Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L’UNOPS aide ses partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui augmentent l’efficience, l’efficience et la durabilité des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement.
POSTE : Chargé.e d’Appui à la gestion de projet – analyste principal/e
Informations générales – Spécifiques au poste
L’UNOPS est l’agent de gestion (MA) du Fonds de cohérence pour la stabilisation (FCS), un fonds d’affectation multipartite des Nations qui vise à soutenir le programme de désarmement de démobilisation, relèvement communautaire et stabilisation (PDDRCS). Le Fonds de cohérence pour la stabilisation(FCS) est financé par l’Allemagne, la Norvège, la Suède, les Pays-Bas et le Royaume-Uni et accueilli par la MONUSCO, qui sert de secrétariat technique. L’UNOPS appuie le secrétariat technique dans son rôle de fiduciaire en gérant les allocations des fonds du FCS attachés aux organisations non gouvernementales (ONG). L’UNOPS se concentre principalement sur la gestion des procédures administratives et financières nécessaires à la réalisation des objectifs du projet par les partenaires des organisations non gouvernementales (ONG). Dans le cadre des projets de Fonds de Cohérence pour la Stabilité, l’UNOPS recrute un/une Chargé.e d’Appui à la gestion de projet – analyste principal/e pour appuyer la Cheffe de projet UNOPS dans la gestion des projets.
Sous la supervision de la Cheffe de Projet, le/la Chargé.e d’Appui à la gestion de projet – analyste principale aura les attributions et responsabilités ci-dessous.
Responsabilités fonctionnelles
Mise en œuvre du projet
- Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes
- Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en réalisant des procédures de contrôle des documents
- Assurer l’avancée des activités et la livraison des activités selon les work packages
- Assurer la coordination avec la cheffe de projet et lui communiquer l’avancée des activités
- Informer et conseiller la cheffe de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires
- Relever et gérer les risques en collaboration avec la cheffe de projet
Gestion des finances et des achats
- Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.
- Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS
- Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail
- Traiter les paiements directs et les demandes de anticipation, et préparer les révisions des paiements budgétaires du projet.
- Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS
- Soutenir la cheffe de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux afin d’assurer le respect du calendrier
- Avertir la cheffe de projet dépenses de tout déficit financier ou de excessifs.
- Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.
- Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs
Suivi et élaboration de rapports
- Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant la cheffe de projet.
- Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.
- Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par la cheffe de projet.
- Soutenir la cheffe de projet en assurant la gestion des éléments suivants : Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle
- Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.
- Assister la cheffe de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles
Coordination et la gestion des parties participent et des communications
- Soutenir la coordination et la gestion des communications.
- Communiquer et bâtir des relations solides avec les points focaux des unités appuyées par le projet afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses
- Selon les besoins, participer à des rencontres avec le partenaire et d’autres parties impliquent.
Gestion des connaissances et de l’innovation
- Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi
- Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet
- Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances.
- Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques
Exigences en matière d’éducation/d’expérience/de langue
Éducation
- Une maîtrise en administration des affaires, économie, logistique, gestion administrative, comptabilité, relations internationales est exigée.
- Une licence avec deux (2) années d’expérience professionnelle supplémentaire peut être acceptée au lieu d’une maîtrise.
Expérience
- Le/la candidat-e doit posséder au moins 3 années d’expérience pertinente avec prise de responsabilité progressive, principalement axée sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’ activités.
- Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.
- Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout.
Exigences linguistiques
- Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ;
- La connaissance de l’anglais est un atout considérable.
Certifications
Les cours de base ou de praticien PRINCE2® sont un atout
