L’UNOPS recrute pour ce poste (12 Avril 2024)

Le Bureau des Nations unies pour les services d’appui aux projets est un organe opérationnel des Nations unies soutenant la mise en œuvre des projets d’un large éventail de partenaires, notamment des entités onusiennes, des institutions financières internationales, des gouvernements et divers organismes humanitaires.

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a développé au fil des ans de solides relations de travail avec les gouvernements de l’Afrique de l’Ouest et les partenaires internationaux. Il fournit un appui technique dans les domaines stratégiques de développement, y compris les élections ; Approvisionnement et renforcement des capacités connexes ; la protection de l’environnement, ainsi que la réhabilitation et le développement des infrastructures.

Notre objectif est de soutenir les pays, d’aider les personnes dans le besoin et d’aider nos partenaires à remplir notre mandat d’infrastructure, d’approvisionnement et de gestion de projet dans les pays de l’Afrique de l’Ouest.

Le rôle principal du Bureau de gestion des programmes (PMO) est de fournir à l’AGC les structures, les outils et les techniques nécessaires pour s’assurer qu’il a mis en place les programmes et les projets appropriés, que les priorités opérationnelles et de changement sont équilibrées, que la gouvernance et la prise de décision sont facilitées et qu’il dispose des ressources et de la capacité nécessaires pour les mener à bien de manière cohérente.

Les fonctions et services du PMO sont les suivants :

• Planification stratégique/soutien au portefeuille : Veiller à ce que l’UNOPS se concentre sur la réalisation des bons projets en soutenant la prise de décision de la direction.
• Appui à la mise en œuvre : Veiller à ce que l’UNOPS mène les projets de la bonne manière, grâce à une mise en œuvre efficace du programme et des projets.
• Meilleures pratiques : Appliquer les normes de l’UNOPS dans la gestion des projets, encourager des pratiques de travail cohérentes et veiller à ce qu’elles soient appliquées de manière appropriée.

Grâce à ces fonctions et services, le PMO s’assure que les politiques, les processus et les méthodes de gestion de projet sont suivis et mis en pratique conformément aux normes de l’organisation, tout en agissant en tant que capacité globale d’assurance de projet au sein de l’unité d’affaires pour le compte de la haute direction. Le PMO contribue fortement à faire progresser le bureau vers l’atteinte de ses buts et objectifs axés sur la mission.

Le Chef d’équipe du Bureau de gestion des programmes (PMO) travaillera sous la supervision directe du (de la) Chef de programme et en étroite collaboration avec les Directeur(trice)s de pays pour fournir un appui aux portefeuilles, programmes et projets mis en œuvre par l’UNOPS dans le cadre de l’OCM. Le chef d’équipe du PMO sera responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre de stratégies visant à réaliser des projets qui contribuent aux ODD, avec excellence et à la satisfaction des partenaires. La mission comprendra également des déplacements dans tous les bureaux de pays de l’AGC.

1. Leadership et gestion d’équipe

• Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes de conduite les plus élevées soient respectées.

• Promouvoir et soutenir une culture d’apprentissage en donnant aux individus et aux équipes les moyens d’identifier les besoins d’apprentissage critiques et de planifier/fournir un accès facile aux opportunités d’apprentissage afin de maintenir les compétences et la flexibilité du personnel.

• Élaborer des stratégies et des approches qui favorisent une vision commune de la maturité et de l’harmonisation des pratiques dans tous les bureaux nationaux de l’AGC.

• Exercer la gestion de toutes les questions de dotation au sein de l’équipe du PMO, y compris le recrutement, l’intégration et les évaluations du rendement du personnel.

• Contribuer directement à l’élaboration et à la mise à jour des tableaux de disponibilité du budget et des ressources en collaboration avec les chefs de projet et le personnel de projet concerné.

• Diriger la mise en œuvre de l’approche de pool de ressources pour l’équipe PMO.

2. Développement et planification

• Fournir des niveaux appropriés de gestion programmatique et d’appui administratif au (à la) Chef de programme en ce qui concerne toutes les activités de projet en cours, tout en maintenant et en mettant en œuvre les normes et les meilleures pratiques appropriées, conformément aux politiques et procédures de l’UNOPS.

