Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies qui fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. Fort de plus de 7000 membres du personnel présents dans 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion selon les besoins identifiés. L’organisation met simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1000 projets par année, contribuant à l’atteinte de résultats sur le terrain,
Le Bureau de l’UNOPS en République Centrafricaine a commencé ses activités dans le pays en 2014. Il fait partie du Bureau Multipays de l’UNOPS basé en République Démocratique du Congo.
En République centrafricaine (RCA), l’UNOPS fournit des services de gestion de projet, d’achats et de gestion de ressources humaines. Ses principaux partenaires sont le Gouvernement de la RCA, la Banque Mondiale ainsi que la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation de la Centrafrique (MINUSCA).
La République démocratique du Congo
Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMC) de l’UNOPS couvre onze pays : Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du Congo Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour ; il dispose d’un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.
Le Bureau multipays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement stratégique national, y compris le développement d’infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l’éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l’administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l’environnement, de la revitalisation des programmes/projets, entre autres.
Responsabilités fonctionnelles
Sous la direction et la supervision générale du Chargé des services de soutien, le titulaire du poste fournit et peut superviser du personnel dans la prestation de services de soutien technique et administratif, couvrant des processus et des transactions spécialisés et non spécialisés pour des domaines de travail distincts dans l’administration et la logistique, en assurant une prestation de services efficace et optimisée sur le client. L’adjoint.e administratif.ve a favorisé une approche optimisée sur le client, la qualité et les résultats, en veillant à l’utilisation des ressources du bureau de la manière la plus rentable possible.
- Soutien à la Gestion administrative et financière
- Coordonner les différents domaines de travail et superviser le personnel de l’Administration, en appui aux projets dans l’exécution des transactions, processus et services du bureau, en veillant à la pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ UNOPS.
- Surveiller les performances de l’équipe administrative par rapport aux objectifs du bureau, des projets, et la satisfaction des partenaires.
- Appuyer le bureau et les projets dans la gestion des communications (préparation et finalisation des correspondances, transmission des rapports, etc) et démarches (organisation des rencontres et réunions, auprès des partenaires institutionnels du bureau
- Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle pour les services administratifs désignés, y compris la tenue de registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
- Appuyer les projets dans la gestion (demande, justification et réconciliation) des avancées opérationnelles
- Gérer la petite caisse du bureau, la justification des dépenses, la réconciliation des comptes en conformité avec le règlement financier de l’UNOPS.
- Gestion des voyages et formalités de visa
- Jouer le rôle de point focal voyages du bureau pays et assurer l’organisation pratique des voyages du personnel du bureau et des projets conformément au SOP voyage
- Préparer les autorisations de voyage dans le nouveau système et s’assurer que les frais de mission sont payés dans les délais
- Effectuer les réservations de vols (UN et commerciaux) pour les missions locales et internationales
- Gérer les demandes de visa et effectuer les formalités de voyage du bureau
- Centraliser et traiter les dossiers de voyages et toute réclamation y relative.
- Appui logistique aux projets
- Assurer la fourniture efficace et efficiente de services de soutien logistique aux projets en conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’UNOPS, couvrant :
- Superviser la mise en œuvre du système logistique conformément aux procédures logistiques de l’UNOPS.
- Coordonne et supervise les processus et services en matière d’expéditions et de dédouanement, de voyages, de gestion d’événements, d’enquêtes administratives, de services de transport et d’assurance, de gestion des bâtiments/installations/espaces, de fournitures de bureau.
- Coordonner les services de gestion des fournitures et des actifs et la vérification physique des articles en stock, en veillant à la préparation et à la présentation en temps utile des rapports d’inventaire périodiques.
- Superviser les questions de protocole, en veillant à la prestation efficace des services aux clients, y compris l’enregistrement du personnel et les autorisations du gouvernement hôte.
- Gère la liaison et la coordination avec les autorités locales sur les autorisations/privilèges et immunités pour le personnel de l’UNOPS, les espaces de bureaux et autres questions administratives.
- Compiler les informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts.
- Développement et partage des connaissances
- Organiser, faciliter et/ou fournir des initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur des sujets liés à l’administration.
- Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines.
- Recueillir des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive.
Formation/Expérience/Exigences linguistiques
Éducation
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- Un diplôme d’études secondaires est requis.
- Un diplôme universitaire de niveau baccalauréat en administration des affaires, en administration publique ou dans une discipline équivalente est souhaitable, mais pas obligatoire.
- En l’absence de diplôme universitaire, une certification administrative est un atout.
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Expériences
- Six (6) ans d’expériences professionnelles pertinentes (ou moins selon le parcours universitaire) dans les services d’appui à l’administration générale, à la logistique ou aux opérations dans les organisations publiques ou privées nationales ou internationales.
- Un diplôme technique ou un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique ou dans une discipline équivalente peut remplacer les années manquantes
- Une certaine expérience dans les organisations du système des Nations unies est préférable.
langues
- Excellente maîtrise du français est requise.
- La connaissance de l’anglais est un atout.
| Démontrer une compréhension des effets de son rôle sur tous les bénéficiaires et accorder la priorité aux. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). |
| Évaluez les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adoptez une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. |
| Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées répondent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. |
| Traite tous les individus avec respect ; accorde la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. |
| Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherchez à continuer l’amélioration. |
| Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoutez et partagez ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficaces en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. |
| Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. |
Type, niveau et durée du contrat
Type de contrat : LICA/Accords de
contractant individuel local Niveau de contrat : LICA6/ICS6 Durée du
contrat : En cours ICA – À durée indéterminée, sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds et d’une performance satisfaisante https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
