L’UNOPS recrute pour ces 02 postes (29 Mars 2022)

Poste 1 : Assistant·e administratif·ve principal·e

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo, a signé un amendement de l’accord du Projet PICAGL-UNOPS. Cet accord a permis une restructuration du projet PICAGL qui a pris en main les activités en suspens du projet PARRSA. Parmi les travaux non achevés du PARRSA repris par le projet PICAGL il y a essentiellement des ponts métalliques du type modulaires de grande portée.

La mise en œuvre de ces activités va se faire dans les territoires de trois provinces à savoir: Le Nord Ubangi, le Sud Ubangi et la Mongala.

LA RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO

Le Bureau Multi-Pays de l’UNOPS en République démocratique du Congo (CDMCO) fournit des services depuis son bureau principal basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo. Le bureau du CDMCO couvre 11 pays en Afrique Centrale et Australe tels que la République Démocratique du Congo, la République du Congo, la République Centrafricaine, le Cameroun, le Burundi, le Rwanda, le Gabon, la Guinée Equatoriale, Madagascar, Angola et Comores.

L’organisation répond aux besoins du gouvernement de la République Démocratique du Congo grâce au financement des donateurs bilatéraux, de la Banque Mondiale, d’institutions financières internationales et d’agences des Nations Unies. L’UNOPS en République Démocratique du Congo fournit un large éventail de services de gestion de projets et d’autres services connexes, y compris en matière d’achats, de gestion de contrats, de logistique, de ressources humaines et de gestion financière.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement.

FUNCTIONAL RESPONSIBILITIES

Sous l’autorité du Chef.fe de Projet et la supervision du/de la Chargé.e d’Appui aux Projets, l’Assistant.e Administratif.ve Principal.e aura les attributions et responsabilités suivantes :

• Assurer la gestion et le suivi des contrats de travaux au niveau de trois provinces du projet;
• Vérifier que chaque contrat est couvert par un bon de commande ainsi que les amendements qui pourraient être demandés et,
• Assurer pour chaque contrat de travaux un suivi des Bon de Commandes (PO) et des reçus
• Veiller au respect des procédures de réception des équipements et matériel en provenance de Kinshasa;
• Veiller à la mise en place d’un système de  gestion et de suivi des biens du projet (véhicules, motos, carburants, carburant, pièces de rechanges) ;
• Appuyer le chargé des opérations du Projet dans l’élaboration et le suivi du plan d’achat;
• Mettre en place, selon les normes de l’UNOPS, un système d’enregistrement,  de classement et d’archivage  physique et électronique des documents reçus et expédiés et en assurer une gestion rigoureuse;
• Préparer la documentation et les outils nécessaires pour les réunions internes et externes, et le cas échéant, en dresser les procès-verbaux et des comptes rendus ;
• Recevoir et trier la correspondance et y joindre les documents nécessaires ;
• Identifier les vendors et les enregistrer dans OneUnops conformément au guide des vendors (s’assurer au préalable de son inexistence dans le système) et joindre systématiquement une copie du vendor form (Supplier form) avec références bancaires complètes du vendor ;
• Réceptionner les biens et services, ainsi que d’autres documents nécessaires (Bon de livraison, factures);
• Créer les reçus dans le système sur base des états d’avancement des travaux ou des attestations des services certifiés ;
• Préparer et transmettre les dossiers de paiement au chargé des opérations du projet  (factures, état d’avancement, bon de livraison,  RIR pour les équipements d’une valeur importante, copies de contrats pour les travaux et tout autres documents demandés par les finances) ; classer une copie au dossier (Case File pour référence future);
• Recevoir et communique les ordres de paiement aux prestataires locaux;
• Réceptionner, gérer la petite caisse et assurer la réconciliation mensuelle de la petite caisse conformément à l’Instruction Administrative y afférente ;
• Assurer la gestion des voyages du personnel (ordres de sortie, ordres de mission, visas de sécurité)
• Assister le staff de la province pour certaines questions relevant de l’Administration;
• Assurer la supervision des chauffeur.e.s du projet et veiller contrôle et au suivi des mouvements des véhicules et des motos du projet.

EDUCATION/EXPERIENCE/LANGUAGE REQUIREMENTS

Education:

• Avoir un diplôme d’étude secondaire est exigé,
• Avoir une Licence (BAC + 3), un Master ou PhD en administration, comptabilité, économie, sciences sociales et administratives ou dans un domaine similaire serait un atout.

Expérience :

• Au moins  cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans l’administration ou des fonctions similaires au sein d’un projet / programme ou entreprise est exigé;
• Les candidats ayant un Bachelor ou une Licence doivent avoir au moins 1 an d’expérience dans le domaine de l’administration;
• Connaissance des règles et procédures de l’UNOPS sera un atout important;
• Connaissance du Google Suite applications est un grand avantage.

