures et de services. Gérer toutes les relations avec les fournisseurs.
• S’assurer que le processus d’approvisionnement, les paiements et la documentation sont terminés en temps opportun et que les livrables sont acceptés par le projet
• Émettre des ententes et négocier les tarifs des services locaux, par délégation autorisée et selon la politique établie.
• Gérer le processus de préqualification des fournisseurs pour établir des accords à long terme avec des fournisseurs et des hôtels préqualifiés pour des services récurrents

Gestion des installations

• Gérer les bureaux et les installations de MSH pour assurer un environnement de travail sûr, efficace et approprié pour tout le personnel.
• Gérer les services généraux du bureau, y compris les gardes, les services de nettoyage, etc.
• Gérer les services d’information.
• Superviser la gestion des biens et des actifs.

Gestion de flotte

• Superviser l’assurance, l’inspection, l’immatriculation et les opérations pour tous les véhicules MSH dans le pays.
• Gérer et planifier l’entretien des véhicules
• Embauchez et formez des chauffeurs et surveillez les performances
• Analyser et surveiller l’utilisation et les normes des véhicules et du carburant et signaler tout problème
• Planifier l’utilisation de la flotte conformément aux politiques de MSH

Gestion de la logistique

• Coordonner et superviser les paiements de voyage et la logistique pour tous les voyages MSH dans le pays.
• Gérer et surveiller l’hébergement, le transport, les indemnités journalières et les paiements associés, y compris ceux liés à la formation des participants, aux voyages d’étude, aux événements dans le pays et aux ateliers.
• Définissez des politiques et des tarifs journaliers locaux et assurez la conformité et les normes.

Qualifications

• Minimum d’un baccalauréat en administration des affaires, gestion financière, comptabilité ou autre discipline pertinente ou expérience équivalente
• Minimum de 7 ans d’expérience dans la gestion des opérations de programmes de santé ou de développement dans les pays en développement
• Au moins 5 ans d’expérience significative en gestion des opérations, de préférence au Nigeria
• Connaissance approfondie des programmes, réglementations et exigences financés par le Fonds mondial et le gouvernement américain.
• Succès et familiarité démontrés au Nigeria
• Compétences analytiques
• Compétences organisationnelles
• Capacité démontrée à travailler à la fois de manière autonome et au sein d’une équipe
• Capacité d’évaluer les priorités et de gérer une variété d’activités avec une attention aux détails
• Solides compétences en conceptualisation, facilitation et planification
• Posséder une excellente réputation professionnelle
• Aptitudes démontrées pour les relations interpersonnelles, écrites et orales
• Excellentes compétences en communication interculturelle et en écoute active. Solide compréhension des réglementations et des procédures administratives de l’USG dans la mise en œuvre des projets soutenus par les donateurs requis
• Familiarité avec les autres donateurs et leurs exigences
• Maîtrise de l’anglais et de la langue dominante du Nigéria.

Aperçu

Le spécialiste des opérations est chargé d’assurer le bon fonctionnement de la logistique fournie par l’unité des opérations en fournissant un soutien administratif. Il / elle travaille avec le spécialiste principal des opérations et des achats pour organiser les réservations d’hôtel et de compagnie aérienne, fournir une assistance au personnel ayant besoin de visas, aider les expatriés et les TCN à obtenir des visas de résident nigérian, coordonner l’agencement des matériaux et des équipements comme spécifié dans les profils d’activité et fournir une assistance pour assurer que les expéditions vers les projets soient dédouanées en temps opportun. Il / elle est responsable de s’assurer que les fonctions opérationnelles et administratives soutiennent la mise en œuvre rapide et efficace de la portée technique des travaux du projet.

