L’UNOPS – une branche opérationnelle des Nations Unies – soutient la réalisation des objectifs de développement durable (ODD) en mettant en œuvre avec succès les projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier.
Le Service de Lutte Anti-Mines des Nations Unies (UNMAS) CAR
La République centrafricaine est confrontée à un problème d’armes et de contamination à risque d’explosifs, suite à des conflits armés anciens et récents. La présence de restes explosifs de guerre (ERW), d’engins explosifs improvisés (IED) et de stocks non sécurisés d’armes et de munitions (obsolètes, abandonnées ou déshabillées), constitue une grave menace pour les civils ainsi que pour la MINUSCA et le personnel humanitaire opérant dans le pays .
Sous la direction et la supervision générales du responsable des services de support, l’Associé.e administratif/ve exécute et peut superviser le personnel dans la prestation de services de support technique et administratif, couvrant des processus et des transactions spécialisés et non spécialisés pour des domaines de travail discrets dans l’administration et la logistique, assurant une efficacité, une prestation de services efficace et optimisée sur le client.
L’Associé Administratif/ve favorise une approche efficace sur le client, la qualité et les résultats, garantissant l’utilisation des ressources du bureau de la manière la plus rentable.
- Soutien à la gestion
- Gestion d’équipe
- Logistique, Services de gestion d’actifs
- Développement et partage des connaissances
1. Appui à la gestion
- Coordonner les zones de travail individuelles et encadrer le personnel dans l’exécution des transactions, processus et services client standard du bureau pour les zones de travail, en garantissant la pleine conformité avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’UNOPS et la connaissance des zones de travail.
- Surveille les performances de l’équipe par rapport aux accords de service avec les clients et la satisfaction des clients
- Met en œuvre le mécanisme de contrôle pour les services administratifs désignés, y compris la tenue des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
- Administrer le contrôle des stocks, superviser la bonne distribution des articles et des fournitures en stock.
- Examiner les autorisations de voyage, la documentation, les paiements
- Peut avoir un rôle transactionnel dans le système OneUNOPS/Enterprise
- Compile des données et recherche des informations pour la planification des ressources financières/du budget administratif des services administratifs.
2. Gestion d’équipe
- Faciliter l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité de l’équipe supervisée grâce à une planification du travail efficace, à la gestion des performances, à l’encadrement et à la promotion de l’apprentissage et du développement.
- Assurer la supervision, en veillant au respect par les membres de l’équipe des politiques et des meilleures pratiques existantes.
3. Logistique, Services de gestion d’actifs
Assure la fourniture efficace et efficiente de services de soutien à la logistique et à la gestion des actifs, répondant aux besoins des clients et conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’UNOPS, couvrant :
- Superviser la mise en œuvre du système logistique conformément aux procédures logistiques de l’UNOPS
- Coordonne et supervise les processus et les services dans les expéditions et le dédouanement, les voyages, la gestion des événements, les enquêtes administratives, les services de transport et les assurances, la gestion des bâtiments/installations/espaces, les fournitures de bureau.
- Coordonne les services de gestion de l’approvisionnement et des actifs et la vérification physique des articles en stock en assurant la préparation et la soumission en temps opportun des rapports d’inventaire périodiques
- Superviser les questions de protocole, assurer une prestation efficace des services aux clients, y compris l’enregistrement du personnel et les autorisations du gouvernement hôte.
- Gère la liaison et la coordination avec les autorités locales sur les autorisations / privilèges et immunités pour le personnel de l’UNOPS, les espaces de bureau et d’autres questions administratives.
- Compilateur des informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts.
- Peut superviser les services de transport, y compris le service à la clientèle, l’entretien régulier des véhicules, les assurances et le suivi de la consommation.
- Assurer le signalement et l’enquête rapide des accidents de véhicules, des dommages, de la perte ou du vol d’articles ; mise à jour et maintenance du rapport d’historique du véhicule.
- Superviser l’entrepreneur externe pour les services de transport, y compris le service à la clientèle et le traitement des factures.
4. Développement des connaissances et partage des connaissances
- Organiser, faciliter et/ou offrir des initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur des sujets liés à l’administration.
- Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en ressources humaines.
- Recueillez des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et utilisez-les de manière productive.
Impact des résultats
La réalisation efficace et réussie des résultats par l’association administrative affecte de manière globale directement l’efficacité des résultats de l’ensemble de l’équipe, impactant la capacité du bureau à répondre de manière efficace et efficace aux besoins opérationnels programme. La prestation de services dans les délais et de manière responsable garantit la satisfaction des clients et la promotion de l’image et de la création de l’équipe et du bureau en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projet. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projet dans le pays/la région desservie.
Éducation
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent avec 6 ans d’expérience pertinente
- Baccalauréat ou équivalent avec 2 ans d’expérience pertinente
Expérience
- L’expérience pertinente est définie comme celle dans l’administration générale, la logistique ou les opérations ou les services de soutien dans des organisations publiques ou corporatives nationales ou internationales
- Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est désirée
- La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (MS Office) et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont requises
- Une expérience dans l’utilisation des systèmes d’entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitée
Exigences linguistiques
- La maîtrise (écrit, lu, parlé) du français est requise.
- L’anglais intermédiaire (écrit, lu et parlé) est souhaité
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| Démontrer une compréhension des effets de son rôle sur tous les bénéficiaires et accorder la priorité aux. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). |
| Évaluez les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adoptez une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. |
| Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées répondent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. |
| Traite tous les individus avec respect ; accorde la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. |
| Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherchez à continuer l’amélioration. |
| Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoutez et partagez ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficaces en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. |
| Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. |
- Type de contrat : ICA (Individual Contract Agreement)
- Niveau de contrat : Local ICA 6 (ICS 6)
- Durée du contrat : En cours ICA – « Une durée indéterminée sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds et de la performance satisfaisante ».
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