Langage :

• Avoir une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
• La connaissance de l’anglais est un atout.

COMPETENCIES FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

CONTRACT TYPE, LEVEL AND DURATION

Contract type :  Contrat de Prestataire Individuel Local (LICA)
Contract level :  Prestataire Individuel Local, LICA 5 (ICS-5)
Contract duration : Ongoing ICA – Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.

CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
• Veuillez noter que ce poste est réservé uniquement aux candidats congolais de la RDC.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

 

INFORMATIONS GÉNÉRALES SUR L’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.

DATE LIMITE : 12 Avril 2022

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L’agriculture joue un rôle majeur dans toute la région des Grands Lacs et dans l’économie de la RDC, qui compte 80 millions d’hectares de terres arables, un climat diversifié, adapté à la diversité agricole et de vastes zones agricoles. En plus d’avoir des ressources en eau abondantes pour l’agriculture, la RDC possède de nombreux lacs et rivières qui offrent de grandes opportunités pour la pêche et l’aquaculture. L’agriculture est le secteur le plus important en termes de PIB et d’emploi, représentant 42,5% du PIB et employant 70% de la population active (62% d’hommes et 84% de femmes). Le secteur se compose principalement de petites exploitations familiales basées sur une production de faible intensité de cultures, d’élevage et de poisson. La production d’aliments de base stagne et a pris du retard. Certains sous-secteurs agricoles, notamment le café, le palmier à huile et la production de manioc et de maïs, sont plus dynamiques. En plus du manioc et du maïs, les petits et grands agriculteurs commerciaux cultivent du riz, de la canne à sucre et de la banane.L’agriculture congolaise se caractérise par une faible productivité. Les intrants de qualité et les technologies appropriées font défaut, tels que les semences améliorées (en particulier les hybrides), les engrais et autres produits agrochimiques, les vaccins et les fournitures sanitaires des zoos. L’émergence d’un secteur agricole plus productif et plus dynamique est également limitée par le manque de protection des bassins versants régionaux (menaçant la durabilité des sols et d’autres ressources naturelles), le faible accès aux marchés et le manque d’informations sur les marchés et les prix. La médiocrité des infrastructures et de l’équipement productifs (eau, électricité, routes) et les installations limitées de transformation agroalimentaire s’ajoutent aux coûts élevés de production, de transformation et de transaction, en plus des pertes post-récolte élevées pour la production de cultures, de bétail et de poisson. La suppression de ces contraintes qui limitent les performances du secteur devrait renforcer la contribution de l’agriculture à la sécurité alimentaire, à l’emploi, à la nutrition des ménages et à la réduction de la pauvreté.

L’agriculture est donc une activité économique et d’emploi essentielle en République démocratique du Congo.

Renseignements sur le projet :

Avec le financement de la Banque mondiale, UNOPS CDOH met en œuvre pour le compte du gouvernement de la République démocratique du Congo (RDC – Ministère de l’Agriculture) l’infrastructure de sous-composante du projet dont les objectifs sont d’augmenter la productivité agricole et la commercialisation dans les zones ciblées de l’est de la RDC, d’améliorer l’intégration régionale dans le secteur agricole et ainsi d’améliorer et de renforcer l’ensemble des chaînes de valeur agricoles. Le projet comprend :

1. Réhabilitation de 540 kilomètres de routes de desserte agricole reliant la production

les zones et les marchés;

1. La réhabilitation des systèmes d’irrigation existants dans la vallée de Ruzizi dans le

les plaines de Ruzizi et de Rugumba et d’autres plaines et vallées, et;

1. Réhabilitation de micro centrales hydroélectriques (petits barrages) et accès à

eau (construction / réhabilitation de forages).

L’UNOPS travaillera en étroite collaboration avec les ingénieurs en infrastructures rurales des unités de livraison provinciales, la Direction des services agricoles (DVDA), le Service national d’hydraulique rurale (SNHR). Le Ministère du développement rural en charge des programmes d’approvisionnement en routes et en eau ainsi que le Bureau des routes (OdR) pour les ponts à longue portée sur ces routes.

Le programme de routes rurales prendra en considération une dimension régionale du projet proposé et améliorera la connectivité entre la RDC et le Burundi. Il établira également un programme communautaire axé sur les mécanismes d’entretien des routes et développera les capacités institutionnelles de la Direction des services agricoles (DVDA), les associations d’utilisateurs d’eau recevront également une formation sur la gestion des projets d’irrigation.

