Management Sciences for Health (MSH) est une organisation mondiale à but non lucratif qui apporte des changements fondamentaux aux systèmes de santé afin de protéger les gens des maladies et d’améliorer leur santé. MSH collabore avec des partenaires locaux, du ministère à la communauté, pour renforcer et compléter les systèmes de santé existants. Depuis 1971, MSH a travaillé dans plus de 150 pays pour aider à assurer un accès durable, résilient et équitable à des soins de santé de qualité dans le monde entier.
OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE
Le responsable des opérations a pour responsabilité principale de veiller à ce que les opérations de MSH au Mali fonctionnent de manière efficace et efficiente afin de faciliter la réalisation des objectifs et attentes du projet.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales 30%
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Développer et exécuter de manière adaptée et responsable la gestion de bureau, les achats locaux, la gestion de flotte et de la logistique, des consultants et sous-traitants, etc. conformément aux lois et réglementations locales, aux politiques MSH, aux règles et procédures de MSH et des bailleurs.
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Veiller à ce que tous les projets MSH dans le pays reçoivent un soutien opérationnel et administratif équitable, efficace, rapide, et économique, dans le respect des lois locales et des ressources disponibles, et dans un environnement avec des contrôles internes adéquats, conformément aux lois et réglementations locales, aux politiques MSH, aux règles et procédures de MSH et des bailleurs.
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Participer aux réunions de routine de l’équipe de gestion des projets de MSH.
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Coordonner et collaborer avec le responsable des finances et de l’administration (Côte d’Ivoire) afin de résoudre les problèmes opérationnels en suspens, les questions et les demandes d’assistance pour les opérations au bureau pays.
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Préparer / rassembler la documentation précise et complète pour l’exécution des activités sur le terrain.
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Maintenir le minimum de petite caisse de bureau en veillant à ce que le rapprochement des comptes en espèces soit effectué au moins une fois par semaine
Achats et Opérations 30%
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Gérer l’achat de biens et services conformément aux exigences de MSH et des bailleurs.
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Aider à mener des évaluations de risque régulières et approfondies dans le pays.
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S’assurer que des systèmes sont en place pour garantir une gestion efficace et efficiente des opérations et ce en conformité totale avec les lois locales.
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Respecter les exigences des contrats / adjudications des donateurs et se conformer aux politiques et procédures standards de MSH.
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S’assurer que les fournisseurs sont payés à temps, conformément aux règles et procédures de MSH.
Gestion de la sécurité 15%
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Garantir le respect des procédures de sécurité de MSH Mali.
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S’assurer que les bureaux et les installations de MSH constituent un environnement de travail sûr, efficace, et approprié pour tout le personnel.
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S’assurer que les mesures de sécurité appropriées sont en place dans les bureaux et véhicules de MSH.
Gestion de la flotte 15%
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Superviser les activités d’assurance, d’inspection, d’immatriculation et d’exploitation de tous les véhicules MSH dans le pays.
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Gestion et planification de l’entretien des véhicules.
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Location et formation des chauffeurs et surveillance de leurs performances.
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Gestion des chauffeurs MSH.
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Analyser l’utilisation des véhicules et du carburant, et signalez les problèmes éventuels.
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Planifier l’utilisation de la flotte conformément aux politiques de MSH.
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Superviser et s’assurer que l’engagement du service de transport pour les voyages dans le pays des membres du personnel, des visiteurs et des consultants est conforme à la politique et aux procédures de MSH relatives à la location de véhicules.
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Mise en place et suivi du cahier de bord des véhicules.
Logistique et voyage 10%
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Coordonner la logistique des voyages du personnel de MSH dans le pays et en dehors du pays.
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Faire le suivi des achats des billets d’avion nationaux et internationaux ; fournir un soutien pour l’obtention des visas ; faire les réservations de transport et d’hébergement ; préparer des lettres d’invitation pour le personnel national et international et pour les voyages d’assistance technique à courte terme (STTA), les consultants locaux et le traitement des autorisations requises pour les voyages internationaux.
QUALIFICATIONS
Education : License en gestion de l’administration et des affaires, logistique, comptabilité ou un diplôme équivalent.
Expérience :
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion des opérations, logistique, de préférence au Mali.
- Une connaissance approfondie des programmes, des réglementations et des exigences des projets financés par le gouvernement américain serait un atout.
Connaissances et compétences
- Compétences analytiques.
- Compétences organisationnelles.
- Capacité démontrée à travailler de manière indépendante et en équipe.
- Capacité à évaluer les priorités et à gérer une variété d’activités en détails.
- Fortes compétences en conceptualisation, et planification,
- Excellente réputation professionnelle.
- Excellente présentation interpersonnelle, écrite et orale,
- Excellentes compétences en communication interculturelle et écoute active.
- Forte compréhension des réglementations et des procédures administratives du gouvernement américain dans la mise en œuvre des projets bénéficiant de l’aide de donateurs.
- Familiarité avec d’autres donateurs et leurs exigences.
- Le bilinguisme (anglais-français) serait un atout.
Demande physique : Capacité à voyager à l’intérieur du pays jusqu’à 40% du temps de travail pour soutenir les activités du programme.
