Lux-Development (LuxDev), Agence luxembourgeoise pour la Coopération au Développement, a été mandatée par le Ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE) du Grand-Duché de Luxembourg pour assurer la mise en oeuvre de son programme de coopération bilatérale au Niger. LuxDev agit en tant qu’Agence d’exécution pour la partie luxembourgeoise.
Le Programme Niger-Luxembourg intervient principalement dans cinq (5) secteurs d’activités : l’éducation et la formation professionnelle, le développement rural, l’eau et l’assainissement et les finances publiques. Les Programmes sectorielles cherchent à pourvoir le poste suivant :
CHARGE (E) DE PASSATION DE MARCHES (PDM) :
Le/la Chargé (e) PDM a pour mandat général la mise en place, l’organisation et l’animation de la Cellule Passation des Marchés. A ce titre il planifie, coordonne, exécute les tâches afférentes à la passation des marchés de Biens, de Services et de Travaux, suit l’exécution des prestations, conçoit les outils et assure le classement des documents. Il devra également apporter son avis éclairé et ses conseils sur toute question PDM.
Principales missions :
- Mettre en place, organiser et animer la cellule passation des marchés en collaboration avec l’assistant passation des marchés ;
- Planifier, préparer et coordonner le calendrier des acquisitions de Biens, de Services et de Travaux des Programmes du PIC IV Niger, en étroite collaboration avec le RAF, les Conseillers Techniques Principaux (CTP), les Assistants techniques internationaux (ATI) et les Assistants techniques nationaux (ATN) ;
- Elaborer/examiner les spécifications techniques et les TdR pour les conformer aux prescriptions du Manuel-Qualité LuxDev ;
- Piloter les différents processus de passation des marchés et assurer le contrôle qualité des documents produits (AMI, DAO, rapports/procès-verbaux, mémos, contrats, avenants et autres correspondances) ;
- Elaborer et mettre en oeuvre un système de classement et d’archivage des documents PDM (mémo, AMI, DAO, rapports d’ouverture et d’évaluation des offres, offres reçues, contrats signés, avenants, procès-verbaux de réception, correspondances et tout autre document relatif à la passation de marchés) ;
- Elaborer et superviser la mise en place des outils de suivi administratif et financier des marchés.
Principales tâches et responsabilités :
- Elaborer en début d’année le plan de passation des marchés (en étroite collaboration avec le Responsable Administration et Finances, les CTP et ATI) ;
- Coordonner l’exécution du plan de passation dans le respect des délais et procédures et effectuer les réajustements éventuels en cours d’exécution ;
- Recevoir, assurer le contrôle qualité de l’analyse des spécifications techniques, des TdR et, le cas échéant, des listes restreintes reçues, afin de s’assurer qu’ils ne comportent pas de dispositions discriminatoires pouvant favoriser un candidat ou une marque/technologie ;
- Enregistrer les marchés sur la Qbase ;
- Préparer/assurer le contrôle qualité des dossiers de mise en concurrence et obtenir les validations/autorisations nécessaires pour le lancement des DAO auprès des personnes habilitées (CTP, RAF, Représente résidente LuxDev au Niger, Département Procédures-Contrats-Achats du Siège de LuxDev) ;
- Publier les avis d’appel d’offres dans la presse locale, assurer la transmission des DAO, traiter les demandes d’éclaircissement des candidats et veiller à la bonne réception des offres ;
- Organiser et présider les séances d’ouverture et d’évaluation des offres en veillant à la justesse dans l’appréciation des critères d’évaluation et des propositions d’attribution des marchés, au regard des règles du Manuel-Qualité LuxDev et des stipulations des DAO et assurer le contrôle qualité de la rédaction des rapports ;
- Elaborer/assurer le contrôle qualité de tous les documents post-évaluation des offres (projets de contrat, notifications), veiller à leur signature et leur transmission ;
- Suivre l’exécution des prestations pour qu’elle se fasse dans les délais prescrits, faire tout rappel nécessaire et, le cas échéant, prendre toutes dispositions utiles pour l’établissement des avenants dans le respect des prescriptions du Manuel-Qualité LuxDev ;
- Organiser les séances de réceptions des prestations, assurer le contrôle qualité des différents procès-verbaux (marchés de Biens et Travaux), veiller à leur signature, veiller à la transmission des livrables et à leur validation par la personne habilitée (marchés de Services) ;
- Assurer le contrôle qualité de l’instruction des factures de marchés et veiller à leur règlement dans les délais conformément aux dispositions des marchés signés et de leurs avenants éventuels ;
- Concevoir les outils nécessaires et veiller au bon classement de tous les documents PDM ;
- Concevoir et coordonner la mise en place d’une base de données fournisseurs/prestataires par domaine ;
- Développer des statistiques de gestion qui permettront de mesurer le niveau de performance de son équipe ;
- Tenir et assurer les mises à jour régulières d’une liste des soumissionnaires défaillants ;
- Participer aux audits et assurer la mise en oeuvre des différentes recommandations ;
- Organiser des contrôles a posteriori des marchés de catégorie C au près des programmes du PIC IV Niger ;
- Assurer l’évaluation annuelle de l’Assistant passation des marchés placé sous son autorité hiérarchique ;
- Effectuer toute autre tâche requise par le service ; etc….
