L’USAID recrute pour ces 02 postes (21 Mars 2023)

Pour les exigences minimales détaillées, les candidats doivent se référer à l’énoncé complet des fonctions et aux exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers ou https://ml.usembassy.gov/ ambassade/emplois/

REF No.:   72068823R10003 (doit être inséré dans l’objet de l’e-mail)

NIVEAU GRADE : 8 836 454- 13 696 502 FCFA équivalent à FSN-07 . Conformément à l’annexe J de l’AIDAR et au plan de compensation local de l’USAID/Mali . La compensation finale sera négociée dans la limite de la valeur marchande indiquée.

OFFRANTS ADMISSIBLES : Ressortissant d’un pays coopérant (CCN) – une personne qui est un citoyen d’un pays coopérant ou un citoyen d’un pays non coopérant légalement admis pour la résidence permanente dans le pays coopérant.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

FONCTIONS DE BASE :

L’assistant administratif est situé à l’USAID / Mali, bureau exécutif, et sert de principale personne de soutien administratif pour le chef de bureau, opérant indépendamment de tout autre poste pour s’assurer que les fonctions administratives sont exécutées de manière efficace, efficiente et d’une manière qui favorise l’harmonie et la résolution de problèmes, afin que les autres membres du personnel du Bureau puissent être plus efficaces.

L’assistant administratif est la principale personne de contact responsable du service client du bureau auprès des partenaires internes et externes et des autres parties prenantes, y compris le personnel de la mission, les sous-traitants, les partenaires de mise en œuvre (IP) et les bénéficiaires, les responsables du gouvernement hôte, l’ambassade, l’USAID/Washington et d’autres clients. À ce titre, l’adjoint administratif est chargé de coordonner les informations sur le bureau et de s’assurer que les informations parviennent aux clients en temps opportun et de manière professionnelle.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien à la gestion administrative (85 %)

• L’assistant administratif reçoit et passe des appels téléphoniques, envoie et reçoit des e-mails et des fax, organise des réunions et prend des rendez-vous à la demande du superviseur et d’autres membres du personnel du bureau au sein de la mission, du gouvernement hôte, des donateurs, des IP, des ONG, des entreprises privées. -secteur, et autres contacts ; organise le transport au besoin; Demandes MyServices pour le personnel EXO (c’est-à-dire pour un véhicule, un accès en dehors des heures d’ouverture, etc.) ; et, rédige des procès-verbaux lors des réunions sur demande. L’adjoint administratif fixe les rendez-vous en fonction d’une bonne connaissance des engagements du superviseur et tient à jour le calendrier du bureau, rappelant au superviseur et aux autres les réunions et les rendez-vous. L’assistant administratif prend les messages en l’absence du superviseur et des autres membres du personnel, dirige les appels vers d’autres membres du personnel ou répond personnellement aux questions ; reçoit et aide les visiteurs, répond aux questions ou les dirige vers un membre du personnel qui peut les aider ; planifie les réunions pour le superviseur et s’assure que les participants sont informés ou reçoivent les documents de référence appropriés pour les réunions ; et, participe au maintien des horaires des salles de conférence, en coordination avec l’adjoint administratif du directeur de la mission, d’autres secrétaires de bureau et avec d’autres membres du personnel administratif de la mission, en organisant l’espace de la salle de conférence en fonction de la taille du groupe. L’adjoint administratif rencontre les autres membres du personnel de soutien de la mission de façon régulière et récurrente. participe au maintien des horaires des salles de conférence, en coordination avec l’adjoint administratif du directeur de la mission, d’autres secrétaires de bureau et avec d’autres membres du personnel administratif de la mission, en organisant l’espace de la salle de conférence en fonction de la taille du groupe. L’adjoint administratif rencontre les autres membres du personnel de soutien de la mission de façon régulière et récurrente. participe au maintien des horaires des salles de conférence, en coordination avec l’adjoint administratif du directeur de la mission, d’autres secrétaires de bureau et avec d’autres membres du personnel administratif de la mission, en organisant l’espace de la salle de conférence en fonction de la taille du groupe. L’adjoint administratif rencontre les autres membres du personnel de soutien de la mission de façon régulière et récurrente.55%

