Malteser International recrute pour ce poste (17 Février 2023)

principales responsabilités

• Assurer la conformité totale avec les politiques de Malteser International, les réglementations des donateurs et la législation nationale dans tous les processus financiers et administratifs.
• L’officier des finances et de l’administration supervisera les opérations et les finances du bureau d’État.
• Superviser le bon fonctionnement et l’entretien de la base de terrain et signaler toute détérioration de l’état de la base de terrain en temps opportun à l’administrateur du programme.
• Veiller à ce que la sécurité dans la base soit une priorité essentielle. Cela vous oblige à fournir une formation sur la prévention et le contrôle des incendies aux gardes et au nettoyeur et à vous assurer que l’environnement au sein de la base sur le terrain est propre et bien géré et planifié pour minimiser les risques d’incendie.
• Assurez-vous que tout le personnel résidant dans la base est correctement logé et que les invités disposent également d’un logement adéquat.
• Gérer tous les actifs de Malteser International sur le terrain (inventaire), y compris les actifs appropriés et responsables.
• Superviser le bon fonctionnement des appareils de production d’électricité (générateurs, investisseurs et approvisionnement public en électricité) et documenter en conséquence dans le journal de bord respectif.
• Gérer les stocks de base terrain, (fiches de stock, demande de stock mensuelle, propreté, contrôle d’accès, etc.). Le formulaire d’autorisation du magasin (SRF) doit être utilisé pour le contrôle du carburant.

Personnel de la base de terrain :

• Gérer les cuisiniers, les nettoyeurs et les gardiens pour s’assurer que les activités essentielles de la base sont effectuées efficacement au quotidien et que le niveau de travail et de discipline est d’un niveau élevé, y compris la tenue d’un registre des présences et la garantie que les pratiques d’hygiène dans la préparation des aliments et stockage d’eau potable sont d’un niveau élevé.
• Recruter un journalier en réponse à l’absence de l’un des membres du personnel ci-dessus en étroite collaboration avec les RH à Maiduguri.
• Contribuer au développement de systèmes et d’approches qui améliorent la conformité du personnel de terrain aux pratiques de travail convenues et au suivi de ces pratiques de travail.
• Signalez toute plainte (interne et de la communauté) ou tout incident de travail inacceptable, etc. à l’administrateur du programme/AP (et si plus grave ou confidentiel directement au coordinateur de pays/CC).

Fonds de caisse / Bons :

• Effectuer une estimation mensuelle du coût des dépenses de base sur le terrain (NFI, frais de main-d’œuvre, frais de transport) et calculer le coût des rénovations mineures.
• Conservez et comptabilisez en toute sécurité l’argent qui sera utilisé pour la gestion de la base.
• Remettez mensuellement tous les bons et pièces justificatives connexes au service des finances de Maiduguri.

Contribution aux activités du projet :

• Collaborer étroitement avec le responsable WASH et l’agent de terrain de la construction pour s’assurer que les travaux de construction sont effectués conformément aux spécifications convenues.
• À la demande du CC ou des supérieurs hiérarchiques, représenter Malteser International lors de réunions avec les communautés locales ou les autorités.
• Assurez-vous que votre représentation est toujours hautement professionnelle et que les relations avec toutes les parties prenantes sont améliorées et développées.
• Assurer la mise en œuvre des réglementations et des procédures d’achat local, d’approvisionnement et de gestion de la logistique.
• Maintenir des opérations rigoureuses dans le bureau extérieur, en communiquant régulièrement avec le bureau de Maiduguri pour assurer le bon fonctionnement.
• Traiter les factures des fournisseurs.
• Tenir à jour les dossiers et les dossiers financiers.
• Tenir le registre des actifs.
• Soumettre les feuilles de temps du personnel pour le traitement de la paie.
• Préparer les demandes de fonds pour les frais de fonctionnement du bureau Malteser International Yola et les prestataires de services en temps opportun.
• Examiner toutes les demandes d’activité du personnel et de dépenses de voyage et anticiper les départs à la retraite pour traitement.
• Examiner soigneusement tous les rapports financiers des partenaires et assurer la collaboration avec le chef de projet pour assurer la cohérence entre le plan de travail et les dépenses déclarées.
• Préparer et soumettre un rapport financier mensuel et des documents au bureau de pays.
• Assurez l’optimisation des ressources, la transparence et la conformité de toutes les dépenses et assurez-vous que les dossiers sont correctement classés.
• Identifiez et signalez immédiatement toutes les préoccupations concernant la mauvaise gestion financière ou opérationnelle / la non-conformité par le personnel, les partenaires ou tout autre associé.
• Effectuer des vérifications ponctuelles des activités et des bureaux partenaires pour vérifier la conformité et l’optimisation des ressources.
• Assurer la mise à jour trimestrielle de l’inventaire.
• Soutenir les chefs de projet dans la préparation des budgets des partenaires et des demandes de fonds et dans la gestion générale des subventions.
• Participer activement aux réunions mensuelles de suivi budgétaire.
• Accompagnement dans les audits de projets, les audits internes et les audits légaux
• demande de trésorerie ; Aider à la collecte des besoins financiers pour le bureau chaque mois.
• Réunion de suivi budgétaire ; Examiner les allocations de financement pour permettre une orientation appropriée des programmes et un codage approprié.
• Assurer l’examen minutieux de l’intégralité des bons pour l’exactitude et la réception des marchandises avant le traitement pour le paiement
• S’assurer que toutes les transactions respectent la politique comptable de MI, les restrictions des donateurs et les principes comptables généralement reconnus.
• Rapprochement des soldes des livres de caisse et des comptes bancaires.
• Préparer les protocoles mensuels de contrôle de trésorerie (CCP) et les relevés bancaires (BSM).
• Remise en temps opportun du personnel PAYE Impôt et autres déductions.
• Traitement des transferts en ligne vers les fournisseurs, les travailleurs journaliers, les bénéficiaires et le personnel
• Soumet les mandats à la banque pour traitement.
• Assurer la documentation et le classement appropriés de tous les documents financiers.
• Collecte les reçus de crédit d’impôt du FIRS.
• Signaler au superviseur toutes les difficultés et informations pertinentes, ainsi que toutes les questions pertinentes concernant la sûreté, la sécurité et le succès du programme en temps opportun.
• Collaboration avec les RH du pays sur la soumission des feuilles de temps mensuelles et de la paie de tout le personnel de base
• Conserver et entretenir les caisses de petite caisse et respecter les règles et règlements de Malteser International et de ses donateurs.
• Aider à enregistrer toutes les dépenses dans le système de réservation Malteser International Finance.