Connaissances et habiletés de base nécessaires (en partie ou en totalité) pour exercer cet emploi :
- Connaissance de la législation, de la réglementation et des procédures administratives et financières nigériennes applicables au domaine ;
- Connaissance théorique et pratique en matière de passation de marchés selon les procédures spécifiques à des bailleurs de fonds extérieurs ;
- Souci permanent de veiller à l’application exacte des réglementations autorisées ;
- Rigueur et méthode dans l’organisation du travail et la gestion des dossiers ;
- Excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
- Excellentes capacités rédactionnelles ;
- Excellente maîtrise du français.
Attitudes liées à cet emploi (en partie ou en totalité) :
- Se conformer à des règles de discrétion professionnelle, au respect de la confidentialité des informations et à celui du code d’intégrité de l’Agence Lux-Development ;
- Faire preuve d’un esprit d’analyse, d’une bonne gestion des dynamiques de groupe, pratiquer la rétroaction et savoir communiquer en interne et en externe ;
- Savoir s’adapter à un rythme de travail soutenu et à des méthodes de travail spécifiques ;
- Avoir une bonne expérience du travail en équipe dans un cadre complexe (administrations, élus, bénéficiaires, assistance technique nationale et internationale …).
Conditions d’exercice de l’emploi :
Niveau et spécialité de formation généralement requis : Expertise nationale ou sous régionale en matière de passation de marché, disposant d’un diplôme en adéquation avec le poste (juriste, gestion, ingénierie, administration, commerce ou tout domaine pertinent…) correspondant au minimum à un Bac+4.
Expérience professionnelle :
- Avoir au moins 7 ans d’expérience dans le domaine de la passation de marchés dans le secteur public ou privé avec au moins cinq (5) ans dans un poste similaire (gestion de marché, audit, appui/conseil, …) ;
- Avoir une expérience dans un programme financé par un bailleur de fonds multilatéral ou bilatéral serait un atout ;
- Une bonne connaissance de la législation, de la réglementation et des procédures administratives et financières en matière de commerce national et international (incoterms 2000) ;
- Un sens des responsabilités, des priorités, de l’organisation et des aptitudes à travailler en équipe et sous pression.
Lieu d’exercice : Niamey avec de déplacements occasionnels dans les autres régions du pays.
Type de contrat : contrat à durée déterminée d’un an avec possibilité de renouvellement suivant l’évaluation de l’employé.
Rémunération : l’employé sera classé dans la catégorie VI de la grille salariale avec une rémunération brute mensuelle comprise en 1 021 250 et 1 127 570 francs CFA.
Entré en fonction : Le plus tôt possible.
Candidature :
Ces descriptions de poste ne représentent pas une liste exhaustive des tâches à réaliser. Ces dernières pourront faire l’objet d’ajouts et/ou de modifications selon les besoins pour répondre aux impératifs des programmes.
Vous êtes priés de faire parvenir votre dossier de candidature (certificat de nationalité, CV, lettre de motivation manuscrite, copies des diplômes certifiées et attestations de travail) le vendredi 12 novembre 2021, avant 12h00, en mentionnant le titre du poste, par voie électronique à : [email protected], ou par courrier sous pli fermé au secrétariat de LUX- DEVELOPMENT, Bureau du Niger, Boulevard Mali Béro – Rue IB-67 – Issa Beri, BP 13254 NIAMEY, République du NIGER, Téléphone : 20 72 51 53. Aucun dossier déposé ne sera retourné.
Tout dossier incomplet sera rejeté. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Ces derniers devront produire un certain nombre d’attestations (extrait de casier judiciaire, certificat médical d’aptitude, copie certifiée conforme des diplômes, attestations de travail). Ils/elles seront soumis(e) à une série de tests oraux et écrits permettant de mesurer
leurs capacités communicatives et leurs connaissances techniques.
