Informations générales sur le projet/la mission
La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace .Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en collaboration étroite avec les gouvernements et les communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou en dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.
Objectif et portée de la missionSous la supervision du Spécialiste des achats du Hub.e aux achats assure la fourniture de services de soutien efficaces et opportuns en matière de passation des marchés et d’administration des contrats, y compris les aspects logistiques en étroite collaboration avec les différentes parties impliquées. Il/elle promeut une approche centrée sur le client, la qualité et les résultats et apporte son soutien au personnel des achats et aux équipes projets.
- Soutiens aux services des achats
- Planification des achats
- Gestion des appels d’offres
- Administration de contrats, y compris les aspects logistiques
- Relations clients/parties concernées et relations professionnelles
- Facilitation du partage des connaissances
1. Soutiens aux services des achats
L’Associé.e aux achats fournit une variété de services en matière de passation de marché, garantissant la cohérence et la qualité des étapes de travail effectuées, ainsi qu’un flux d’informations optimal :
- Appuyer dans le processus de définition des besoins d’acquisition (spécifications techniques des biens, termes de référence pour les services)
- Traiter les transactions d’achat et d’administration de contrat dans l’ERP de l’UNOPS OneUNOPS.
- Préparer et suivre des contrats, des bons de commande et/ou leurs modifications, y compris le suivi de la logistique liée à la réception des biens.
- Maintenir et suivre le tableau de bord des contrats.
- Traiter les factures pour les biens reçus, services fournis et les travaux exécutés en garantissant l’exactitude et l’exhaustivité de la documentation et le paiement en temps opportun en assurant leurs suivis jusqu’à l’achèvement et informer les clients.
- Recevoir, examiner, enregistrer et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d’achat.
- Prépare des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences et des connaissances techniques en matière de présentations.
- Préparateur des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats réalisés et/ou en cours.
- Assurer le bon classement physique et électronique de tous les documents d’approvisionnement en conséquence.
- Coordonner avec l’unité logistique ou les équipes projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d’obtenir le bon rapport de livraison, le RIR (Rapport de réception et d’inspection).
- Guider et appuyer les équipes projets dans l’élaboration des rapports d’évaluation des fournisseurs.
- Contribuer aux sessions/activités de partage de connaissances liées aux achats du Hub
- Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d’audit et d’examen
- Participer à l’implémentation de la stratégie et à l’élaboration des standards de processus (SOP) des achats et de la passation des marchés.
- Appuyer efficacement l’établissement du plan des achats en collaboration avec les chefs des projets et l’équipe approvisionnement du HUB, SNMC.
- Participer au maintien et à la mise à jour du système de monitoring et d’évaluation de tous les facteurs liés au processus des achats.
- Contribuer de manière efficace à la mise en place de la composante « achat et approvisionnement » du HUB SNMC.
- Interagir avec les gestionnaires de projet dans la phase préparatoire des documents d’appel à la concurrence
- Rédiger la documentation d’appel à concurrence des appels d’offres, et gérer le processus de sollicitation
- Collaborateur avec les équipes projets/programmes pour l’examen et l’évaluation des offres et/ou propositions reçues.
- Rédiger des rapports d’évaluation et des soumissions d’attribution d’adjudication, en assurant la cohérence avec les règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation des marchés.
- Préparer les soumissions aux comités (LCPC/HQCPC) et déterminer le comité de revue adéquat et/ou l’autorité compétente pour la revue et l’approbation des attributions ;
- Assurer le suivi des dossiers en révision au niveau des comités de revue (réponses aux questions, clarifications, coordination, etc.);
- Tenir à jour les dossiers du comité LCPC/HQCPC ou de l’organisme statutaire désigné.
4. Assurer l’administration efficace des contrats, y compris la coordination et le suivi des aspects logistiques
5. Relation clients/ parties prenantes et relations professionnelles
- Communiquer régulièrement et/ou de façon proactive aux gestionnaires de projet ou toute autre partie prenante appropriée sur le statut des actions d’achats
- Faciliter l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité avec l’équipe afin d’atteindre l’excellence opérationnelle.
- Travailler avec les parties concernées pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus d’achats et les transactions, afin de fournir des services corrects et en temps opportun.
- Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes de contrôle de qualité ou de gestion des connaissances des achats au nom du superviseur et informer le superviseur du statut.
- Soutenir administrativement l’organisation et la prestation d’initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel en matière d’approvisionnement
L’Associé.e aux achats a un impact direct sur la réalisation des résultats des unités d’affaires concernées, des activités d’appui au projet, des services d’appui à la gestion des achats et des contrats. Ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et la promotion de l’image et de la création de l’équipe et de l’unité des achats en tant que prestataire de services dans les services d’appui aux projets efficaces. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et d’appui de projet dans le pays/la région desservie.
ÉducationDiplôme de Baccalauréat (BAC) exigé ; Maîtrise/licence ou un master en achats, en logistique, en administration des affaires, en administration publique ou dans des disciplines équivalentes serait un atout et peut remplacer des années d’expérience mais n’est pas obligatoire.
- Six (6) ans d’expérience pertinente dans les services d’appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d’entreprises privées sont requises avec un diplôme d’études secondaires (BAC).
- Une expérience de travail avec différentes parties concernées dans les pays en développement est souhaitable.
- De l’expérience dans une organisation onusienne est souhaitable.
- Dans les 6 ans d’expérience requise (avec le BAC) une expérience de deux (2) ans dans l’utilisation de logiciels bureautiques est requise.
- Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion de bases de données Web est un avantage.
- Dans les 6 ans d’expérience requise (avec le BAC), un (1) an d’expérience dans l’utilisation de systèmes ERP est requis.
langues
- Une bonne connaissance du français est requise.
- Une connaissance intermédiaire de l’anglais est requise.
