Le Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS) a pour mandat général de renforcer les contributions de l’ONU à la réalisation de la paix et de la sécurité en Afrique de l’Ouest et au Sahel. Elle s’engage dans la diplomatie préventive, les bons offices et la médiation politique et la facilitation dans les pays d’Afrique de l’Ouest et du Sahel.
POSTE 1/ Assistante RH
Cadre organisationnel et relations hiérarchiques : ce poste est situé dans la section de soutien à la mission. L’adjoint aux ressources humaines rendra compte au responsable des ressources humaines.
Responsabilités : Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’adjoint aux ressources humaines sera responsable des tâches suivantes :
Recrutement et placement
- Recherche et fournit des informations précises au responsable des ressources humaines et aux cadres supérieurs de l’UNOWAS/CNMC sur les questions de dotation en personnel, en aidant à pourvoir les postes vacants en temps opportun en facilitant la sélection de candidats hautement qualifiés pour répondre aux exigences opérationnelles et de fond de l’Organisation ; .
- Examine les offres d’emploi en s’assurant que les critères d’évaluation et les responsabilités sont conformes aux documents approuvés ou classifiés.
- Contribue à l’élaboration des politiques et procédures de RH en matière de sélection et de recrutement du personnel : planifie, programme et coordonne les évaluations écrites et les concours de recrutement ;
Administration des droits et avantages
- Interpréter, expliquer et administrer les droits et les avantages conformément aux conditions de service, aux statuts et règles du personnel, fournir des conseils, des orientations et des informations à la direction et au personnel sur l’application et la mise en œuvre des politiques, procédures, réglementations et règles des ressources humaines concernant les droits et les avantages ;
- Examiner et traiter les actions liées aux droits et avantages dans le SIRH/ERP, en faisant des recommandations appropriées lorsqu’une exception est requise
- Surveille les questions relatives aux conditions de service du personnel et informe le superviseur de tout nouveau développement ;
- Effectue des recherches et prépare des réponses écrites aux questions liées aux questions de RH.
Planification et budget
- Participe au processus de planification de la mission tout au long du cycle de vie de la mission en préparant la documentation et les données ainsi que les examens initiaux des besoins en personnel et de la structure organisationnelle ;
- Aide à l’examen des recommandations résultant des examens du personnel et les traduit en besoins en personnel aux fins de la préparation du budget ;
- Aide à l’examen et au traitement des demandes de classification, en fournissant des conseils sur les procédures et processus de classification ;
- Aide à fournir de la documentation et des documents de base relatifs à la classification du poste Revoit et surveille en permanence les coûts et les dépenses liés au personnel dans l’ERP conformément à l’affectation des fonds, en s’assurant que les fonds pour les frais de personnel sont disponibles et, si nécessaire, alerte le responsable des ressources humaines pour qu’il assure le suivi
Bureau des finances et du budget pour déployer des fonds pour combler tout déficit ;
- Conseille les gestionnaires d’embauche sur le prêt de postes entre les sections et le mouvement des postes et du personnel entre les emplacements sur la base du SOP sur le tableau des effectifs et la gestion des postes, en garantissant l’intégrité du tableau des effectifs tel qu’approuvé dans le budget sans écart dans les sections et les emplacements.
Développement du personnel et accompagnement de carrière
- Aider à l’élaboration de programmes de développement de carrière pour répondre aux besoins professionnels des membres du personnel ;
- Aider à l’organisation et à la conduite de cours de formation et d’ateliers en consultation et en coordination avec le responsable des ressources humaines
- Recherche sur les besoins de carrière spécifiques du personnel et fait des recommandations appropriées et des plans de développement du personnel conformément au plan de travail des RH ;
- Aide au développement et à la conduite de cours liés aux besoins généraux et de gestion des ressources humaines
Général
- Supervise la maintenance des bases de données automatisées et des systèmes centralisés de référence et de remplissage
- Entreprend des recherches sur une gamme de questions liées aux RH et prépare des notes / rapports Effectue des recherches sur les précédents, les décisions politiques et les procédures ;
- Superviser la compilation et la préparation des rapports statistiques sur les questions liées aux RH ;
- Conduit les entretiens de sortie pour le personnel qui quitte le personnel et l’aide à prendre les dispositions finales. Fournit des services généraux de soutien de bureau ; processus ; rédiger, éditer, relire et finaliser pour signature/approbation diverses correspondances et autres communications ; effectue le suivi des saisies dans la préparation du budget et la mise en œuvre dans le SIRH/ERP, etc.
