Malaria Consortium recrute pour ce poste (12 septembre 2025)

But

• L’objectif de la consultation est de fournir un soutien financier à l’équipe financière de MC sur le projet de campagne ITN qui devrait être mis en œuvre dans l’État d’Ondo.
• Un soutien financier sera nécessaire pour les paiements de la campagne MII 2025 dans l’État d’Ondo. Deux (2) assistants techniques seront nécessaires pour soutenir le paiement pendant la mise en œuvre principale de la campagne MII.

Objectifs spécifiques

• L’objectif du soutien est d’effectuer avec succès les paiements à l’équipe de mise en œuvre et aux fournisseurs de l’État d’Ondo pendant les activités de la campagne ITN au cours de la période d’août à octobre 2025.
• Le soutien financier garantira que toutes les listes de participants, les fournisseurs et les comptes bancaires fournis sont corrects et valides et que tous les documents requis sont soumis par les équipes opérationnelles/techniques.
• De plus, le soutien financier garantira que les noms figurant dans les échéanciers de paiement fournis au financement correspondent à la base de données soumise par les équipes techniques.

Méthodologie

• La méthodologie de cette mission consiste à fournir un soutien financier ciblé au responsable des finances de l’État tout au long de la campagne de formation et de distribution des MII 2025 dans l’État d’Ondo.
• L’État compte 18 LGA, regroupées en deux pôles opérationnels. Un assistant de soutien financier sera affecté à chaque pôle (couvrant environ 9 LGA chacun).
• Chaque assistant prendra en charge les paiements pour environ 4 000 à 5 000 membres du personnel de campagne et plus de 20 fournisseurs par groupe.
• Les responsabilités comprendront l’examen de la documentation, le suivi des paiements, la préparation du calendrier et le suivi de la conformité en collaboration avec l’agent des finances de l’État.

Principales responsabilités / activités
Soutien financier :

• Examen de la liste de présence avec la base de données par l’intermédiaire du responsable financier désigné par le MC
• Préparez les documents de compte pour chaque paiement en utilisant le modèle financier approuvé, les feuilles de paiement et les directives selon la formation.
• Préparez le calendrier de paiement à l’aide de la liste harmonisée. Faites-la valider par les membres de l’équipe de mise en œuvre de la campagne.
• Travaillez avec l’équipe de mise en œuvre de la campagne pour résoudre tous les paiements échoués et les détails de compte erronés.
• Assurer la documentation et le classement appropriés de tous les documents financiers.

Paiements :

• Préparez les calendriers de paiement et soumettez-les au responsable financier désigné pour paiement, assurez-vous qu’ils sont exacts, qu’aucun paiement en double/tiers n’est inclus et que les bonnes personnes sont payées.
• Assurez-vous que toutes les dépenses sont bien reçues et/ou correctement documentées conformément aux directives, aux politiques et au plan d’urgence financier du MC.
• Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par l’agent financier désigné de l’État.

Tâches hebdomadaires :

• Assurer le suivi auprès du responsable financier et des superviseurs hiérarchiques pour obtenir la documentation en attente qui permettrait d’atteindre les résultats attendus.
• Préparer et soumettre les calendriers de paiement pour les formations en cascade dans les LGA.
• Examiner les documents justificatifs avant de les soumettre au bureau de pays pour archivage.
• Maintenir et mettre à jour les outils de suivi des réclamations payées et en attente par activité et LGA.
• Suivez et recevez toutes les factures des fournisseurs et des vendeurs, traitez les formulaires d’autorisation de factures et traitez les paiements avec les approbations appropriées.
• Aider au suivi des paiements échoués et aux rapprochements.
• Générer des rapports de synthèse hebdomadaires de toutes les activités financières.

Opérations et autres tâches :

• Archivez, numérisez et classez tous les documents financiers en garantissant la conformité avec les normes de classement du manuel financier MC.
• Maintenez un suivi pour tous les documents de paiement et assurez-vous qu’ils sont envoyés ou reçus d’Abuja.
• Soutenir les audits en mettant à disposition les documents requis.
• Participer aux vérifications ponctuelles des actifs et aux exercices de vérification physique .

Livrables :

• Les participants, les fournisseurs et les animateurs sont payés conformément au budget et aux directives/politiques du programme approuvés.
• Les calendriers de paiement complets et vérifiables de tous les participants aux formations et activités sont préparés pour le paiement.
• Les participants sont payés en temps opportun et toutes les plaintes sont résolues dans un délai raisonnable.
• Toutes les bases de données sont à jour pour les catégories de personnel rémunéré.
• Numérisation et classement appropriés de tous les documents financiers.
• Suivi hebdomadaire des activités et rapports d’état du support financier.
• Rapport de synthèse final à la fin de la mission de 8 semaines.

Responsabilité:

• Directement responsable devant le responsable des finances de l’État – État d’Ondo.
• Rattaché fonctionnellement au comptable du hub et au responsable du programme d’État.
• Doit maintenir la confidentialité et adhérer aux politiques de sauvegarde et de protection des données de MC.

Résultat attendu :

• Un processus de documentation financière et de paiement fluide et rapide dans les 18 LGA.
• Réduction des erreurs et amélioration du délai d’exécution des paiements des participants et des fournisseurs, avec un délai d’exécution des paiements estimé à au plus tard 12 jours après la fin de chaque activité.

Les résultats spécifiques attendus comprennent :

• Soumission de calendriers de paiement précis : Au moins 3 calendriers de paiement LGA doivent être examinés, validés et soumis dans les 48 heures suivant la réception des documents justificatifs complets (c.-à-d. feuilles de présence et bases de données approuvées).
• Préparation et traitement des bons : Préparez les bons de paiement correspondants dans les 24 heures suivant la validation et la soumission du calendrier de paiement.
• Documentation et pièce jointe : Assurez-vous que les avis de paiement sont correctement générés et joints à tous les bons traités immédiatement après l’autorisation finale sur la plateforme I-banking.
• Numérisation et classement de documents : Numérisez et classez tous les documents liés au paiement dans les 3 jours suivant l’autorisation de paiement finale.
• Coordination de l’archivage : collaborer avec le responsable des finances de l’État pour s’assurer que tous les documents de paiement originaux sont emballés pour être expédiés au bureau de pays.
• Assistance et conformité continues : Maintenir une conformité à 100 % avec les normes de documentation (signatures complètes, codes corrects, utilisation appropriée des modèles) et signaler toute divergence au responsable financier dans les 12 heures suivant sa détection.

Exigences en matière de conseil

• Un diplômé de préférence avec un diplôme en finance, en comptabilité, en administration des affaires ou dans tout autre domaine en sciences sociales.
• Minimum de 2 ans d’expérience post-diplôme dans des rôles similaires
• Connaissances informatiques de préférence à un niveau intermédiaire – utilisation d’Excel et de Word
• Excellentes compétences en calcul, en communication écrite et verbale.
• Une attention exceptionnelle aux détails et à la précision
• Capacité à travailler de manière autonome et organisée mais au sein d’une équipe intégrée.