Management Sciences for Health (MSH) recrute pour ce poste (28 Janvier 2023)

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

Direction financière:

• Diriger le processus d’élaboration du budget annuel du programme qui comprend la gestion du plan de travail annuel, des budgets de la durée de vie du projet et des activités et la garantie de la conformité des dépenses du programme avec les budgets approuvés ; assurer la cohérence, l’ inclusion et l’exactitude des coûts et qu’ils sont conformes à la politique et aux pratiques convenues, et travailler avec le personnel pour élaborer des budgets pour les activités techniques si nécessaire. Réviser le budget global et les sous-budgets selon les besoins tout au long de l’année du plan de travail.

• Maintenir des systèmes de suivi et de suivi du budget du programme qui incluent des données financières et contractuelles. Fournir des analyses de pipeline de routine à la COP et à l’USAID. Fournir également tous les rapports ad hoc demandés par l’USAID. En outre, effectuer une analyse financière de routine sur les dépenses du programme, documenter et surveiller la performance globale, analyser les tendances, identifier les lacunes pour assurer une gestion de projet efficace et saine.

• Responsable de la coordination des activités de gestion des contrats. Travailler avec le personnel du programme, le siège social et les partenaires pour rédiger, gérer et surveiller la mise en œuvre des contrats. Fournir des rapports d’avancement de routine à l’équipe de gestion du programme.

• Agit en tant que chef de bureau local avec le siège de MSH pour la préparation des budgets et des amendements budgétaires à soumettre à l’USAID. La soumission au responsable de l’USAID doit être examinée par le responsable des contrats MSH ou le responsable principal des contrats avant la soumission.

• Surveiller les ajustements au budget annuel chaque fois que nécessaire.

• Coordonner les demandes de fonds mensuelles, basées sur le budget et les projections de trésorerie, pour s’assurer que le programme dispose de tous les fonds nécessaires pour les opérations.

• Examiner les bons de commande et s’entretenir avec le chef d’équipe pour approbation, avant l’émission des bons de commande pour l’approvisionnement du programme de biens et services commerciaux dans les limites convenues.

• Veiller à ce que tout le personnel du programme soit formé aux règles et règlements de l’USAID et au respect du contrat.

Gestion des subventions :

• Superviser les fonctions d’administration des subventions et des contrats. Superviser l’équipe de gestion des subventions pour le projet.

• Correspondre si nécessaire avec les bénéficiaires, les sous-traitants locaux et le siège social de MSH.

• Diriger la conception du programme de subventions ; faire des recommandations au chef de parti pour la sélection des instruments de subvention.

• Gérer le développement de la demande de candidatures ; déterminer les délais appropriés et l’étendue des travaux. Collaborer avec le Corporate Contract Office dans le développement et la révision de tous les modèles de subvention.

• Participer et être membre votant du comité de sélection. Préparer, présenter et négocier les subventions ; modifier au besoin.

• Documenter le processus par lequel les bénéficiaires sont sélectionnés pour les prix ; informe les candidats et les autres parties prenantes des décisions d’attribution.

• Mener des enquêtes préalables à l’attribution des bénéficiaires et compléter les plans de renforcement des capacités et les plans de surveillance de la conformité pour chaque bénéficiaire.

• Superviser le respect des termes et conditions des subventions. Fournir une assistance technique aux bénéficiaires pour renforcer leurs capacités.

• Surveiller la conformité des bénéficiaires avec les termes et conditions de la subvention et les politiques et procédures des bénéficiaires.

• Se tenir au courant, interpréter et fournir une formation et des conseils au personnel du projet et aux bénéficiaires sur toutes les réglementations et politiques des donateurs (y compris, mais sans s’y limiter, les circulaires A-110, A-122. Éduquer le personnel du programme et les bénéficiaires sur la conformité aux accords et les sujets opérationnels.

• Approuver les factures et les paiements aux bénéficiaires. Superviser tous les aspects de la clôture de la subvention.

Administration:

• Collaborer avec le chef de partie pour (a) s’assurer que les activités du projet et les opérations de gestion sont mises en œuvre conformément à la mission, aux valeurs et aux politiques de MSH, aux procédures opérationnelles standard et aux lois et réglementations locales, et (b) pour protéger la réputation de MSH – Financière , Intégrité contractuelle et politique.

• Soutenir le chef de parti dans la gestion du projet, en alignant le personnel, les systèmes et les autres ressources sur le plan de travail et le budget annuels afin de fournir des opérations et un soutien administratif opportuns, rentables, réactifs et de haute qualité dans le respect des lois locales et des ressources disponibles , et dans un environnement doté de contrôles internes adéquats, respectant les réglementations contractuelles, les politiques MSH et les procédures opérationnelles standard.

• Assurer la soumission en temps opportun des rapports administratifs et financiers au chef d’équipe et au bureau des opérations de l’entreprise, au besoin.

• Assurer la supervision administrative du personnel de soutien spécifique au projet et est responsable de la gestion de leur performance (y compris les résultats réguliers, les enregistrements, les évaluations formelles, la supervision formative, les récompenses, la formation, le coaching et le soutien au développement des carrières).

• En liaison avec l’équipe de direction du projet, coordonner, exécuter les examens ou audits financiers, opérationnels et de programme internes/externes, et assurer un suivi en temps opportun des conclusions et recommandations de l’examen ou de l’audit.

• Participer au développement et à la mise en œuvre du registre des risques du projet et prendre des mesures proactives pour atténuer les risques au sein des fonctions opérationnelles.

• Assumer la responsabilité de la gestion des risques et de la bonne gouvernance.