- Établit et tient à jour des fichiers/dossiers (électroniques et papier); planifie les rendez-vous/réunions, surveille les délais, etc.
- Prépare une réponse écrite aux questions concernant les questions liées aux RH
- Former et superviser le nouveau personnel débutant de l’unité
- Effectue d’autres tâches au besoin.
Le travail implique une interaction fréquente avec les éléments suivants :
- Agents et personnel des ressources humaines et de l’administration à l’administration centrale et dans les missions. Personnel en général.
- Personnel au sein de l’unité de travail
- Candidats externes.
Résultats attendus :
- Fournir des services fiables de recherche, de soutien administratif et de bureau général. Traite le travail et le suivi requis avec un minimum de supervision, en demandant conseil au superviseur et/ou en faisant rapport au superviseur au besoin. Assure l’exactitude et l’exhaustivité de la documentation soumise par les candidats, le personnel et les bureaux. Prépare avec précision les rapports. Applique systématiquement les règles et règlements du personnel, les ST/SGB, les ST/AI, les ST/IC, le manuel des ressources humaines et les autres procédures opérationnelles standard approuvées. Assure la liaison et interagit efficacement et en temps opportun avec les collègues et les parties concernées à l’interne et à l’externe.
Compétences : - Professionnalisme : Connaissance des politiques, procédures et pratiques en matière de ressources humaines et capacité de les appliquer dans un cadre organisationnel. Fait preuve d’initiative et établit des liens appropriés avec les exigences du travail et anticipe les prochaines étapes. Bonne connaissance et expérience de l’application du Règlement du personnel de l’ONU. fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
- Planification et organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
- Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont rendus comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Qualifications
- Formation : Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Des cours/une formation en ressources humaines , en administration ou dans un domaine connexe sont hautement souhaitables. Très bonnes compétences en informatique; la connaissance des applications UN HRIS et UMOJA, ERP, etc. est un avantage. Une bonne connaissance et application du Règlement du personnel de l’ONU est requise.
- Expérience : Un minimum de sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion des ressources humaines, les services administratifs ou un domaine connexe est requis. Une expérience de l’application du Règlement du personnel de l’ONU dans un environnement opérationnel est souhaitable, y compris l’administration d’un large éventail de droits et d’avantages. Une expérience dans l’utilisation des applications UN HRIS et UMOJA, ERP, etc. est un avantage
- Langue : L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. La maîtrise de l’anglais ou du français (oral et écrit) est requise ; la connaissance d’une autre langue est souhaitable.
Applications
- Les candidats répondant aux qualifications ci-dessus sont priés de soumettre uniquement les éléments suivants : Lettre d’accompagnement
Formulaire P-11 rempli et signé (veuillez noter que le formulaire P11 est disponible sur le site Web d’UNOWAS à l’ adresse www.unowas.unmissions.org ) - Copie des Diplômes et Licences
Les candidatures peuvent être soumises par courrier électronique à [email protected]
Remarque : Veuillez indiquer clairement le numéro et le titre du poste vacant dans l’objet de l’e-mail. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
Cette annonce et le formulaire P-11 sont disponibles sur le site Web d’UNOWAS : www.unowas.unmissions.org
Méthode d’évaluation :
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation écrite suivie d’un entretien basé sur les compétences.
**Les candidates qualifiées et handicapées sont fortement invitées à postuler**.
POSTE 2/ Assistant Financier
Cadre organisationnel et ligne hiérarchique
Ce poste est situé à UNOWAS, Dakar, Sénégal. Il implique une variété de tâches sur la planification financière et budgétaire, la mise en œuvre et l’établissement de rapports, le soutien des éléments financiers et budgétaires pour l’appui aux programmes des deux missions (CNMC et UNOWAS), y compris les services d’aviation, le transport terrestre, la location de salles de conférence, les déplacements pour formation et hors formation. Il implique aussi un soutien aux participants aux réunions et autres tâches logistiques. Le poste exige également de travailler en étroite collaboration avec le Centre de services régional d’Entebbe (RSCE).