INFORMATIONS GÉNÉRALES – RD CONGO

Situé à Kinshasa, en République démocratique du Congo, le bureau multi-pays de l’UNOPS couvre onze pays : Angola, Burundi, Cameroun, République centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée équatoriale, République démocratique du Congo (RDC), République du Congo, Madagascar, Rwanda, et dispose d’un portefeuille actif de plus de 300 millions de dollars, avec de nombreux projets d’infrastructure. Le bureau a développé de solides relations de travail avec des partenaires internationaux, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies et des gouvernements à travers l’Afrique centrale au fil des ans. Il fournit un appui technique et le renforcement des capacités dans des domaines de développement stratégiques, notamment la réhabilitation et le développement des infrastructures dans les secteurs de la santé, de l’éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l’administration publique; les services d’approvisionnement, de gestion de projet et de conseil sectoriel; la paix et la sécurité, la préservation et la protection de l’environnement, entre autres.

FUNCTIONAL RESPONSIBILITIES

1. Project Delivery and Performance 

• Develop and maintain project plans
• Implement approved project plans (including the establishment of milestones) within tolerances set by the project board
• Embed sustainability dimensions including social and gender inclusion, environmental and economic aspects into project life cycle
• Manage the production of the required products, taking responsibility for overall progress and use of resources and initiating corrective action where necessary
• Liaise with any external suppliers or account managers
• Authorize Work Packages
• Advise the Project Board and OC Manager of any deviations from the plan
• Identify and manage risks so that maximum benefit to client and stakeholders is achieved
• Manage and review product quality and ensure products are accepted
• Monitor and evaluate performance of service providers
• Identify and report potential business opportunities for UNOPS to supervisor
• Identify and report threats to UNOPS internal business case to supervisor

2. Procedures

• Follow the Project Management Cycle Instructions and ensure that all organizational policy is complied with (Organizational Directives and Administrative Instructions)
• Prepare/adapt the following plans for approval by the Project Board:  I. Project Initiation Documentation; II. Stage/Exception Plans and relevant Product Descriptions
• Prepare the following reports:

I. Highlight Reports
II. End Stage Report
III. Operational Closure Checklist
IV. End Project Report
V. Handover Report

• Maintain the following: i. Electronic Blue File; ii. Procurement, HR and Finance files as required by those practices as per OD12.
• Ensure that all expenditure comply with UNOPS Financial Rules and Regulations (FRR).
• Manage budgets, cash flow and obligations to ensure that deliverables are met and payments to contractors and personnel are received on time.
• Understand and manage UNOPS overheads, allocable charges, and related corporate charges as they apply to the project
• Understand the unique structures of the UN and budget appropriately for personnel
• Manage and remain accountable for expenditures against the budget (based on accurate financial reports)
• Where the Deputy Project Manager has no delegation as a committing officer, s/he retains these responsibilities and will monitor and instruct/request others to carry out the relevant commitments and disbursements.

       Coordination of Procurement of goods and services:

• Coordinates strategic Planning, implementation and oversight of procurement of goods and services in coordination with the CDOH procurement unit;
• Develops and maintains the strategic role of procurement in provision of cost effective and efficient supply and service solutions that contribute to achievement of broader office and organizational objectives;
• Adheres to tools and guidelines to assist customer units/portfolios in procurement activities. Ensures that risk assessments are undertaken as needed particularly for large value procurement contracting in consultation with relevant business owner;
• Supports the Procurement Advisor to secure compliance with UNOPS Financial Rules & Regulations, General Terms & Conditions, and Auditor’s recommendations/ observations in all procurement activities;
• Supports in preparations of all Invitations to Bid, Requests for Proposal, Award Recommendations above $50K, CPC Submissions (HQCPC/LCPC) and Contracts;
• Coordinates development of procurement plans and strategies for the project;
• Supports in overseeing adherence to contractual agreements, recommend amendments and contract extensions, advise concerned parties with respect to contractual rights/obligations;
• Assists in development and maintenance of appropriate supplier performance management system.

3. Monitoring and reporting

• • Ensure that the project(s) produces the required products within the specified tolerance of time, cost, quality, scope, risk and benefits.
  • The Deputy Project Manager is also responsible for the project producing a result capable of achieving the benefits defined in the Business Case. Contribute to the overall business targets and needs.
  • Ensure all project team members track and regularly update milestones and targets for the duration of projects’ life span

4. Stakeholder engagement

• Establish solid working relationship with the project board (Executive, Senior Users and Senior Suppliers), client and key stakeholders
• Manage communications and ensure stakeholders are aware of project activities, progress, exceptions and are in a position to accept handover products
• Advise the client on issues that may impact the achievement of their outcomes (including issues of sustainability and post project requirements such as maintenance)

• Manage the information flows between the Project Board/OC Director and the project(s)

