L’UNOPS – une branche opérationnelle des Nations Unies – soutient la réalisation des objectifs de développement durable (ODD) en mettant en œuvre avec succès les projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier.
Notre mission est d’aider les gens à bâtir une vie meilleure et les pays à parvenir à la paix et au développement durable.
Le cluster paix et sécurité de l’UNOPS (PSC) est un fournisseur de services principal dans le domaine de l’action antimines avec le Service de l’action antimines des Nations Unies (UNMAS), le PNUD, l’UNICEF, les gouvernements des pays touchés par les mines et d’autres partenaires de l’action antimines. Il est dirigé par le directeur, qui a l’autorité et la responsabilité globales du rendement de la CFP au nom de ses clients. Le directeur est chargé d’administrer et de superviser la gestion quotidienne des bureaux extérieurs du projet, à la fois selon les exigences du client et conformément aux règles et règlements de l’UNOPS.
Le Mali est confronté à un problème de contamination par les armes et les risques explosifs en raison de conflits armés prolongés et récents. La présence de restes explosifs de guerre (REG), d’engins explosifs improvisés (EEI) et de stocks d’armes et de munitions non sécurisés (obsolètes, abandonnés ou négligés) constitue une grave menace pour les civils ainsi que pour le personnel des Nations Unies et le personnel humanitaire opérant dans le pays.
L’UNMAS s’est déployé au Mali en janvier 2013 pour mener une évaluation d’urgence de la situation concernant les menaces explosives. En juillet 2013, la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation au Mali (MINUSMA) a été créée en vertu de la résolution 2100 du Conseil de sécurité et opère actuellement en vertu de la résolution 2584 (2021) du Conseil de sécurité. Conformément à ces mandats, le Service de l’action antimines des Nations Unies (UNMAS) a engagé l’UNOPS PSC pour mettre en œuvre un programme d’action contre les mines au Mali afin de :
- Améliorer la protection des civils et faciliter l’assistance humanitaire ;
- Renforcer la capacité nationale à atténuer les menaces explosives et permettre le respect des obligations des traités internationaux ;
- Réduire la menace explosive pour le personnel de la MINUSMA et des Nations Unies.
1. Soutien administratif
- Recherche et récupère des données statistiques de sources internes et externes ; prépare des graphiques, des tableaux et des rapports statistiques en extrayant des données de diverses sources.
- Assure le suivi des délais, des engagements pris, des actions entreprises et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité.
- Fournit un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites.
- Compile les informations pour les audits périodiques.
- Gestion de la petite caisse.
2. Voyage et logistique
- Traite les transactions de voyage (autorisations et réclamations), y compris dans le système OneUNOPS, les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents pour tout le personnel, les fonctionnaires de l’ONU et les visiteurs, en veillant au respect des règles et règlements de l’ONU.
- Fournit des informations sur les services aériens, les tarifs et les horaires de voyage pour des itinéraires spécifiques. Traite les réclamations de voyage dans OneUNOPS et les bons de commande pour les activités de voyage, les paiements et les contrats.
- Organise les expéditions, les modalités de dédouanement, la préparation des documents pour les expéditions de l’UNOPS (reçues/envoyées), toute la documentation nécessaire et la mise en œuvre des actions de suivi
- Prépare la documentation pour les autorisations de sécurité, traite les réservations d’hôtel, organise les transferts depuis l’aéroport, l’accueil, le protocole, les douanes et le soutien à l’immigration pour les fonctionnaires de l’ONU/PNUD en visite si nécessaire
- Fournit un soutien en ce qui concerne les problèmes de protocole et les demandes de documentation officielle, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Remise ponctuelle des certificats de protocole officiels ; arrangements avec les départements de l’ONU pour toutes les questions liées à la documentation officielle à fournir au/de la part du personnel international, telles que les exigences en matière de visa, de permis de travail, les exigences de sécurité, la santé, etc.