Fonctions et responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’Assistant Financier sera responsable des tâches suivantes :
Comptabilité
- Vérifier que les pièces justificatives pertinentes ont été fournies et certifiées par un agent certificateur dûment désigné pour les biens et services reçus pour divers paiements ;
- assure la conformité et le respect des politiques applicables des Nations Unies telles que le règlement du personnel, le règlement financier et les règles de gestion financière, les publications ou pratiques ST / AI, le cadre politique IPSAS ;
- communique les écarts aux superviseurs.
- Coordonner avec RSCE pour tous les paiements aux fournisseurs, les paiements en suspens, la documentation en attente qui est nécessaire pour accélérer le processus.
- Aider à la préparation des documents justificatifs (tableaux narratifs et justificatifs) en ce qui concerne la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires.
Budget
- Fournir un appui à la préparation des documents justificatifs (tableaux narratifs et justificatifs) en ce qui concerne la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires.
- Aider à la préparation des documents de présentation de l’exécution du budget (tableaux narratifs et justificatifs) en examinant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
- Assister et traite les demandes de redéploiement des fonds des missions sous la supervision du responsable des finances et du budget.
- Aider au suivi des dépenses par rapport aux engagements de fonds/bons de commande pour s’assurer qu’il y a suffisamment d’argent pour le paiement et éviter les doubles paiements.
Trésorerie (dépositaire)/caissier
- Assurer une étroite collaboration avec la banque CITI au besoin.
- Aider à la tenue des registres des entrées et sorties d’argent dans la caisse d’avance ;
- Surveiller le stock de chèques et les encaissements pour les réapprovisionnements.
- Traiter les instructions de paiement entrant après vérification et/ou saisie des coordonnées bancaires et vérification des sources de fonds dans Umoja.
- Assister les fournisseurs concernant les requêtes sur les problèmes de paiement. Répondre aux questions des fournisseurs concernant les problèmes de paiement. Informer les bénéficiaires de l’état des paiements.
Administration Générale
- S’informer régulièrement sur les directives qui ont une incidence sur les questions liées aux opérations financières de l’UNOWAS/CNMC en rapport avec ses responsabilités, en veillant au respect des politiques et procédures des Nations Unies.
- Classer et archiver la documentation au besoin.
- Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur.
Le travail implique une interaction fréquente avec les personnes suivantes :
- Le Chef du budget et des finances (CBFO) et les autres membres du personnel des finances ;
- Les agents administratifs et les autres sections de l’UNOWAS et de la CNMC ;
- La Citi Bank, les sous-traitants, les fournisseurs et le RSCE.
Résultats Attendus:
- Fournir régulièrement des rapports financiers précis suivant son niveau de fonctions.
- Faire preuve de professionnalisme dans l’assistance à UNOWAS/CNMC/homologues commerciaux tels que les fournisseurs, les sous-traitants, etc.
- Offrir un appui constant aux superviseurs en ce qui concerne les opérations financières du terrain et les envois de fonds/paiements du Trésor.
Compétences
- Professionnalisme : Connaissance de la comptabilité générale, des fonctions d’opérations financières et des opérations de dépositaire. Capacité d’analyser et d’appliquer des données à l’ensemble des fonctions de suivi des finances, de la comptabilité et des engagements de fonds. Démontrer des compétences et une capacité à analyser et interpréter des documents financiers. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
- Sens de la Responsabilité : Assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
- Planification & Organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps efficacement.
Qualifications
Education
- Un diplôme d’études secondaires (Baccalauréat) ou équivalent et un certificat en gestion comptable, financière ou administrative ou dans un domaine connexe sont requis. Un diplôme professionnel avec une combinaison pertinente de formation technique sera accepté.
Expérience Professionnelle
- Au moins 10 années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de la comptabilité ou de la gestion administrative et financière sont requises. Une expérience avec les systèmes financiers / modules financiers de la planification des ressources d’entreprise (ERP) tels que UMOJA, oracle, SAP, PeopleSoft est souhaitable.
Langues
- La maîtrise du français parlé et écrit est exigée. La connaissance de l’anglais est également requise.
Dépôt de candidature
Les candidats répondant aux qualifications ci-dessus sont priés de soumettre les éléments suivants uniquement par courrier électronique à [email protected] au plus tard le 09 décembre 2022
