L’UNOPS – une branche opérationnelle des Nations Unies – soutient la réalisation des objectifs de développement durable (ODD) en mettant en œuvre avec succès les projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L’UNOPS recrute Adjoint.e Administratif.ve (logistique).
Notre mission est d’aider les gens à construire une vie meilleure et les pays à parvenir à la paix et au développement durable.
Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies qui fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. Fort de plus de 7000 membres du personnel présents dans 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion selon les besoins identifiés. L’organisation mise simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1000 projets par année, contribuant à l’atteinte de résultats sur le terrain,
Le Bureau de l’UNOPS en République Centrafricaine a commencé ses activités dans le pays en 2014. Il fait partie du Bureau Multipays de l’UNOPS basé en République Démocratique du Congo.
En République Centrafricaine (RCA), l’UNOPS fournit des services de gestion de projet, d’achats et de gestion de ressources humaines. Ses principaux partenaires sont le Gouvernement de la RCA, la Banque Mondiale ainsi que la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation de la Centrafrique (MINUSCA).
Informations générales – RD Congo
Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMCO) de l’UNOPS couvre onze pays : Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du Congo Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour ;
Le Bureau multipays entretient un noué de relations de travail solides avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, et comprend des missions des Nations Unies et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement national stratégique, y compris le développement d’infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l’éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l’administration. publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriels les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l’environnement, de la revitalisation des programmes / projets, entre autres.
Sous la supervision directe de l’Analyste Logistique , l’Adjoint.e Administratif.ve aura les tâches et responsabilités suivantes :
1 Gestion efficace de la flotte automobile du bureau de Bangui et des moteurs des projets mis en œuvre sur le terrain, conformément aux manuels de procédures internes.
- S’assurer du bon état de fonctionnement des véhicules par une bonne planification des entretiens périodiques et un suivi efficace des réparations auprès de fournisseurs de services dignes de confiance ;
- Effectuer un contrôle rigoureux journalier des carnets de bord, s’assurer qu’ils ont correctement remplis et vérifier la cohérence des informations rapportées par les chauffeurs et les utilisateurs des véhicules (cours privés) ;
- S’assurer que les outils de suivi (carnet de bord et d’entretien, fiche de consommation carburant, fiche de suivi de réparation, rapport de vérification, contrôle technique et assurance, etc.) sont quotidiennement mis à jour et archivés ;
- Effectuer le ravitaillement continu en carburant de tous les véhicules de la flotte du UNOPS RCA et établir le rapport mensuel de consommation en carburant en s’assurant de la cohérence des données saisies, interpréter la consommation de chaque véhicule et formuler des recommandations ;
- Rassembler des données concernant les véhicules afin d’optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation ainsi que
- leur élimination efficace et économique, puis en rendre compte à l’Analyste à Logistique et lui présenter des recommandations, notamment sur la planification du renouvellement des véhicules;
- S’assurer que le dossier de chaque véhicule est tenu à jour avec les informations relatives à l’utilisation, à la consommation en carburant et à l’entretien ;
- S’assurer qu’un stock suffisant de pièces de rechange est disponible afin de procéder à l’entretien des véhicules et des moteurs de chantier au niveau des bureaux terrain.
- Coordonner efficacement toutes les opérations de prélèvements de stocks de carburant à Bangui en collaboration avec les distributeurs agréés et organiser l’expédition des stocks vers les bureaux terrain pour la mise en œuvre des projets.
2 Coordonner les opérations de maintenance des espaces de travail et garantir le respect des exigences HSSE du bureau UNOPS RCA.
- Superviser quotidiennement les équipes de nettoyage et s’assurer que tous les espaces (bureaux, toilettes, cours, etc.) sont entretenus conformément aux contrats de prestation des services de maintenance ;
- Faire une vérification périodique de la fonctionnalité des bureaux, prendre des mesures anticipées pour limiter les pannes et procéder aux réparations nécessaires en collaboration avec des prestataires qualifiés ;
- Formuler des recommandations sur les améliorations pouvant garantir le respect des exigences HSSE ;
- Jouer le rôle de point focal HSSE pour le bureau de Bangui et travailler en étroite collaboration avec le HSSE Analyste pour adresser toutes les recommandations.
- Participer à toutes les évaluations périodiques environnementales du bureau et collecter les données y relatives.
3 Réception et contrôle :
- S’assurer que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêts ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;
- Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les rapports de réception et d’inspection sont dûment établis et archivés en temps opportun ;
- Effectuer la réception des biens et services dans le système conformément aux règles et procédures financières de l’organisation ;
- Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ;
- Collaborer avec les équipes de projet afin d’assurer le transfert des biens en toute sécurité, jusqu’à leur destination finale, s’il ya lieu ;
- Centraliser et gérer avec les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ;
- Effectuer l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ;
- Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et de la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;
4. Gestion des dédouanements des importations internationales
- Centraliser tous les dossiers d’importation de biens commandés à l’international à destination de la RCA
- Coordonner les opérations liées à la déclaration des biens importés, la préparation des notes verbales et le suivi des demandes d’exonération relatives à l’importation des expéditions internationales, en collaboration avec les transitaires agréés.
- Jouer le rôle de point focal auprès des autorités aéroportuaires, terrestres et fluviales pour obtenir une sortie des importations de l’UNOPS en RCA dans les délais réglementaires
- Collaborer avec les fournisseurs internationaux pour garantir le respect strict des obligations contractuelles liées aux commandes internationales et soumettre toute réclamation
Éducation
- Un diplôme d’études secondaires est requis.
- Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration publique ou dans un autre domaine pertinent est un atout.
Expérience
- Avoir au moins 6 ans d’expérience dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion d’inventaires ou des achats pour les candidats.es ayant un diplôme secondaire;
- Au moins 2 ans d’expérience dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion d’inventaires ou des achats pour les candidats ayant un Bachelor;
- La connaissance des procédures et processus liés aux achats est un atout ;
- La connaissance des règles et règlements de l’ONU, en particulier les procédures d’achats de l’UNOPS, est un atout.
Langues
- Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ;
- La connaissance de l’anglais est un atout considérable.
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