Management Sciences For Health – MSH recrute (02 Novembre 2023)

L’assistant de bureau gérera l’organisation et le fonctionnement des opérations administratives quotidiennes du bureau de l’État. Il/elle coordonnera les services de soutien logistique de MSH fournis à tous les domaines du programme technique et fournira un soutien logistique à tous les projets MSH dans l’État en travaillant avec l’USAID et le GON pour récupérer les expéditions des douanes.

• Tenir l’inventaire (fournitures, articles, équipement) et les registres d’inventaire requis.
• Gestion des stocks, magasins et entrepôts.
• Codage des actifs et reporting d’inventaire.
• Sauvegarde des actifs/fournitures.
• Aider aux préparatifs des audits internes et externes, y compris en rassemblant la documentation pertinente sur les dossiers des véhicules/logistiques.
• Aider à organiser l’expédition des marchandises et de l’équipement chaque fois que nécessaire.
• Préparer les lettres de transport et les documents d’exportation, le cas échéant, et veiller à ce que les détails de l’expédition soient communiqués par écrit dans les plus brefs délais au destinataire.
• Renforcement des capacités des membres de l’équipe.
• Classer les demandes d’aide entrantes des utilisateurs finaux par téléphone et par courrier électronique de manière courtoise.

• Documentez toutes les informations pertinentes d’identification de l’utilisateur final, y compris le nom, le service, les coordonnées et la nature du problème ou de la question.
• Sous la direction de l’associé informatique PMI-S, aider à effectuer la maintenance préventive, y compris la vérification et le nettoyage des postes de travail, des imprimantes et des périphériques sur une base mensuelle (rapport mensuel du travail effectué soumis au responsable des finances et des opérations sur le terrain).
• Préparez le projecteur et les autres supports de présentation pour des présentations de qualité.
• Testez les correctifs pour vous assurer que le problème a été correctement résolu.
• Effectuer des suivis post-résolution pour les demandes d’aide.
• Se rendre dans les bureaux du site chaque fois que cela est nécessaire et résoudre les problèmes de manière indépendante dans la mesure du possible.
• Capacité à se déplacer 40% du temps dans divers bureaux de l’État.
• Veiller à ce que des systèmes soient en place dans le pays pour garantir que les opérations sont gérées et que le personnel agit en totale conformité avec les lois locales, adhère aux exigences des contrats/attributions et des donateurs, et se conforme aux politiques et procédures opérationnelles standard de MSH.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études secondaires. Diplôme universitaire préféré.

MINIMUM REQUIS

EXPÉRIENCE:                       

• 3 à 5 ans d’expérience professionnelle connexe auprès d’organisations internationales au Nigeria.
• Personnalité chaleureuse avec de fortes compétences en communication.
• Connaissance des procédures administratives et de bureau.
• Connaissance des ordinateurs et des applications logicielles pertinentes.
• Connaissance des principes et pratiques du service client.
• Capacité à travailler sur un standard.
• Approche logique et flexible pour résoudre les problèmes, surtout lorsque vous travaillez sous pression.

Connaissances et compétences:

• Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises
• Compétences téléphoniques
• Communication verbale
• Compétences Microsoft Office
• Ecoute, professionnalisme
• Orientation client, organisation
• Informer les autres
• Gère la pression

COMPÉTENCES :

• Compétences en communication verbale et écrite
• Présentation personnelle professionnelle
• Orientation vers le service à la clientèle
• Gestion de l’information
• Organisation et planification
• Attention au détail
• Initiative.