L’UNOPS – une branche opérationnelle des Nations Unies – soutient la réalisation des objectifs de développement durable (ODD) en mettant en œuvre avec succès les projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier.
l’Assistant(e) principal(e) des achats à la section approvisionnement du Bureau Multi-Pays travaillera directement sous la supervision de l’Associé(e) des achats et en étroite collaboration avec l’Équipe de l’approvisionnement pour appuyer le Bureau à atteindre le niveau de performance souhaité.
Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMC) de l’UNOPS couvre onze pays : Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du Congo Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour ; il dispose d’un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.
Le Bureau multipays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement stratégique national, y compris le développement d’infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l’éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l’administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l’environnement, de la revitalisation des programmes/projets, entre autres.
Sous la supervision directe de l’Associé(e) des achats, l’Assistant(e) principal(e) des achats aura à exercer les tâches suivantes :
Services administratifs d’appui à l’approvisionnement
- Fournir une variété de services de soutien transactionnel spécialisés et non spécialisés, assurant la cohérence et la qualité des étapes de travail réalisées, ainsi qu’une circulation optimale de l’information.
- Aide à la rédaction des documents d’appel d’offres, des rapports d’évaluation et des soumissions d’attribution de contrat, en assurant la cohérence du format et du contenu.
- Traiter les transactions d’achat dans le système ERP de l’UNOPS.
- Aider à la préparation des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs modifications.
- Traiter les factures pour les biens et services livrés en veillant à l’exactitude et à l’exhaustivité de la documentation et au paiement en temps opportun. Faire le suivi jusqu’à l’achèvement et informer les clients.
- Surveiller les dépenses par rapport aux allocations.
- Recevoir, examiner, consigner et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d’approvisionnement.
- Prépare des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences techniques et des connaissances en matière de formatage et de présentations.
- Préparateur des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats.
- Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats au nom du superviseur.
- Publier des annonces d’approvisionnement et des récompenses.
- Tenir à jour des rapports d’étape sur les activités d’approvisionnement et les travaux en cours.
- Établir des outils de gestion des contrats (paiements, durée, avenants etc.)
- Appuyer les superviseurs dans toutes les autres tâches liées aux services d’appui à l’approvisionnement et toute autre tâche attribuée par les superviseurs.
Services Relations Clients Clients / Gestion des Parties Prenantes
- Travailler avec les clients pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus et transactions d’approvisionnement, afin de fournir des services corrects et opportuns.
- Fournir des services d’approvisionnement normalisés, des conseils et des informations au personnel de l’unité commerciale sur les processus et procédures de routine.
Développement des connaissances et partage des connaissances
- Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes d’assurance qualité des achats ou de gestion des connaissances au nom du superviseur et informer le superviseur de l’état d’avancement.
- Soutenir administrativement l’organisation et la prestation d’initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel en matière d’approvisionnement.
Accomplir toute autre tâche qui peut lui être attribuée dans le cadre de ses fonctions.
ÉDUCATION
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- Un diplôme d’études secondaires est exigé.
- Un diplôme universitaire en sciences économiques ou de gestion (administration des affaires, administration publique, management, marketing, etc.) ou dans des disciplines équivalentes est préférable mais non requis.
EXPRIENCE
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- Cinq (5) ans d’expérience pertinente dans les services d’appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales ou avec des entreprises privées sont requis pour un candidat titulaire d’un diplôme d’études secondaires (BAC).
- Expérience de travail avec un éventail de parties impliquées dans les pays en développement est un atout.
- Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.
- La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (Google Suite) et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont un atout.
- Une expérience dans l’utilisation des systèmes d’entreprise, y compris OneUNOPS, est préférable.
LANGUES
- Une maîtrise parfaite du français est exigée
- Une connaissance basique de l’anglais est un atout
| Démontrer une compréhension des effets de son rôle sur tous les bénéficiaires et accorder la priorité aux. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). |
| Évaluez les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adoptez une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. |
| Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées répondent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. |
| Traite tous les individus avec respect ; accorde la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. |
| Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherchez à continuer l’amélioration. |
| Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoutez et partagez ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficaces en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. |
| Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. |
Type de contrat : Contrat de Prestaire Individuel Local
Niveau de contrat : LICA 5
Durée du contrat : contrat à durée indéterminée dépendant d’une performance satisfaisante et de la disponibilité des fonds.