Responsabilités

• Organiser un hôtel pour le personnel nigérian, les participants et les consultants qui viennent à Abuja pour des missions
• Organiser un hôtel pour le personnel de TDY venant aider les équipes du Nigeria
• Aider le personnel à obtenir des visas pour les voyages internationaux
• Aider à organiser des voyages internationaux et locaux
• Prévoyez des téléphones et des modems Internet pour TDY et le nouveau personnel, selon le cas.
• Fournir une assistance et un suivi aux expatriés et aux ressortissants de pays tiers pour l’obtention de visas de résident nigérian
• Aider à organiser l’expédition des biens et de l’équipement chaque fois que nécessaire et s’assurer que la liste de colisage, les lettres de transport et les documents d’exportation, le cas échéant, sont préparés et s’assurer que les détails d’expédition sont communiqués par écrit rapidement au destinataire
• Gestion du calendrier, s’assurer que les salles de conférence sont réservées et la logistique des réunions/conférences/activités et s’assurer de mettre à jour les dossiers régulièrement
• Aménager des espaces pour les nouveaux employés en s’assurant que la disponibilité des bureaux, des chaises, etc. est prête à être utilisée le jour du début
• Inventaire et gestion des actifs
• Coordonner les profils d’activité approuvés en s’assurant que le matériel, l’équipement, etc. requis pour l’activité sont organisés et prêts pour l’activité
• Coordonner l’approvisionnement et l’engagement des fournisseurs de biens et de services.
• Coordonner les services de restauration pour les fonctions officielles à l’intérieur et à l’extérieur du bureau
• Le suivi avec les entrepreneurs pour s’assurer que le service et l’entretien appropriés des génératrices, des photocopieurs, des climatiseurs, etc. sont effectués en temps opportun.
• Assurer la liaison avec les entrepreneurs de sécurité et de gardes pour s’assurer qu’une visite de supervision externe sur les gardes de sécurité est effectuée périodiquement.
• Assurer la liaison avec les bureaux extérieurs sur les besoins, les problèmes et les activités sur lesquels ils sont traités au fur et à mesure qu’ils émanent.
• Fournir et assurer des conseils logistiques pour la livraison des articles aux bureaux extérieurs et aux installations, selon le cas.
• Superviser l’assistant aux opérations pour s’assurer que le marquage et l’image de marque des actifs MSH sont effectués.
• Aider à l’approvisionnement, clarifier les spécifications, analyser les devis et demander l’approbation, en s’assurant que les achats sont effectués conformément aux spécifications approuvées, au prix, à la quantité et à la qualité inclus.
• Assurer la liaison avec le personnel du bureau d’Abuja (informatique, finances, opérations, transport et logistique et technique) pour trier les besoins identifiés dès que possible.
• Assurer la liaison avec les FAA pour assurer la remise des journaux de maintenance sur lesquels les instructions spécifiques sont rectifiées pour prévenir la panne des actifs MSH.
• Assurer le suivi des entrepreneurs pour s’assurer que les ententes sur le point d’expirer sont renouvelées en temps opportun.
• Préparer un rapport d’avancement mensuel qui vise à signaler les problèmes résolus, en suspens et nouveaux pour tous les bureaux extérieurs.
• Suivi avec le spécialiste principal des opérations et de l’approvisionnement, le personnel technique de la FAA pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
• Superviser l’administration et la logistique du bureau en l’absence du spécialiste principal des opérations et de l’approvisionnement.
• Assurer la liaison avec les unités pour assurer l’utilisation, l’entretien et la réparation appropriés des installations et des équipements, tels que les générateurs, les véhicules, les communications, les unités informatiques et les périphériques, les équipements vidéo et audio, les autres équipements de bureau, les climatiseurs et les radiateurs.
• Soutenir la gestion de l’unité de transport et superviser l’assistant aux opérations dans les arrangements et les approbations de voyages aériens internationaux et nationaux.
• Superviser la réceptionniste.
• Soutenir tous les achats locaux et régionaux selon le seuil défini et maintenir des systèmes de suivi et de documentation qui faciliteront les futures exigences de traitement, de paiement et d’audit.
• Exécuter d’autres tâches et responsabilités assignées par le spécialiste principal des opérations et de l’approvisionnement.

