Malaria Consortium recrute pour ce poste (28 Juillet 2023)

Étendue des travaux

L’assistant de programme (AP), tout en relevant du DP et basé au bureau de pays, assurera la liaison avec les unités fonctionnelles de MC et les équipes PF/état pour atteindre les objectifs du projet. Le titulaire du poste fournira la gestion du programme, un soutien opérationnel et administratif à la préparation/livraison réussie des termes de référence (TdR), la livraison de la macro-planification, de la micro-planification, de la formation et de la coordination, de l’administration des médicaments et de la supervision formative, du S&E et des rapports de activités. Celles-ci peuvent impliquer des déplacements sur le terrain et un soutien direct/pratique, comme cela peut être nécessaire dans certains États et LGA.

Relations de travail clés

L’AP serait gérée hiérarchiquement par le PD et n’a pas de subordonnés directs. Cependant, il/elle travaillerait en étroite collaboration avec les équipes de PF aux niveaux des pays, des États et des LGA ; Unités fonctionnelles MC et assistants techniques (AT) selon les besoins.

Principales responsabilités

Appui à la gestion du programme (50 %) :

• Avoir toutes les versions des modèles et outils de gestion de programme de projet et s’assurer qu’ils sont distribués au nouveau personnel du projet lors de l’initiation.
• Suivre les versions des documents techniques et de gestion de projet du projet, y compris les termes de référence, les rapports, etc.
• Travailler avec l’équipe de S&E et documenter / archiver la version finale des résultats et réalisations du projet
• Développer une base de données pour tous les documents de projet, le remplissage, l’archivage et la facilité de récupération.
• S’assurer que tous les documents techniques du projet sont conformes au processus MC TA QA.
• Travailler avec les équipes ER et Ex Comms pour aider l’équipe de projet à rédiger des histoires de réussite et des rapports d’angle humain à partir de tous les sites du projet.

Soutien administratif  (30 %) :

• Conserver et suivre la correspondance interne de PD avec WCAPD.
• Planifiez, rédigez des procès-verbaux et stockez les rapports des réunions d’examen du projet et effectuez un suivi avec l’équipe de projet pour vous assurer que les documents informant les examens sont disponibles avant la réunion.
• Planifier et rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions opérationnelles / de coordination du projet (SMT, CMT, MMM, etc.) à tous les niveaux.
• Soutenir le DP pour élaborer le calendrier des échéanciers de projets internes, les horaires de voyage, les horaires de congé, etc.
• Tenir des registres de toutes les parties prenantes du projet et conserver la correspondance des flux entrants et sortants pour le projet.
• Soutenir la planification et la participation du personnel du projet à la réunion de coordination du NMEP, du SMEP, etc. et la documentation des présentations par MC et le rapport / procès-verbal de la réunion.
• Tenez à jour les calendriers de bureau et envoyez des rappels de rendez-vous.
• Organise régulièrement des réunions d’équipe et des conférences téléphoniques/vidéoconférences.
• Rédige les procès-verbaux des réunions d’équipe régulières.
• Effectue d’autres tâches connexes conformément aux instructions de PD.

Soutien logistique (20 %) :

• Prendre l’initiative d’organiser la logistique (technique) des consultants et des prestataires de services d’assistance technique.
• Fournir un soutien et assurer la liaison avec d’autres fonctions du bureau de MC pour s’assurer que les consultants et les fournisseurs de services techniques sont payés rapidement.

• Assure la liaison avec l’équipe du projet pour coordonner les arrangements logistiques pour les ateliers organisés par l’équipe du projet Abuja et ceux organisés par les équipes de l’État qui se déroulent à Abuja.

Spécification de la personne

Diplômes et expérience :

Essentiel          

• Baccalauréat en administration, sciences sociales ou autres matières connexes ;
• Un minimum de 5 ans d’expérience post-diplôme;
• Un minimum de 2 ans d’expérience dans un rôle connexe;
• Solides compétences en bureautique Microsoft ; et
• Excellentes aptitudes de communication.

Aptitudes et compétences professionnelles :

Essentiel

• Bonne compréhension du système de santé nigérian ;
• Compréhension de la communication pour le changement de comportement et la mobilisation sociale ;
• Esprit d’équipe et capacité démontrée à travailler au sein d’une équipe ainsi qu’individuellement ;
• Capacité à performer sous pression;