• L’assistant administratif garde le contrôle de toute la correspondance pour le Bureau, y compris les fichiers de programme/projet/activité fournis par les COR/AOR, établit et maintient des systèmes de suivi informatisés pour suivre les actions du Bureau, fournit des rapports hebdomadaires au superviseur, reçoit et filtre le courrier du Bureau non adressé. à une personne en particulier, rédiger des réponses non techniques à la correspondance et aux lettres de routine en anglais et dans la langue du pays hôte, distribuer le courrier officiel entrant au personnel du Bureau et joindre les documents de référence pertinents, et rechercher des fichiers et des enregistrements pour rassembler des informations de base pour la correspondance et d’autres actes en attente. L’adjoint administratif examine le courrier sortant pour l’adresse, l’acheminement, les pièces jointes, etc., avant l’expédition, examiner la correspondance sortante pour en vérifier l’exactitude et la conformité aux procédures de formatage de la mission et aux instructions spéciales. L’adjoint administratif distribue les politiques et procédures internes et, au besoin, tient un registre indiquant quand le personnel a reçu de nouvelles politiques et/ou procédures.10%

• L’adjoint administratif utilise des logiciels de traitement de texte, des tableurs et des graphiques sur ordinateur et sur le Web dans l’exécution d’une variété de tâches, tape une variété de correspondance, crée des tableaux électroniques, développe des graphiques et prépare d’autres documents sous forme d’ébauche et de version finale, preuve -lire le format et la cohérence avec les exigences de formatage standard avant de soumettre pour signature. Au besoin, l’adjoint administratif localise les documents acheminés pour le dédouanement, et obtient et suit les dédouanements et les signatures. dix%

• L’assistant administratif établit et tient à jour les dossiers conformément aux normes établies par le technicien/superviseur C&R de la mission à EXO et par l’USAID/Washington ; et marque la correspondance et les autres documents à classer et les classe en conséquence. Examine toute la correspondance préparée au Bureau ou ailleurs avant la signature du superviseur, corrige les erreurs des rédacteurs et édite la correspondance, et s’assure que la correspondance en réponse répond pleinement aux exigences posées par la correspondance entrante à laquelle elle se rapporte. L’adjoint administratif maintient et met à jour les manuels de bureau et d’autres documents, tels que les listes de visiteurs, les listes téléphoniques, les listes de personnel, les horaires de vacances, etc. 10 %.

Gestion des voyages (15 %)

Le titulaire sert d’organisateur de voyages dans le système de gestion des voyages e2 pour le personnel du bureau exécutif et prépare les bons en conséquence. Il/elle assiste le personnel du Bureau exécutif dans la préparation des demandes de voyage et de tout autre document administratif relatif au voyage. En outre, il / elle est responsable de la préparation et de la soumission des demandes électroniques d’autorisation de pays (eCC) au nom du bureau exécutif. Le titulaire sert de point de contact principal pour les arrangements des visiteurs en service temporaire (TDY), les réservations d’hôtels ou d’appartements, la vérification des autorisations de sécurité pour les TDYers et le personnel entrant. Il/elle met à jour le livret d’accueil de TDY et s’assure de l’exactitude des informations (contacts, check-lists, etc.) ; coordonne avec le bureau de liaison communautaire (CLO) de l’ambassade des États-Unis et l’USAID Travel.

QUALIFICATIONS MINIMALES

Éducation: Un diplôme d’études secondaires et deux années ou plus d’études postsecondaires en secrétariat ou en administration des affaires, équivalent à un diplôme d’un collège américain ou d’un collège communautaire, sont requis.

Expérience professionnelle antérieure : Un minimum de trois ans d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dont deux ans dans un travail connexe avec l’USAID, l’USG, des ONG, d’autres organisations donatrices ou des organisations gouvernementales hôtes. Une expérience dans un environnement de travail anglophone est requise.

Compétences linguistiques : Niveau IV (courant) aptitude à l’oral et à l’écrit en anglais et en français requis.

