Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies, qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L’UNOPS aide ses partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui augmentent l’efficience, l’efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’achat et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organisations des Nations Unies.
POSTE : Chef de projet (transactionnel)
Le chef de projet est responsable des opérations quotidiennes du ou des projets et fournit des services aux différents donateurs, partenaires et bénéficiaires. Le chef de projet agit au nom du comité de direction du projet pour gérer le projet de manière continue pendant la phase de mise en œuvre. La principale responsabilité d’un chef de projet est de garantir que les résultats du projet sont livrés dans les tolérances spécifiées du projet en matière de délai, de coût, de qualité, de portée, de risque et d’avantages. Il/elle est censé atteindre les objectifs de performance et de livraison de l’organisation.
Le chef de projet a le pouvoir d’attribuer, conformément au plan de projet, des lots de travaux aux chefs d’équipe et d’approuver les livrables produits par eux.
Le chef de projet est responsable de la création du plan de mise en œuvre, en utilisant le document de lancement du projet (PID), l’accord juridique et en ayant une compréhension approfondie des termes, conditions, ainsi que des rôles et responsabilités respectifs des partenaires/parties prenantes, pour garantir que le(s) projet(s) ) les résultats sont capables de répondre aux analyses de rentabilisation à la fois pour l’UNOPS et pour le(s) partenaire(s). Le succès du ou des projets et donc du chef de projet sera basé sur les critères de réussite définis.
Résumé des fonctions :
- Livraison et performance du projet
- Procédures
- Surveillance et reporting
- Engagement des parties prenantes
- Assurance qualité
- Gestion des connaissances et innovation
- Gestion du personnel
- Élaborer, compléter et mettre à jour le(s) plan(s) de mise en œuvre
- Mettre en œuvre le plan approuvé (y compris l’établissement de jalons) dans les limites des tolérances fixées par le comité de projet.
- Intégrer les dimensions de durabilité, notamment l’inclusion sociale et de genre, les aspects environnementaux et économiques, dans la durée de vie du projet.
- Gérer la production des résultats requis, en assumant la responsabilité des progrès globaux et de l’utilisation des ressources et en lançant des mesures correctives si nécessaire.
- Veiller à ce que la qualité des lots de travaux et des livrables soit conforme aux exigences de qualité définies dans le plan de mise en œuvre.
- Assurer la liaison avec tous les fournisseurs externes ou gestionnaires de comptes
- Gérer l’acceptation et la livraison des lots de travaux
- Surveiller l’avancement du projet en s’assurant que les lots de travaux sont exécutés correctement
- Contrôler les modifications des projets et des lots de travaux
- Accepter les biens, services ou travaux livrés par les fournisseurs.
- Diriger les tâches de gestion des contrats, y compris l’évaluation des performances des fournisseurs.
- Agir en tant que représentant de l’employeur dans le cadre des contrats de travail FIDIC.
- Identifier et anticiper en temps opportun les risques et problèmes potentiels et conseiller des mesures d’atténuation à la haute direction/au comité de projet afin d’obtenir un bénéfice maximal pour le(s) partenaire(s) et les autres parties prenantes.
- Identifier et signaler au superviseur les opportunités commerciales potentielles pour l’UNOPS.
2. Procédures
- Se conformer à toutes les politiques organisationnelles et plus particulièrement au manuel de gestion de projet
- Préparer/adapter tous les plans pertinents pour approbation par le comité de projet.
- Gérer les obligations de reporting définies dans le(s) accord(s) juridique(s) et dans le plan de mise en œuvre
- Rédiger les définitions des exigences pour les processus d’approvisionnement. Approuver les réquisitions et les demandes de paiements hors bons de commande ; Évaluer les soumissions reçues, s’il est nommé à l’équipe d’évaluation. (le cas échéant)
- Veiller à ce que la maintenance des dossiers du projet et les leçons apprises soient enregistrées
- Assurer l’élaboration et la mise en œuvre de directives de gestion financière et de mécanismes de contrôle du projet, conformément aux règles et réglementations de l’UNOPS. (le cas échéant)
- Gérer les budgets, les flux de trésorerie et les obligations pour garantir que les livrables sont respectés et que les paiements aux entrepreneurs et au personnel sont reçus à temps.
- Comprendre et gérer les frais généraux de l’UNOPS, les charges imputables et les frais d’entreprise associés tels qu’ils s’appliquent au projet.
- Comprendre les structures uniques de l’ONU et budgétiser de manière appropriée le personnel
- Gérer les dépenses par rapport au budget (sur la base de rapports financiers précis)
- Lorsque le chef de projet n’a pas de délégation en tant que responsable de l’engagement, il conserve ces responsabilités et surveillera et instruira/demandera à d’autres d’exécuter les engagements et décaissements pertinents.
- Aux fins de la clôture du projet, fournir une remise formelle du projet au responsable de la clôture
- Soutenir les activités d’audit du projet, y compris la planification, la préparation et la coordination pendant les audits et le suivi des observations/recommandations d’audit.
