La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.
Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.
Responsabilités fonctionnelles
Sous la supervision directe de l’Agent des opérations d’appui, l’Agent principal des Services d’appui est chargé d’aider à fournir des services d’appui efficaces, efficients et cohérents, à savoir les ressources humaines, l’administration, les finances, la logistique, la gestion des actifs, l’approvisionnement et les TIC, aux projets et à toutes les activités relevant du Programme DES NATIONS UNMAS Mali pour les sites du Nord. Les responsabilités fonctionnelles comprennent :
Logistique, gestion des actifs et approvisionnement
Soutenir l’agent des opérations de soutien (SOO) pour assurer la fourniture du soutien logistique et la gestion des stocks; superviser l’équipe logistique, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:
● Maintenir un système complet d’approvisionnement et de logistique et une base de données conformément aux procédures UNOPS.
● Aider à la formation du personnel sur les questions logistiques et surveiller la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (PON).
● Surveiller et soutenir les preuves globales, le suivi, l’entretien, la déclaration des biens et des biens consommables, s’assurer que des vérifications physiques et une certification régulières sont effectuées et superviser leur mouvement dans et à l’intérieur des camps du Nord.
● Aider le SOO à établir des liens avec les entrepreneurs pour mettre en œuvre des systèmes de contrôle interne et de rapport pour les équipements appartenant à l’UNOPS.
● Gérer régulièrement le rapprochement des dossiers et s’assurer qu’un plan de réparation/élimination/transfert et des activités de réparation/élimination/transfert sont menés pour les biens et biens excédentaires endommagés/inutilisables/excédentaires conformément à la réglementation de l’UNOPS.
● Assurer la gestion et l’entretien des bureaux et des locaux d’hébergement.
● Surveiller le parc de véhicules pour fournir des services de transport selon les besoins du bureau ainsi que pour répondre aux besoins logistiques.
● Soutenir la surveillance du système de gestion et d’entretien des véhicules conformément à la politique et aux procédures de gestion des véhicules de l’UNOPS.
● Fournir des conseils et un soutien en matière d’approvisionnement au personnel sur le terrain pour une prestation efficace des services aux clients, tout en maintenant un niveau élevé de conformité aux procédures unOPS.
● Aider le SOO à estimer les besoins d’approvisionnement pour les bureaux du Nord.
Administration et ressources humaines
Surveiller l’administration quotidienne du personnel pour appuyer le Bureau du Nord. Cela comprend le soutien pour les congés, les voyages, la reproduction et le classement des documents, les indemnités et les paiements. Les activités spécifiques comprendront :
● Coordonner le traitement et le paiement de tous les documents de voyage.
● Surveiller le traitement des paiements du personnel pour la rémunération de danger, le repos et la récupération et d’autres droits.
● Surveiller la présence mensuelle du personnel, mettre à jour les plans de congé / mission et soumettre des plans de voyage trimestriels.
● Surveiller la gestion de l’information des dossiers de voyage et du registre des voyages.
● Soutenir le SOO avec l’intégration de nouveaux membres du personnel et le départ du personnel.
● Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
Finance
Responsable de fournir un soutien au SOO pour surveiller les opérations financières des bureaux du Nord. Fonctions spécifiques susceptibles d’inclure:
● Superviser les avances opérationnelles et la petite caisse, y compris faire des demandes, éduquer les dépositaires, examiner les rapprochements, coordonner les réapprovisionnements et fermer les comptes.
● Aider à la préparation des budgets et des modifications budgétaires.
● Aider le SOO à maintenir des systèmes efficaces de gestion, de suivi et de contrôle financiers conformément aux règles et règlements financiers de l’UNOPS/ONU.
● Superviser la préparation des demandes de paiement conformément aux SOP et aux règles et règlements financiers pertinents.
Renforcement et partage des connaissances
Fournit un soutien à l’acquisition et au partage des connaissances, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
● Organiser et mener des formations pour le personnel des opérations / projets sur des sujets liés aux services de soutien
● Briefing/débriefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail
● Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
● Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en administration
Exigences en matière d’éducation, d’expérience/de langue
Éducation:
● Master avec 2 ans d’expérience pertinente en administration, finance, ressources humaines, logistique ou gestion, OU
● Baccalauréat avec 4 ans d’expérience pertinente en administration, finance, ressources humaines, logistique ou expérience de travail en gestion:
● L’expérience pertinente est définie comme une expérience dans l’administration, les finances, les ressources humaines, la logistique ou la gestion
● Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de produits logiciels de bureau (produits MS Word, Excel et PowerPoint et Google Workspace) et une expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web sont requises.**Langue:**
● Il est nécessaire de maîtriser Français (lire, écrire et parler).
● Il faut parler couramment l’anglais (lire, écrire et parler).
