Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies, soutenant la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L’UNOPS aide ses partenaires à construire un avenir meilleur en fournissant des services qui augmentent l’efficience, l’efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’approvisionnement et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organisations des Nations Unies.
Bureau multi-pays du Ghana (GMCO) :
Le bureau multi-pays de l’UNOPS au Ghana (GHMCO), situé à Accra, couvre toute l’Afrique de l’Ouest, couvrant le Ghana, la Gambie, le Libéria, le Nigeria et la Sierra Leone.
Le centre opérationnel du Ghana est chargé de gérer les risques stratégiques et opérationnels associés à un sous-ensemble du portefeuille régional d’engagements, de développer et de fournir des services rentables contribuant aux résultats durables des partenaires et à la réalisation des résultats de gestion de l’UNOPS.
Les principales fonctions de GHMCO sont les suivantes :
- Assurer la liaison et développer des engagements, et fournir des services répondant aux besoins des partenaires.
- Tirez parti des conseils et intégrez les modalités de livraison des trois pratiques de livraison et du bureau de service des partenaires mondiaux.
- Maintenir des arrangements et une capacité appropriés pour un soutien transactionnel direct pour la livraison du portefeuille sous-régional.
Spécificité du poste :
Sous la supervision directe de l’agent principal d’approvisionnement, GHMCO – Ghana et sous la direction du chef des services de soutien, l’associé à l’approvisionnement assure la fourniture de services d’appui efficaces et opportuns en matière d’approvisionnement et d’administration des contrats aux différents programmeurs dans un zone géographique concernée. Il/elle promeut une approche centrée sur le client, axée sur la qualité et les résultats et fournit un soutien au personnel d’approvisionnement concerné. Dans l’exercice de ses fonctions, l’associé aux achats travaille avec un minimum de supervision et assure la liaison avec les responsables de l’appui aux programmes de l’UNOPS, les conseillers techniques principaux, les gestionnaires de portefeuille et les assistants de portefeuille afin d’assurer le meilleur soutien.
Résumé de la zone de résultats clés :
- Services d’appui à l’approvisionnement transactionnel
- Planification des achats, réquisitions et approvisionnement
- Processus d’appel d’offres et d’appel d’offres
- Administration des contrats
- Gestion d’équipe
- Développement et partage des connaissances
1. Services d’appui à l’approvisionnement transactionnel
Administre une gamme d’activités d’appui aux achats transactionnels, en veillant au respect des règles, règlements, politiques et stratégies de l’UNOPS, notamment :
- Incorporation des étapes nécessaires pour intégrer la durabilité dans le processus d’approvisionnement.
- Complétude des soumissions aux comités des contrats et des biens (CPC).
- Complétude de la documentation pour la préparation/le traitement des bons de commande, des contrats, des accords à long terme ou de leurs modifications.
- Fourniture des recherches/données demandées sur l’approvisionnement du marché en effectuant des études de marché de routine pour déterminer les sources d’approvisionnement, en utilisant le site du marché mondial des Nations Unies et d’autres sources externes ;
- Mise en place/amélioration et maintenance de la base de données des fournisseurs locaux, assurant une mise à jour régulière des données.
- Bases de données d’informations, tous les dossiers et dossiers d’approvisionnement mis à jour et conservés.
- Rapports d’état générés, au besoin.
- Disponibilité de toutes les pièces justificatives à des fins d’audit et d’examen ;
2. Planification des achats, réquisitions et approvisionnement
Soutient administrativement et techniquement les processus de planification, de réquisitions/d’approvisionnement et d’approvisionnement du bureau, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Collaboration avec le personnel des projets et les gestionnaires dans la préparation de leur plan d’approvisionnement, l’attribution, l’administration et le suivi de toutes les questions liées à l’approvisionnement pour la zone géographique / l’activité de projet donnée.
- Maintenance et mise à jour des processus de suivi des achats pour les projets et fourniture de commentaires sur les bons de commande au bureau demandeur ;
- Fourniture de propositions à l’entité requérante sur les modes de fourniture des biens, travaux et services, y compris les délais de passation des marchés pour chaque étape ;
- Examen des demandes d’achat pour s’assurer qu’elles sont complètes ;
- Préparation des spécifications appropriées et complètes pour l’équipement et les matériaux, les profils de poste et l’énoncé des travaux pour la préparation de la demande de propositions, de la demande de prix et de l’ITB, en veillant à l’autorisation/l’approbation des demandes par les unités respectives.