5. Quality assurance

• Work with internal stakeholders to ensure projects comply with audit requirements
• Work with procurement/purchasing staff to ensure effective interface with suppliers’ quality systems
• Coordinate quality reviews of project documents and deliverables
• Provide quality control for management outputs (project documents, reports, etc.)
• The project management processes are designed to deliver maximum accountability, transparency and results. If a project or processes is not in line with this, it is the responsibility of the PM to raise the issue to a supervisor

6. Knowledge management and innovation

• Encourage routine and effective capacity building activities are conducted in order to build the long-term and sustainable capacity of staff.
• Actively interact with other Project Managers and the wider PM community to share case studies, lessons learned and best practices
• Contribute to the oversight of lessons learned procedures, ensuring that lessons learnt are shared in a timely and appropriate manner. Participate in the relevant Communities of Practice
• Research and logging of lessons learned throughout the project life span.
• Provide feedback to Practice Groups on policy, supporting guidance with an aim towards continuous improvement of UNOPS policies
• Contribute to innovation and the adaptation of best practice standards of sustainability and quality

7. Personnel Management 

• • Lead and motivate the project management team
  • Ensure that behavioural expectations of team members are established
  • Ensure that performance reviews are conducted fairly, accurately and timely
  • Select, recruit and train team as required and take into account gender parity and diversity objectives.
  • Ensure safety and security for all project personnel and comply with UNDSS standards
  • Create, foster and role model a culture of respect and zero tolerance for discrimination, abuse of authority, harrasement, sexual harrasement and sexual exploitation and abuse. Ensure accountability for actions and perform duties in accordance with protection mechanisms and action plans, as expected by UNOPS policies, standards and commitments.

EDUCATION/EXPERIENCE/LANGUAGE REQUIREMENTS

EDUCATION

COMPÉTENCES

Développe et met en œuvre des stratégies d’affaires durables, pense à long terme et à l’externe afin de façonner positivement l’organisation. Anticiper et percevoir l’impact et les implications des décisions et activités futures sur d’autres parties de l’organisation. (pour les niveaux IICA-2, IICA-3, LICA Specialist- 10, LICA Specialist-11, NOC, NOD, P3, P4 et supérieurs)
Traite toutes les personnes avec respect; réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de diversité et d’inclusion.
Agit comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collaborer et soutenir le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel seulement : Agit comme un modèle de leadership positif, motive, dirige et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés.
Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et place toujours le bénéficiaire final en premier. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si cela est pertinent pour le rôle).
Établir efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et / ou les autres pour atteindre un objectif. Les actions conduisent à l’accomplissement total des tâches par le souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’agir en conséquence. Comprend que l’utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement au rythme rapide. Adapte efficacement sa propre approche à l’évolution des circonstances ou des exigences. Réfléchit sur les expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Toujours poursuivre des améliorations continues.
Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes.
Exprime des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage proactivement les connaissances. Gère efficacement les conflits en surmontant les divergences d’opinion et en trouvant un terrain d’entente.

TYPE, NIVEAU ET DURÉE DU CONTRAT

Type de contrat : ICA

Niveau du contrat: I-ICA2 ( ISC10)

Durée du contrat: ICA en cours – À durée indéterminée, sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds et du rendement satisfaisant.

Pour plus de détails sur la modalité contractuelle ICA, veuillez suivre ce lien:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES

INFORMATIONS GÉNÉRALES – UNOPS

L’UNOPS est une branche opérationnelle des Nations Unies, qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier. Notre mission est d’aider les gens à construire une vie meilleure et les pays à atteindre le développement durable.

Les domaines d’expertise de l’UNOPS couvrent l’infrastructure, l’approvisionnement, la gestion de projet, la gestion financière et les ressources humaines.

Travailler avec nous

L’UNOPS offre des opportunités de travail à court et à long terme dans des environnements divers et difficiles à travers le monde. Nous recherchons des professionnels créatifs et axés sur les résultats avec des compétences dans un éventail de disciplines.

Diversité

Avec plus de 4 000 membres du personnel de l’UNOPS et environ 7 000 personnes recrutées pour le compte de partenaires de l’UNOPS répartis dans 80 pays, notre personnel représente un large éventail de nationalités et de cultures. Nous promouvons une main-d’œuvre équilibrée et diversifiée – une force qui nous aide à mieux comprendre et à répondre aux besoins de nos partenaires, et nous nous efforçons continuellement d’améliorer notre équilibre entre les sexes grâce à des initiatives et des politiques qui encouragent le recrutement de candidates qualifiées.

Harmonisation de la vie professionnelle

L’UNOPS valorise ses employés et reconnaît l’importance d’équilibrer les exigences professionnelles et personnelles.