Connaissances professionnelles : L’adjoint administratif doit être familiarisé ou capable de se familiariser rapidement avec les responsabilités et les activités du bureau d’affectation, ainsi qu’une connaissance générale des procédures et pratiques de bureau standard. L’assistant administratif doit avoir la capacité de développer une excellente compréhension de la gestion des fichiers USG, du traitement du courrier et du formatage de la correspondance.

Compétences et capacités : L’adjoint administratif doit maîtriser la saisie au clavier et l’utilisation d’ordinateurs avec des logiciels standard, notamment Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Google Mail et d’autres logiciels désignés. L’adjoint administratif doit maîtriser l’utilisation d’Internet et du courrier électronique. La capacité de travailler efficacement dans un environnement d’équipe multiculturel et diversifié est requise. La capacité à travailler efficacement sous pression et à faire preuve d’une flexibilité extrême pour le multitâche.

L’énoncé complet des tâches et les exigences de qualification sont disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers   ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/

FACTEURS D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION :

Pour être pris en considération pour ce poste, les candidats doivent satisfaire aux qualifications minimales indiquées ci-dessus. Pour les candidats répondant aux qualifications minimales, un examen plus approfondi et une sélection seront basés sur l’évaluation par un jury des facteurs de sélection énumérés ci-dessous.

1. Expérience professionnelle antérieure : 30 points
2. Connaissances professionnelles : 30 points
3. Compétences et capacités : 40 points

Les candidats peuvent traiter chacun des facteurs de sélection sur une feuille séparée ou directement dans la lettre de motivation.

Pour les exigences minimales détaillées, les candidats doivent se référer à l’énoncé complet des fonctions et aux exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers   ou https://ml.usembassy.gov/ ambassade/emplois/

POUR POSTULER :

Tous les CV / CV et lettres de motivation doivent être en anglais, sinon le dossier de candidature est incomplet et sera rejeté.

Les candidats intéressés par ce poste doivent soumettre les documents requis suivants :

1. Les offrants éligibles doivent remplir, signer et soumettre le formulaire d’offre AID 309-2 (Informations sur l’offrant pour les contrats de services personnels avec des particuliers) : https://www.usaid.gov/forms/aid-309-2
2. CV ou curriculum vitae (CV) pertinent au poste pour lequel le candidat postule.
3. Lettre d’accompagnement d’au plus deux (2) pages décrivant comment les compétences et l’expérience du titulaire correspondent aux exigences du poste en question et répondent aux facteurs d’évaluation établis dans la présente sollicitation.
4. Les candidats doivent fournir cinq (5) références professionnelles avec leurs coordonnées complètes, y compris l’adresse e-mail et le(s) numéro(s) de téléphone. Les références doivent avoir connaissance de la capacité du candidat à accomplir les tâches énoncées dans la sollicitation et ne doivent pas être des membres de la famille ou des proches.
5. Copie des diplômes / diplômes, ou de tout certificat pertinent ou lettre de recommandation soumis dans un simple fichier PDF consultable.
6. Les candidats doivent fournir leur adresse postale complète avec numéros de téléphone, adresse e-mail et doivent conserver pour leurs dossiers des copies de toutes les pièces jointes qui accompagnent leurs soumissions.
7. Les offres doivent être reçues au plus tard à la date et à l’heure de clôture précisées à la section I, point 3, et soumises au point de contact à la section I, point 4 de l’appel d’offres.
8. Les soumissions des candidats doivent clairement mentionner le numéro de sollicitation sur tous les documents pour garantir la prise en compte du dossier de candidature. L’objet de l’e-mail doit être : [numéro de sollicitation 72068823R10003] – [NOM DU CANDIDAT] 

SOUMETTRE UNE CANDIDATURE : Indiquez le numéro de référence du poste vacant : 72068823R10003 dans l’objet de votre e-mail. Si cela n’est pas correctement indiqué, votre soumission ne sera PAS récupérée.

Envoyez un e-mail à la Section de la gestion des ressources humaines : [email protected] avec la référence ci-dessus dans la ligne d’objet.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE POUR CE POSTE : 19 AVRIL 2023, À 17H HEURE DE BAMAKO