• Contribuer directement à la supervision stratégique, aux conseils et à l’orientation des activités de gestion des programmes et des projets, conformément aux accords de service et aux documents de projet.

• Veiller à l’élaboration, à la mise en œuvre et, le cas échéant, aux modifications des budgets des projets et des ressources en personnel, en assurant les synergies entre le Bureau du Sénégal.

• Élaborer et mettre en place des systèmes de suivi des ressources à utiliser au sein du bureau du Premier ministre, en complément des outils en ligne de l’UNOPS, afin d’assurer une planification, des prévisions et un suivi efficaces de l’exécution dans l’ensemble du bureau.

• Identifier et anticiper en temps opportun les risques et problèmes potentiels et conseiller le Chef de programme sur les mesures d’atténuation.

• Fournir une expertise pour le démarrage de programmes ou de projets, la planification et la clôture de projets, la réalisation de bilans de santé réguliers.

3. Mise en place et fermeture

• Faciliter l’élaboration de plans de programmes et de projets de haut niveau, y compris la compilation des plans de niveau inférieur en jalons au niveau du programme ou du projet.

• Développer, suivre et maintenir les dépendances.

• Assurer une liaison étroite et soutenir le chef des services de soutien dans toutes les questions relatives aux opérations, aux finances et à la gestion des actifs.

• Aux fins de la clôture du projet, agir en tant que point focal entre le bureau et les donateurs tout au long du processus (ou nommer et superviser) un point focal.

• Superviser et coordonner toutes les activités de clôture des projets, en veillant à ce que les actifs du projet soient correctement éliminés, à ce que les rapports finaux (opérationnels) soient établis en temps opportun et de manière efficace, à ce que les décaissements financiers soient initiés, le cas échéant, pendant les périodes de responsabilité en cas de défauts, à la mise à jour des informations sur le OneUNOPS et à la remise effective des projets clôturés au siège de l’UNOPS pour les processus de clôture financière.

4. Surveillance et production de rapports

• Suivre et veiller à ce que les projets établissent et publient régulièrement des rapports de projet conformément aux directives des donateurs en matière d’établissement de rapports.

• Examiner régulièrement l’état d’avancement du projet, en évaluant les critères de performance (portée, coût, échéancier et qualité).

• Tenir des journaux et des rapports d’activité, comme l’exigent les procédures standard de l’UNOPS.

• Identifier et anticiper en temps opportun les risques potentiels et les problèmes spécifiques aux prévisions de livraison, et conseiller le chef de programme sur les mesures d’atténuation.

• Assurer la surveillance et l’analyse de routine des données de livraison dans les systèmes de tableaux de bord disponibles.

• Effectuer l’entretien de routine et la mise en œuvre de systèmes efficaces de suivi et d’évaluation des activités de programme et de projet, conformément au cadre logique.

• Dans le cadre du suivi et de l’évaluation, veiller à ce que tous les projets soumettent et mettent régulièrement à jour des jalons et des objectifs spécifiques pour la durée du cycle de vie des projets, et suivre les progrès, ou non, par rapport à ces informations.

• Fournir un soutien éditorial aux programmes et aux projets, en veillant à ce que les rapports soient diffusés efficacement et en temps opportun, conformément à la documentation du projet et aux attentes des clients.

• Fournir au chef des services d’appui et à l’agent des finances les rapports d’analyse de projet et les informations nécessaires pour appuyer les domaines pertinents pour l’équipe de gestion de projet (c’est-à-dire les besoins en ressources des projets, les projections des coûts directs gérés localement, etc.).

• Coordonner et superviser la mise en œuvre des demandes ou des initiatives pertinentes pour la gestion de projet du bureau régional, de l’IPAS et des équipes de l’AC, selon les besoins.

5. Engagement des parties prenantes

• Soutenir l’élaboration de profils d’intervenants et faciliter l’élaboration de stratégies d’engagement des intervenants.

• Permettre l’élaboration de plans de communication pour les programmes et les projets.

• Faciliter l’engagement et la communication des parties prenantes, en assurant une gestion efficace des communications entre les programmes et les projets.

• Assurer la coordination des communications internes du programme et du projet.

• Surveiller l’efficacité des communications sur les programmes et les projets.