Point Focal pour la Logistique du Bureau Hors Siège et Partenaires :

• Être une personne focale pour la gestion logistique du bureau de terrain en coordination avec le responsable du bureau de terrain et le département administratif.
• Veiller à ce que les procédures d’approvisionnement des partenaires soient menées de manière transparente et dans le respect de la politique de Malteser International et des donateurs. Effectuer des vérifications diligentes sur les fournisseurs et les partenaires en coordination avec le service administratif.
• Veiller à ce que les besoins logistiques du bureau extérieur soient satisfaits et identifier les problèmes de logistique pour le bureau extérieur et la coordination de la résolution avec les départements administratifs.
• Gérer les services publics et les fournitures du bureau de terrain.
• Assurez-vous que le rapport de la logistique, des stocks et des actifs est comptabilisé et signalé.
• S’assurer que les rapports requis pour les rapports logistiques sont mis à jour et soumis en temps opportun.

Ressources humaines:

• Coordonner avec le service administratif et assurer la liaison avec le service administratif au quotidien et en particulier avec les problèmes de ressources humaines du bureau extérieur et signaler les problèmes à l’administration en temps opportun.
• Signaler au superviseur toutes les difficultés et les informations pertinentes, ainsi que tous les problèmes pertinents concernant la sûreté, la sécurité, l’informatique et les fournitures et les questions de ressources humaines en temps opportun.

Conduite générale :

• Maintenir une atmosphère « client-friendly », sans jugement et solidaire des bénéficiaires quelle que soit leur origine, avec une attention particulière au respect du secret médical
• Participer au travail de bureau avec des collègues en tant que bon joueur d’équipe.
• Être un modèle actif envers la population cible, en adhérant à un comportement personnel et à un mode de vie sains.
• Maintenir une attitude de non-jugement et de soutien envers les collègues et les bénéficiaires, indépendamment de leur origine, de leur affiliation politique ou de leur religion.
• Assumer la responsabilité de représenter Malteser International auprès de la population locale, des autorités et des autres (I)ONG
• Adhérer et respecter les directives et codes de Malteser International
• Effectuer des tâches supplémentaires à la demande du superviseur.

Qualifications, compétences, connaissances et expérience requises

• Une qualification minimale de premier diplôme en comptabilité financière, en administration des affaires / gestion et une expérience de travail pertinente / domaine d’études
• Un diplôme de troisième cycle dans un domaine connexe et la possession d’une qualification professionnelle telle que l’ACA ou l’ACCA constituent un avantage supplémentaire.
• 3 à 4 ans d’expérience en finance ou dans des domaines connexes avec une expérience de travail dans un environnement d’organisation internationale.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles Maîtrise avancée de l’anglais à l’écrit et à l’oral, y compris la terminologie des affaires.
• Faire preuve d’un bon jugement et d’un bon « bon sens » financier.
• Capacité à créer et suivre des budgets.
• Comprendre les principes de documentation adéquate et d’audit et de performance nécessaires pour assurer la conformité de l’audit.
• Compétence avancée écrite et verbale en anglais, y compris la terminologie commerciale.

Compétences :

• Des qualifications supérieures dans un domaine connexe et une expérience de travail dans une organisation à but non lucratif seront un avantage.
• Engagement envers la précision et le souci du détail.
• Capacité de planifier, d’équilibrer et de faire face à des priorités concurrentes.
• Bonnes compétences en communication écrite et orale.
• Bon niveau informatique, y compris maîtrise de MS Office, en particulier des feuilles de calcul Excel.
• Capacité à gérer des équipes, initier et organiser le travail.
• Capacité à établir des priorités dans un environnement sensible au facteur temps et à respecter les délais.
• Excellentes compétences en communication, en relations interpersonnelles et en organisation.
• Capacité à travailler dans un environnement axé sur l’équipe tout en maintenant une charge de travail individuelle.
• Approche logique et flexible pour résoudre les problèmes, en particulier lorsque vous travaillez sous pression.
• Excellente maîtrise de l’anglais (écrit et oral) et solides compétences numériques.
• Bonne connaissance du contexte local et résidant de préférence dans le lieu du poste.