Qualifications

• Baccalauréat en administration des affaires ou autres disciplines pertinentes
• 4 ans d’expérience opérationnelle
• Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises
• Capacité d’apprendre des procédures de programme complexes.
• Bonnes compétences en dactylographie. Bonnes compétences en rédaction et rédaction de mémos.
• Familier avec les moteurs de recherche Internet et capable d’entreprendre des recherches en arrière-plan sur des tâches bien définies
• Capable de travailler de manière autonome en gérant les priorités et la charge de travail dans le cadre du calendrier général de travail, des instructions et des pratiques normalisées
• Prend des initiatives et peut commencer/achever des tâches avec une direction de base
• Excellentes connaissances en informatique. Maîtrise de Word, Excel, Outlook, PowerPoint et connaissance de Photoshop. Apprendre et maîtriser le système de gestion de l’entreprise (Applied) et d’autres logiciels ou sites Web de support, au besoin
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à organiser des projets en cours, en cherchant des moyens de devenir plus efficace dans l’exécution des tâches
• Recherche constamment des moyens d’aider à soutenir

Compétences

• Compétence démontrée pour évaluer les priorités et gérer une variété d’activités dans un environnement sensible au facteur temps et respecter les délais avec une attention aux détails et à la qualité
• Solides compétences en bureautique et en organisation
• Capacité démontrée à travailler en tant que membre efficace d’une équipe dans un environnement complexe et en évolution rapide
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée à interagir de manière professionnelle avec du personnel, des clients et des consultants de cultures diverses.

Aperçu

L’associé aux opérations est chargé d’assurer le bon fonctionnement de la logistique fournie par l’unité des opérations en fournissant un soutien administratif. Il / elle travaille avec le spécialiste principal des opérations et des achats pour organiser les réservations d’hôtel et de compagnie aérienne, fournir une assistance au personnel ayant besoin de visas, aider les expatriés et les TCN à obtenir des visas de résident nigérian, coordonner l’agencement des matériaux et des équipements comme spécifié dans les profils d’activité et fournir une assistance pour assurer que les expéditions vers les projets soient dédouanées en temps opportun.

Responsabilités

• Organiser un hôtel pour le personnel nigérian, les participants et les consultants qui viennent à Abuja pour des missions
• Organiser un hôtel pour le personnel de TDY venant aider les équipes du Nigeria
• Aider le personnel à obtenir des visas pour les voyages internationaux
• Aider à organiser des voyages internationaux et locaux
• Prévoyez des téléphones et des modems Internet pour TDY et le nouveau personnel, selon le cas.
• Fournir une assistance et un suivi aux expatriés et aux ressortissants de pays tiers pour l’obtention de visas de résident nigérian
• Aider à organiser l’expédition des biens et de l’équipement chaque fois que nécessaire et s’assurer que la liste de colisage, les lettres de transport et les documents d’exportation, le cas échéant, sont préparés et s’assurer que les détails d’expédition sont communiqués par écrit rapidement au destinataire
• Gestion du calendrier, s’assurer que les salles de conférence sont réservées et la logistique des réunions/conférences/activités et s’assurer de mettre à jour les dossiers régulièrement
• Organiser des espaces pour les nouveaux employés en s’assurant que la disponibilité des bureaux, des chaises, etc. est prête à être utilisée le jour du début
• Coordonner les profils d’activité approuvés en s’assurant que le matériel, l’équipement, etc. requis pour l’activité sont organisés et prêts pour l’activité
• Coordonner les services de restauration pour les fonctions officielles à l’intérieur et à l’extérieur du bureau
• Autres tâches à la demande du superviseur

Qualifications

• Baccalauréat et/ou expérience pertinente équivalente
• Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives et peut commencer/achever des tâches avec une direction de base.
• Capacité d’apprendre des procédures de programme complexes.
• Bonnes compétences en dactylographie. Bonnes compétences en rédaction et rédaction de mémos. Bonnes compétences informatiques avec une bonne connaissance des logiciels d’application couramment utilisés
• Familier avec les moteurs de recherche Internet et capable d’entreprendre des recherches en arrière-plan sur des tâches bien définies
• Capable de travailler de manière autonome en gérant les priorités et la charge de travail dans le cadre du calendrier général de travail, des instructions et des pratiques normalisées
• Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral
• Excellentes connaissances en informatique. Maîtrise de Word, Excel, Outlook, PowerPoint et connaissance de Photoshop. Apprendre et maîtriser le système de gestion de l’entreprise (Applied) et d’autres logiciels ou sites Web de support, au besoin
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à organiser des projets en cours, en cherchant des moyens de devenir plus efficace dans l’exécution des tâches
• Recherche constamment des moyens d’aider à soutenir.