6. Assurance de la qualité

• Soutenir le chef des services d’assistance et travailler avec l’audit interne et les finances pour s’assurer que le programme est conforme aux exigences d’audit.

• Travailler avec le personnel d’approvisionnement pour assurer une interface efficace avec les systèmes de qualité des fournisseurs.

• Assurer le respect des normes définies par l’UNOPS pour la gestion des programmes et des projets.

• Coordonner les examens de la qualité des documents et des produits livrables des programmes et des projets.

• Surveiller, promouvoir et faciliter un haut niveau de qualité des données dans tous les projets des systèmes de données.

• Assurer le contrôle de la qualité des produits de gestion (documents de projet, rapports, etc.).

• Représenter le chef de programme en aidant les principales parties prenantes à identifier et à améliorer en permanence les processus opérationnels pertinents pour la mise en œuvre du projet.

• Veiller à ce que les équipes de programme aient une compréhension à jour du cadre législatif de l’UNOPS et des procédures du SNMCO, en ce qui concerne leurs rôles en tant que membres de l’équipe du Bureau du premier ministre.

• Standardiser et introduire des économies de répétition dans l’exécution des projets.

• S’assurer que les registres des risques et les registres des problèmes sont tenus à jour dans tous les projets ; Tous les projets font l’objet d’un examen trimestriel à la fin de l’étape, ou l’équivalent. Tous les projets font l’objet d’un rapport dans les délais et conformément aux accords juridiques. Le Centre de documentation des projets (PDC) et le Drive partagé sont régulièrement mis à jour et maintenus le cas échéant.

7. Gestion des connaissances et innovation

• Agir à titre de point focal pour les initiatives d’amélioration de la maturité et d’innovation de l’AGC.

• Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de procédures et de flux de travail communs afin d’améliorer la qualité et l’efficacité des projets, et surveiller leur mise en œuvre intégrale.

• Veiller à ce que des activités de renforcement des capacités courantes et efficaces soient menées afin de renforcer les capacités à long terme et durables du personnel concerné.

• Participer aux communautés de pratique pertinentes et plaider en faveur de leur participation.

• Interagir activement avec les chefs de projet et l’ensemble de la communauté des gestionnaires de projet pour partager des études de cas, les leçons apprises et les meilleures pratiques dans le système de connaissances.

• Fournir un retour d’information aux chefs de pratique sur les politiques et les conseils d’appui en vue d’une amélioration continue des politiques de l’UNOPS.

• Contribuer à la supervision des procédures relatives aux enseignements tirés de l’expérience, en veillant à ce que les enseignements tirés soient communiqués en temps opportun et de manière appropriée.

• Se tenir au courant de manière proactive des nouveaux développements, des innovations et des outils liés aux pratiques de gestion de portefeuilles, de programmes et de projets (P3M) en promouvant une approche et un cadre de référence communs.

• Encadrer, encadrer, former et soutenir les membres de l’équipe PMO et les équipes de projet dans l’accomplissement de leurs fonctions de soutien aux projets.

• Agir à titre de ressource consultative pour les autres membres du personnel du programme.

Éducation

• Une maîtrise est exigée, de préférence en gestion de projet, en administration des affaires, en relations internationales ou dans des domaines connexes.

• Une combinaison d’un baccalauréat et de deux (2) années supplémentaires d’expérience de travail pertinente peut être acceptée au lieu des exigences en matière d’études décrites ci-dessus.

Certification 

• Prince 2 Praticien ou équivalent un avantage.

• Au moins sept (7) années d’expérience professionnelle pertinente et progressive, en particulier dans le domaine de la gestion de projets, avec une expérience de la mise en œuvre et/ou de la supervision réussies de portefeuilles, de programmes et de projets, sont exigées.
• Un minimum de 5 ans d’expérience de travail dans un environnement de PMO est requis.
• Au moins deux (2) années d’expérience dans la direction d’équipes multidisciplinaires et multiculturelles sont exigées.
• Une expérience avérée dans la planification et la mise en œuvre d’initiatives de changement organisationnel et/ou de processus est hautement souhaitable.
• Une expérience antérieure de l’utilisation des outils de gestion de projet, des règles et réglementations financières et d’approvisionnement et des outils de gestion financière de l’UNOPS est un atout.
• Une expérience de travail dans des environnements post-conflit (ou conflit actif) est hautement souhaitable.
• Une expérience avérée de travail avec des MDA gouvernementaux sur des projets financés par des donateurs est un atout.

