Le gouvernement des États-Unis, représenté par l’Agence américaine pour le développement international (USAID), recherche des offres de personnes qualifiées pour fournir des services personnels sous contrat, comme décrit dans la présente sollicitation.
Poste 1 : ADJOINT ADMINISTRATIF
Ce poste est situé au Bureau Exécutif (EXO) de l’USAID/Guinée. Le titulaire est la principale personne de soutien administratif pour EXO, traite les factures et gère le programme des communications et des dossiers de la mission. L’assistant administratif est la principale personne de contact responsable du service client d’EXO auprès des partenaires internes et externes et des autres parties prenantes, y compris le personnel de la mission, les sous-traitants, les partenaires de mise en œuvre (IP) et les bénéficiaires, les responsables du gouvernement hôte, l’ambassade, l’USAID/Washington et d’autres clients. À ce titre, l’adjoint administratif est également responsable de la coordination des informations sur le bureau et de s’assurer que les informations parviennent aux clients de manière rapide et professionnelle. Le poste sert également de contrôleur d’assurance qualité et de liaison du service client avec le fournisseur de services ICASS. L’adjoint administratif est également responsable de la gestion et du développement du programme de gestion des dossiers au sein de la mission conformément aux directives du système de directives automatisées (ADS). Il / elle joue un rôle de premier plan pour s’assurer que les dossiers et les documents sont classés dans le système ASIST (Agence Secure Image and Storage Tracking) conformément à la nouvelle directive de l’Agence sur la gestion des dossiers. En outre, il / elle devra recevoir, examiner et traiter les factures de téléphone personnelles et officielles, les factures des fournisseurs et coordonner avec le Bureau des services de gestion financière (OFM) pour le paiement. Il / elle est également responsable de la coordination de la collecte et des livraisons des courriers et de la fourniture de services de reproduction à la mission. L’adjoint administratif est également responsable de la gestion et du développement du programme de gestion des dossiers au sein de la mission conformément aux directives du système de directives automatisées (ADS). Il / elle joue un rôle de premier plan pour s’assurer que les dossiers et les documents sont classés dans le système ASIST (Agence Secure Image and Storage Tracking) conformément à la nouvelle directive de l’Agence sur la gestion des dossiers. En outre, il / elle devra recevoir, examiner et traiter les factures de téléphone personnelles et officielles, les factures des fournisseurs et coordonner avec le Bureau des services de gestion financière (OFM) pour le paiement. Il / elle est également responsable de la coordination de la collecte et des livraisons des courriers et de la fourniture de services de reproduction à la mission. L’adjoint administratif est également responsable de la gestion et du développement du programme de gestion des dossiers au sein de la mission conformément aux directives du système de directives automatisées (ADS). Il / elle joue un rôle de premier plan pour s’assurer que les dossiers et les documents sont classés dans le système ASIST (Agence Secure Image and Storage Tracking) conformément à la nouvelle directive de l’Agence sur la gestion des dossiers. En outre, il / elle devra recevoir, examiner et traiter les factures de téléphone personnelles et officielles, les factures des fournisseurs et coordonner avec le Bureau des services de gestion financière (OFM) pour le paiement. Il / elle est également responsable de la coordination de la collecte et des livraisons des courriers et de la fourniture de services de reproduction à la mission.
e titulaire occupe le poste d’assistant d’approvisionnement au bureau exécutif de la mission USAID/Guinée et Sierra Leone. Il / elle exerce un large éventail de responsabilités liées aux achats à l’appui des opérations de la mission et des objectifs de développement. L’assistant d’approvisionnement gère l’ensemble du processus d’approvisionnement, de la définition du besoin à la réalisation et à la clôture en passant par les différents canaux d’approvisionnement disponibles en vertu des règles de procédures d’acquisition simplifiées et de la loi sur le commerce. Les outils peuvent inclure, mais sans s’y limiter, les bons de commande, les accords d’achat généraux, la carte d’achat USG et les achats non couverts par l’ICASS. Le niveau d’approvisionnement est limité au niveau du mandat d’acquisition simplifié du ou des EXO, actuellement fixé à 250 000 $.
L’assistant d’approvisionnement supervise et exécute la conception, la négociation, l’approvisionnement, l’administration post-attribution, le suivi et la clôture des contrats. Il achète (directement via GLAAS) ou organise l’achat (via ILMS) d’un bien durable et non consomptible. Le titulaire est chargé de travailler avec toutes les sections et de compiler le plan annuel d’approvisionnement des dépenses de fonctionnement de la mission. Le titulaire est l’un des experts résidents du Système mondial d’acquisition et d’assistance (GLAAS), dirige le personnel utilisant ce système sur l’utilisation appropriée et surveille les entrées en attente pour garantir des achats en temps opportun.