- Dispositions avec les départements de l’ONU pour la documentation officielle à fournir pour l’importation/exportation ou le transfert de marchandises
- Établissement et maintien de relations de travail efficaces avec les ministères.
- Fourniture d’informations précises et complètes au personnel sur les pièces justificatives nécessaires au personnel et à ses personnes à charge, et importation/exportation ou transfert de marchandises ; liste actualisée des documents requis mis à la disposition de chaque membre du personnel/unité
- Fiche de suivi individuelle pour suivre l’état de la documentation soumise pour chaque membre du personnel et les personnes à charge, en veillant à ce que la documentation officielle corresponde au calendrier annoncé
- Des informations précises fournies à la personne/unité sur demande sur les démarches administratives requises et l’état de son dossier de projet,
- Des informations précises et opportunes sur les processus et les problèmes en suspens aux personnes/unités concernées
- Peut superviser les services de transport, y compris le service à la clientèle, l’entretien régulier des véhicules, les assurances et le suivi de la consommation.
- Signaler et enquêter rapidement sur les accidents de véhicules, les dommages, la perte ou le vol d’objets ; mise à jour et maintenance du rapport d’historique du véhicule.
- Supervise l’entrepreneur externe pour les services de transport, y compris le service à la clientèle et le traitement des factures.
3. Inventaire, gestion des actifs, garde, locaux communs et assistance générale
- Effectue des contrôles d’inventaire physique, rédige des rapports périodiques d’inventaire et d’actifs.
- Agit en tant que dépositaire de la gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution.
- Réalise et rapporte des enquêtes sur les besoins d’entretien des bureaux ainsi que sur la satisfaction des clients
- Collecte des informations pour les enquêtes administratives en appui à l’organisation des services communs.
4. Développement des connaissances et partage des connaissances
- Prend en charge l’organisation et la prestation d’initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur des sujets liés à l’administration.
- Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en administration.
- Apporte des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utilise de manière productive
- Tient à jour la documentation de l’unité, y compris les dossiers et les fichiers, en assurant la protection des documents confidentiels
Toute autre tâche assignée par le superviseur.
LES FEMMES QUALIFIÉES DOIVENT POSTULER
Éducation:
- Un diplôme d’études secondaires (lycée) avec 5 ans d’expérience pertinente est requis; OU ALORS
- Un premier diplôme universitaire (baccalauréat ou équivalent) en administration des affaires, en administration publique ou dans des disciplines équivalentes avec 1 an d’expérience est requis.
De l’expérience:
- L’expérience pertinente est définie comme une expérience dans l’administration générale ou les services de soutien aux opérations.
- Dans le cadre d’une expérience pertinente, un minimum d’un an d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Office) et la gestion de systèmes de gestion Web sont requis.
Langue:
- Une connaissance courante (lu, écrit, parlé) du français est requise
- Une connaissance intermédiaire (lu, écrit, parlé) de l’anglais est requise.
| Traite tous les individus avec respect ; réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Maintient les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de rôle pour la diversité et l’inclusion. |
| Agit comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel uniquement : Agit comme modèle de leadership positif, motive, dirige et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés. |
| Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et place toujours le bénéficiaire final en premier. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si pertinent pour le rôle). |
| Établit efficacement un plan d’action approprié pour soi et/ou les autres pour atteindre un objectif. Les actions conduisent à l’accomplissement total de la tâche par le souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’agir en conséquence. Comprend que l’utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires. |
| Ouvert au changement et flexible dans un environnement au rythme rapide. Adapte efficacement sa propre approche aux circonstances ou aux exigences changeantes. Réfléchit à ses expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Recherche toujours des améliorations continues. |
| Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes. |
| Exprime des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage proactivement ses connaissances. Gère efficacement les conflits en surmontant les différences d’opinion et en trouvant un terrain d’entente. |
Type de contrat : Accord de l’entrepreneur individuel local (LICA)
Niveau du contrat : ICA local 5 (ICS 5)
Durée du contrat : ICA en cours – à durée indéterminée, sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds et d’une performance satisfaisante