3. Surveillance et reporting
- Préparer et publier des rapports réguliers de projet et/ou financiers conformément aux exigences du partenaire et de l’UNOPS en matière de reporting.
- Examiner régulièrement l’état du projet, en évaluant les critères de performance (portée, coût, calendrier et qualité).
- Tenir des journaux et des rapports d’avancement comme l’exigent les procédures standard de l’organisation.
- Assurer une surveillance et une analyse de routine des données de livraison dans le système de tableau de bord.
- S’assurer que tous les membres de l’équipe de projet suivent et mettent régulièrement à jour les jalons et les objectifs pendant toute la durée de vie des projets.
3. Engagement des parties prenantes
- Développer des profils de parties prenantes et faciliter la formulation de stratégies d’engagement des parties prenantes
- Établir de solides relations de travail avec le comité de direction du projet (exécutif, utilisateurs seniors et fournisseurs seniors), le client et les principales parties prenantes
- Permettre la formulation des plans de communication du projet. Coordonner les communications internes du projet. Surveiller l’efficacité des communications du projet
- Coordonner l’engagement et la communication des parties prenantes, en garantissant une gestion efficace du timing et de l’interdépendance des communications. Veiller à ce que les parties prenantes soient au courant des activités du projet, des progrès et des exceptions et soient en mesure d’accepter les résultats du transfert.
4. Assurance qualité
- Travailler avec les parties prenantes internes pour garantir que les projets sont conformes aux exigences d’audit
- Travailler avec le personnel des achats pour assurer une interface efficace avec les systèmes qualité des fournisseurs
- Coordonner les examens de la qualité des documents et des livrables du projet
- Assurer le contrôle de la qualité des résultats de gestion (documents de projet, rapports, etc.)
6. Gestion des connaissances et innovation
- Encourager la réalisation d’activités de renforcement des capacités de routine et efficaces afin de renforcer les capacités durables et à long terme du personnel.
- Interagir activement avec d’autres chefs de projet et avec la communauté PM au sens large pour partager des études de cas, des leçons apprises et des meilleures pratiques.
- Contribuer à la supervision des procédures de leçons apprises, en veillant à ce que les leçons apprises soient partagées en temps opportun et de manière appropriée. Participer aux communautés de pratique pertinentes
- Recherche et enregistrement des leçons apprises tout au long de la durée de vie du projet.
- Fournir des commentaires aux groupes de pratique sur les politiques, en soutenant les orientations dans le but d’améliorer continuellement les politiques de l’UNOPS.
7. Gestion du personnel
- Diriger et motiver l’équipe de gestion de projet
- S’assurer que les attentes comportementales des membres de l’équipe sont établies
- Veiller à ce que les évaluations de performance soient effectuées de manière équitable, précise et opportune
- Sélectionner, recruter et former l’équipe selon les besoins et prendre en compte les objectifs de parité hommes-femmes et de diversité.
- Assurer la sûreté et la sécurité de tout le personnel du projet et respecter les normes UNDSS
- Créer, favoriser et donner l’exemple d’une culture de respect et de tolérance zéro à l’égard de la discrimination, de l’abus d’autorité, du harcèlement, du harcèlement sexuel, ainsi que de l’exploitation et des abus sexuels. Garantir la responsabilité des actions et effectuer les tâches conformément aux mécanismes de protection et aux plans d’action, comme prévu par les politiques, normes et engagements de l’UNOPS.
Impact des résultats
Le chef de projet a un impact direct sur l’atteinte des résultats du projet en adhérant aux méthodes et stratégies de gestion de projet, en réduisant les risques, en réduisant les coûts et en améliorant les taux de réussite. Cela renforce par conséquent la visibilité et l’image de l’UNOPS en tant que prestataire de services efficace en matière de services et de gestion de projets et renforce sa position concurrentielle en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et de services de projets.
Éducation
- Diplôme universitaire supérieur en gestion de projet, en administration des affaires, en relations internationales, en études politiques/sécurité/développement ou dans une autre discipline pertinente.
- Un diplôme universitaire (licence / premier niveau) avec une combinaison de 2 années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente en gestion de projet, en administration des affaires, en relations internationales, en études politiques/sécurité/développement, ou dans une autre discipline pertinente, peut être accepté à la place de l’avance. Diplôme universitaire.
- Certification de praticien PRINCE2 – De préférence
- Terminer le cours de base en gestion de projet de l’UNOPS (dans l’année suivant la signature de ces termes de référence)
- Une combinaison pertinente de diplômes universitaires et/ou de certifications industrielles et d’expérience admissible peut être acceptée à la place de la formation universitaire.
Expérience
- Cinq années d’expérience progressive dans le développement et la gestion de projets, avec un accent sur la gestion de contrats et le reporting dans des organisations du secteur public ou privé.
- Couramment en français.
- Anglais courant.
Lire aussi : L’AMBASSADE DE FRANCE recrute pour ce poste (31 Octobre 2023)