- Liaison constante avec les fournisseurs et le destinataire jusqu’à ce que la livraison des marchandises soit effectuée en toute sécurité.
- Rédaction de courriers, mémorandums, fax, e-mails, etc. ; suivi des progrès et liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d’approvisionnement ; enquête et résolution des problèmes postérieurs à la commande et des rapports d’étape sur les questions d’approvisionnement ;
- Réponses orales/écrites aux questions des projets, clients, entreprises, etc. concernant les questions liées à l’approvisionnement
- Préparation de rapports mensuels sur les questions d’approvisionnement ;
- Liaison avec l’unité logistique ou les projets à la réception des biens, des équipements et des services en vue d’obtenir un bon rapport de livraison, un RIR (rapport de réception et d’inspection) ou des certificats pertinents et que l’inventaire approprié soit fait ;
| 3. Processus d’appel d’offres et d’appel d’offres
Entreprend ou supervise le soutien technique aux processus d’appel d’offres et d’appel d’offres, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
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| 4. Gestion du contrat Prend en charge une administration efficace des contrats, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : Suivi de la signature des contrats par les fournisseurs ; Obligation de fonds dans le système Enterprise et obtention des signatures appropriées pour approbation ; Diffusion de l’annonce des contrats et des attributions ; Maintenance des contrats et du système de classement ; Maintenance des bases de données/listes des meilleurs fournisseurs, sous-traitants et prestataires de services, activités et statistiques |
| 5. Gestion d’équipe Facilite l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité de l’équipe supervisée grâce à une planification du travail efficace, à la gestion des performances, à l’encadrement et à la promotion de l’apprentissage et du développement. Fournit une supervision, en veillant à la conformité des membres de l’équipe avec les politiques et les meilleures pratiques existantes. |
| 6. Développement et partage des connaissances Organise, facilite et/ou offre des initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur l’approvisionnement Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement Recueille des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utilise de manière productive |
Impact des résultats
La réalisation efficace et réussie des résultats par l’Associé à l’approvisionnement affecte la performance des principaux aspects de la ou des unités commerciales concernées, des activités du projet, des services d’appui à la gestion des achats et des contrats, ce qui a un impact sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et livrables respectifs. . Cela garantit la satisfaction des clients et promeut l’image et la crédibilité de l’UNOPS en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projet dans le pays/la région desservis.
A. Éducation
Un diplôme d’études secondaires est exigé.
Un premier diplôme universitaire en approvisionnement et/ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en droit, en commerce, en administration des affaires ou dans des domaines connexes est souhaitable mais pas obligatoire.
Une certification pertinente en gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement (CIPS ou similaire) est un avantage distinct .
B. Expérience professionnelle
Un minimum de six (6) années d’expérience pertinente dans la fourniture de services de soutien à l’approvisionnement dans des organisations publiques ou corporatives nationales et/ou internationales est requis.
Une expérience dans les services d’appui à l’approvisionnement est souhaitée.
Une expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement est souhaitée.
Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.
La maîtrise des ordinateurs et des progiciels bureautiques (MS Office) et/ou des applications Google Suite
et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont requises.
Une expérience de l’utilisation des systèmes d’entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable.
C. Exigences linguistiques
Une connaissance pratique complète de la langue anglaise est requise.
| Traite tous les individus avec respect ; réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Maintient les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de rôle pour la diversité et l’inclusion. |
| Agit comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel uniquement : Agit comme modèle de leadership positif, motive, dirige et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés. |
| Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et place toujours le bénéficiaire final en premier. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si pertinent pour le rôle). |
| Établit efficacement un plan d’action approprié pour soi et/ou les autres pour atteindre un objectif. Les actions conduisent à l’accomplissement total de la tâche par le souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’agir en conséquence. Comprend que l’utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires. |
| Ouvert au changement et flexible dans un environnement au rythme rapide. Adapte efficacement sa propre approche aux circonstances ou aux exigences changeantes. Réfléchit à ses expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Recherche toujours des améliorations continues. |
| Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes. |
| Exprime des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage proactivement ses connaissances. Gère efficacement les conflits en surmontant les différences d’opinion et en trouvant un terrain d’entente. |
Type de contrat : Contrat Individuel Local (LICA)
Niveau de contrat : LICA 6/ ICS 6
Durée du contrat : En cours ICA – « Durée indéterminée, sous réserve des exigences