Exigences linguistiques

• La maîtrise de l’anglais écrit, parlé et lu est exigée.
• La maîtrise du français écrit, parlé et lu est exigée.

Élabore et met en œuvre des stratégies d’affaires durables, pense à long terme et à l’extérieur afin de façonner positivement l’organisation. Anticipe et perçoit l’impact et les implications des décisions et des activités futures sur d’autres parties de l’organisation. (pour les niveaux IICA-2, IICA-3, LICA Specialist-10, LICA Specialist-11, NOC, NOD, P3, P4 et supérieurs)

Traite toutes les personnes avec respect ; réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de diversité et d’inclusion.

Agit comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel uniquement : Agir en tant que modèle de leadership positif, motiver, diriger et inspirer les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés.

Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et donne toujours la priorité au bénéficiaire final. Établir et entretenir de solides relations avec l’extérieur et être un partenaire compétent pour les autres (si cela est pertinent pour le poste).

Établir efficacement un plan d’action approprié pour lui-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Les actions conduisent à l’accomplissement total de la tâche grâce au souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’agir en conséquence. Comprendre qu’une utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement en évolution rapide. Adapte efficacement sa propre approche en fonction de l’évolution des circonstances ou des besoins. Réfléchit sur ses expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Poursuit toujours des améliorations continues.

Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes.

Exprime des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une prise en compte des sentiments et des besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances de manière proactive. Gère efficacement les conflits, en surmontant les divergences d’opinion et en trouvant un terrain d’entente.

1. Type de contrat : ICA

Pour plus de détails sur la modalité contractuelle de l’ICA, veuillez suivre ce lien :
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

• Veuillez noter que l’UNOPS n’accepte pas les curriculum vitae non sollicités.
• Les demandes reçues après la date de clôture ne seront pas prises en considération.
• Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection, qui comprend diverses évaluations.
• L’UNOPS prône la diversité et s’engage en faveur de l’égalité des chances en matière d’emploi. Notre main-d’œuvre est composée de nombreuses nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS s’efforce de maintenir et de renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
• Les femmes qualifiées et les candidats issus de groupes sous-représentés au sein de l’UNOPS sont encouragés à postuler. Il s’agit notamment des candidats issus de groupes racialisés et/ou autochtones, des membres d’identités de genre et d’orientations sexuelles minoritaires et des personnes handicapées.
• Nous souhaitons nous assurer que tous les candidats donnent le meilleur d’eux-mêmes pendant le processus d’évaluation. Si vous êtes présélectionné et que vous avez besoin d’une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des aménagements raisonnables, veuillez en informer notre équipe des ressources humaines lorsque vous recevez une invitation.

Termes et conditions

• Pour les postes de personnel uniquement, l’UNOPS se réserve le droit de nommer un candidat à un niveau inférieur à celui annoncé pour le poste.
• Pour les mandats, vous devez suivre quelques cours obligatoires (ils durent environ 4 heures) pendant votre temps libre, avant de fournir des services à l’UNOPS. Pour plus d’informations sur un mandat de représentation, cliquez ici.
• Tous les membres du personnel de l’UNOPS sont tenus de s’acquitter de leurs fonctions conformément à la Charte des Nations Unies et aux politiques et instructions de l’UNOPS, ainsi qu’à d’autres cadres de responsabilisation pertinents. En outre, tout le personnel doit démontrer une compréhension des objectifs de développement durable (ODD) d’une manière conforme aux valeurs fondamentales de l’ONU et à l’agenda commun des Nations Unies.
• L’UNOPS a pour politique de vérifier les antécédents de tout le personnel potentiel. Le recrutement au sein de l’UNOPS dépend des résultats de ces contrôles.

SénégalSitué à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a développé au fil des ans de solides relations de travail avec les gouvernements de l’Afrique de l’Ouest et les partenaires internationaux. Il fournit un appui technique dans les domaines stratégiques de développement, y compris les élections ; l’approvisionnement et le renforcement des capacités connexes ; la protection de l’environnement, ainsi que la réhabilitation et le développement des infrastructures.