Malaria Consortium Nigeria s’est engagé à lutter contre le grand nombre de cas de paludisme et de décès dans le pays. Travaillant en partenariat avec le Ministère de la Santé et d’autres partenaires, nous menons et soutenons trois initiatives majeures de lutte contre le paludisme dans le pays : Appui au National Malaria Control Programme (SuNMaP); Réseaux et MAPS. Nos domaines d’intervention comprennent : Appui technique pour la lutte contre le paludisme Renforcement des capacités, harmonisation et formation des agents de santé Renforcement des systèmes de santé Changement de comportement Communications et activités de sensibilisation communautaire Recherche opérationnelle, politique et plaidoyer.
Objectif du poste
- Le but de ce poste est de fournir un soutien administratif, logistique et d’approvisionnement au bureau d’État du projet SMC – PF. L’agent dirigera l’administration quotidienne du bureau avec le soutien du personnel du projet.
Étendue des travaux
- L’agent administratif et logistique, sous la direction du chef de projet de l’État, fournira un soutien administratif et logistique général au bureau du programme et assurera une utilisation, un fonctionnement et une gestion efficaces du bureau conformément aux politiques de MC.
- Cela inclura d’avoir une banque de données à jour des consultants, des fournisseurs et des parties prenantes.
- L’agent assurera un système d’entretien efficace de tous les équipements de bureau, y compris le générateur, les photocopieurs, les ordinateurs et leurs réseaux, les imprimantes et autres actifs de bureau.
Administration du bureau des responsabilités clés
(35 %) :
- Assurer et superviser l’administration quotidienne du bureau avec le soutien du personnel
- Fournir un soutien à l’équipe en supervisant la gestion et l’entretien des actifs de bureau, des services publics, du matériel de bureau, des consommables et des fournitures ;
- Responsable de l’enregistrement et de la mise à jour des actifs de bureau dans le registre des actifs ;
- Fournir des rapports mensuels sur les activités de l’État en ce qui concerne l’administration, les achats et la logistique au chef de bureau du bureau de pays ;
- Superviser la mise en place d’un système de classement pour le bureau, assurant la facilité de stockage et de récupération des documents.
- Responsable de la maintenance efficace de tous les équipements informatiques et informatiques du bureau
Achats & Logistique (35%) :
- Superviser toutes les dispositions logistiques, y compris la tenue à jour d’un registre des événements, des itinéraires de voyage du personnel et des consultants à court terme (le cas échéant) pour assurer la bonne livraison et la satisfaction du service au projet ;
- Responsable des achats d’actifs aux bureaux de l’État conformément aux politiques d’approvisionnement de MC ainsi que de la gestion des fournisseurs et des contrats avec d’autres fournisseurs de services (y compris la sécurité et l’informatique) ;
- Veillera à la mise à jour des enregistrements et à la validité de la documentation de tous les fournisseurs. Et d’autres prestataires de services et consultants sont inscrits sur NAV ;
- Responsable des négociations avec les hôtels, les services de voyage et de transport et supervise la logistique générale pour les activités sur le terrain/l’État ;
- Assurer la liaison avec le bureau de pays sur les difficultés administratives et logistiques et autres problèmes d’entretien des bureaux ;
- Fournir un soutien au chauffeur de bureau en assurant la supervision, l’encadrement et le mentorat dans l’élaboration, la mise en œuvre et l’examen du plan de déplacement des véhicules ;
- L’agent vérifiera la feuille de route du véhicule et la feuille de temps du conducteur et les signera mensuellement
Activités du programme (30 %) :
- Soutenir la coordination des réunions internes et externes des parties prenantes ou techniques, des ateliers, des séminaires, y compris tous les arrangements de voyage et d’hébergement ;
- Soutenir la compilation de la liste des participants (c’est-à-dire les ASC, le personnel de l’établissement de santé, les superviseurs d’équipe, les superviseurs de service, l’État et les superviseurs de LGA), pendant le MDA et d’autres événements du projet
- Responsable de l’embauche de consultants à court terme dans le bureau d’État en étroite communication avec le responsable des ressources humaines du bureau de pays et conformément à la politique d’approvisionnement ;
- Coordonner l’administration et la logistique du bureau du programme sur toutes les activités liées au terrain dans l’État ;
- Conformément au budget du programme et en étroite collaboration avec le responsable des finances, assurer l’optimisation des ressources de tous les achats pour les activités du programme menées dans l’État ;
Qualifications et expérience
essentielles :
- Baccalauréat en administration, sciences sociales, gestion de projet ou similaire
- Un minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle connexe
- Expérience antérieure dans le secteur des ONGI et dans un rôle connexe
- Personne résidant et ayant une expérience professionnelle dans l’État d’affectation
- Capacité à travailler de sa propre initiative et en équipe
- Capacité à travailler avec peu ou pas de supervision
- Capacité à effectuer plusieurs tâches
- Forte maîtrise de la suite bureautique Microsoft
- Passion démontrable pour la mission de Malaria Consortium ; un gestionnaire stratégique intègre et désireux de travailler dans un environnement dynamique
- Un style collaboratif et flexible, avec une forte mentalité de service
- Excellentes compétences informatiques dans MS Word et Excel
- La connaissance de l’utilisation des outils de base de données sera un atout supplémentaire
- La maîtrise de MS Access sera un atout supplémentaire
- Compétences avérées en matière de constitution d’équipes et de représentation.
