Management Sciences for Health (MSH) recrute pour ce poste (15 Avril 2023)

Description de l’emploi

• Identifier les fournisseurs de biens et de services conformément aux procédures d’approvisionnement de MSH et aux réglementations des donateurs.
• Négocier les conditions avec les fournisseurs telles que le prix, la qualité des marchandises, les délais, les attentes, etc.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs et les parties prenantes (demandeurs dans les divisions et les projets) concernant les mises à jour et les détails des spécifications, des exigences de qualité et de prix.
• Évaluer et comparer les biens et services pour déterminer celui qui répond le mieux aux besoins de l’organisation.
• Obtenir des biens au juste coût pour la qualité requise.
• Créez des bons de commande et comparez-les avec les demandes d’achat.
• Travailler en collaboration avec l’équipe des comptes fournisseurs pour analyser les factures afin d’assurer l’exactitude des biens et services livrés.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes de projet pour comprendre les détails des exigences d’approvisionnement.
• Aider à l’approvisionnement lorsque les pays ont un manque de personnel ou de connaissances
• Fournir des commentaires et des mises à jour proactifs en temps opportun aux équipes de projet et aux chefs de division sur l’avancement de leurs achats.
• Organiser des réunions régulières avec les parties prenantes pour dépanner, résoudre les problèmes techniques ayant une incidence sur la livraison en temps opportun des actions d’approvisionnement prévues.
• Responsable de l’achat de produits restreints pour le compte des programmes de pays.
• Examen régulier des performances passées des principaux transitaires en veillant à ce qu’il y ait un bon nombre de transitaires pour répondre aux besoins de fret international de MSH.
• Coordonner le flux des marchandises achetées à l’international du fournisseur à l’utilisateur final, c’est-à-dire les bureaux de pays. Mettre en place des trackers efficaces qui garantissent que les équipes sont tenues à jour.
• Coordonner avec les équipes d’approvisionnement locales dans la préparation en temps opportun des documents d’importation et des autorisations pour toutes les expéditions aériennes et maritimes.
• Assurer la gestion en temps opportun du transport pour les importations et les exportations.
• Travailler avec les transitaires, en veillant à l’intégrité des documents d’importation et d’exportation tels que la facture finale, la liste de colisage, la lettre de transport aérien, le connaissement.
• Vérifications de toutes les factures de fret.
• Examen en temps opportun des exceptions entre les demandes d’achat, les bons de commande et les reçus.
• Assurez une documentation solide de tous les achats et un classement centralisé mis à jour dans SharePoint.
• Assurer l’exactitude des bons de commande électroniques, c’est-à-dire un codage correct conformément aux procédures financières.
• Maintenir la connaissance des réglementations fédérales d’importation / exportation, des réglementations fédérales sur les acquisitions et de la conformité de MSH aux réglementations pour encadrer / former le personnel et assurer la conformité
• Assurer la conformité avec les politiques et procédures du gouvernement américain et de MSH.

• Veiller au respect des réglementations et normes d’approvisionnement.
• Assurer des vérifications de dédouanement régulières à 100 % effectuées contre tous les fournisseurs de biens et de services dans les pays assignés
• Assurer des réunions d’examen des activités avec les équipes d’approvisionnement du projet pour examiner la conformité et mettre en œuvre les améliorations et les meilleures pratiques.
• Fournir un soutien direct via des visites planifiées dans les pays et les opérations sur le terrain
• Élaborer des supports de formation ; fournir un encadrement et un mentorat au personnel délégué à l’exercice des fonctions d’approvisionnement.
• Former les agents d’approvisionnement sur le terrain aux politiques et pratiques d’approvisionnement de MSH
• Soutenir et gérer le déploiement et le déploiement des initiatives assignées et le déploiement des projets. c’est-à-dire la mise en œuvre de nouveaux systèmes et outils ERP dans les bureaux de pays MSH
• Diriger le mentorat du personnel F&A pour terminer le processus de délégation des signataires
• Soutenir les start-ups et les fermetures de pays

Requis : Baccalauréat ou expérience connexe équivalente

Préféré : Certifications en CIPS, ISM, CPM, formation ou certification Lean-Six Sigma et autres certifications pertinentes en matière d’approvisionnement/chaîne d’approvisionnement

EXPERIENCE MINIMALE REQUISE :

• Requis : 5 ans et plus d’expérience dans les achats et les opérations
• Préféré : Expérience en approvisionnement et en approvisionnement d’entreprise
• Préféré : 2 ans et plus d’expérience en ONGI, c’est-à-dire des projets financés par le gouvernement américain, le DFID et autres
• Maîtrise des programmes Microsoft Office, en particulier des feuilles de calcul Excel.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES  

• Connaissance des stratégies, tactiques, processus, procédures et systèmes d’approvisionnement et d’approvisionnement mondiaux.
• Expérience dans l’élaboration de politiques et de procédures
• Connaissance approfondie des réglementations fédérales en matière d’approvisionnement et des réglementations de l’USAID
• Maîtrise des systèmes d’approvisionnement et des outils d’approvisionnement.
• Expérience en supervision de personnel
• Techniques de négociation
• Compétences en renforcement des capacités/animation
• Des compétences multilingues telles que l’anglais, le français, l’espagnol ou autre sont un avantage supplémentaire.
• Expérience dans un environnement de travail interculturel.

COMPÉTENCES

• Adaptable, créatif, collaboratif et capable de penser stratégiquement.
• Pensée critique et expertise technique – utilise la logique et les méthodes pour résoudre des problèmes commerciaux complexes, voir les problèmes cachés, prendre des décisions efficacement sous pression.
• Axé sur les objectifs et axé sur les résultats – déplacer les obstacles, résoudre les problèmes difficiles et être orienté vers l’action.
• Développer et diriger les talents – coacher les employés pour améliorer les performances, encourager les tâches et les affectations extensibles.
• Penser numériquement – acquérir rapidement de nouvelles compétences et connaissances techniques, se familiariser et être à l’aise avec une gamme d’outils collaboratifs numériques.
• Agir comme un apprenant agile – connaissant les forces, les faiblesses et les limites personnelles, a un état d’esprit de croissance.
• Engagé dans l’amélioration continue et désireux de développer de nouvelles compétences au fil du temps.
• Forte orientation client vers les parties prenantes internes/externes
• Compétences irréprochables en négociation et en résolution de problèmes