L’UIT – principale institution des Nations Unies pour les technologies de l’information et de la communication – a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s’emploie à renforcer l’infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L’UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d’idées et de connaissances, dans l’intérêt de tous.
POSTE : Assistant(e) administratif(ve)
Numéro de l’avis de vacance: 1919
Secteur: BDT
Départment: Bureaux régionaux
Pays du contrat: Sénégal
Lieu d’affectation: Dakar
Numéro de poste: TD25R/G5/935
Grade: G5
Type de contrat: Durée determinée
Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation
Type de publication: Externe
Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 3 Mars 2025
UNITE ORGANISATIONNELLE
Le Bureau de développement des télécommunications (BDT) est responsable de l’organisation et de la coordination des travaux du Secteur du développement des télécommunications de l’Union (UIT-D). Le BDT s’occupe principalement des politiques, des stratégies, des programmes et des projets de développement, ainsi que des activités de coopération technique visant à favoriser et à encourager l’accès universel, à un coût abordable, à des télécommunications/technologies de l’information et de la communication (TIC) sûres et de qualité, et à encourager une utilisation équitable et inclusive des télécommunications/TIC pour mobiliser les personnes et les sociétés en faveur du développement durable. Afin de répondre de manière efficace et rationnelle aux besoins des États Membres, le BDT est divisé en quatre départements fonctionnels:
- Département de la coordination des opérations (Bureau de l’Adjoint au Directeur) ;
- Département des projets, des partenariats et des compétences numériques (PPS) ;
- Département des réseaux numériques et de l’environnement (DNE) ;
- Département de la société de connaissances numériques (DKS).
Les bureaux régionaux fournissent une assistance aux États Membres de l’UIT de la région, en veillant à entretenir des relations et des liens de collaboration étroits. Mettre en œuvre les programmes et projets convenus, conformément au plan stratégique de l’UIT et au Plan d’action du BDT, avec l’appui actif de tous les départements, en fournissant en temps voulu des informations sur leur évolution. Afin d’assurer une gestion et un appui adéquats, les Directeurs régionaux rendent compte au Directeur du BDT.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Sous la supervision du/de la représentant(e) de zone de l’UIT pour l’Afrique de l’Ouest, le/la titulaire fournit des services d’appui administratif au bureau de zone de l’UIT et veille à la bonne exécution des tâches administratives. Il/elle doit être capable de hiérarchiser les tâches et d’organiser le travail de manière indépendante, en tenant compte des instructions d’ordre général données par le supérieur hiérarchique.
TÂCHES ET RESPONSABILITES
Le/la titulaire:
• Passe et filtre les appels téléphoniques, répond aux demandes courantes et transfère les demandes complexes aux membres du personnel concernés.
• Reçoit, analyse, enregistre et distribue la correspondance reçue par le Bureau régional; attire l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions les plus importantes ou les plus urgentes; tient à jour les systèmes de suivi du courrier entrant et sortant.
• Rédige et prépare la correspondance courante et répond aux demandes de renseignements; revoit la correspondance et les autres documents élaborés et recommande des modifications concernant le format, le style, l’orthographe et la grammaire; traduit des textes et des courriers succincts de manière informelle.
• Apporte son assistance pour l’organisation de réunions, de missions, de conférences internationales et d’autres événements; prend des dispositions concernant les installations et les équipements pour les réunions, organise les déplacements, prépare la correspondance et réunit les documents pour les participants. Peut être appelé(e) à voyager pour fournir une assistance lors d’une manifestation.
• Met à jour la liste des contacts, parmi lesquels des ministres, des membres de gouvernements, des régulateurs et des Membres de Secteur, dont le Bureau régional a besoin.
• Tient à jour les dossiers/systèmes de référence et d’autres répertoires ou bases de données manuels ou informatisés.
• S’occupe de l’acquisition et de l’entretien quotidien des équipements, du matériel et des fournitures du Bureau régional, et assure le suivi des contrats en la matière.
• Prépare des paniers d’achat et effectue les opérations nécessaires dans le système SRM pour les achats autorisés.
• Prépare et soumet des demandes de voyage officiel dans les systèmes et assure la liaison avec la Section des voyages au siège.
• Prépare et tient à jour des rapports statistiques et des rapports de projet pour le suivi des projets; rassemble tous les rapports, documents, courriers et notes nécessaires, selon les besoins.
• S’acquitte de toute autre tâche connexe qui peut lui être confiée.
COMPETENCES ESSENTIELLES
Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.
COMPETENCES FONCTIONNELLES
- Analyse, sûreté de jugement et aptitude à décider ;
- Souci du client et de la prestation de services ;
- Ouverture à l’innovation et au changement ;
- Aptitude à planifier et à organiser.
COMPETENCES TECHNIQUES
- Connaissance pratique des méthodes de travail du BDT serait un avantage.
- Aptitude à travailler aussi bien de façon indépendante qu’en équipe, et à travailler sous pression.
- Capacité à établir et à entretenir de bonnes relations de travail avec des fonctionnaires à tous les niveaux.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education:
Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à dix années d’expérience professionnelle pertinente, peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.
Expérience:
Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l’emploi. (Un maximum de trois ans d’études dans le domaine de l’emploi et dans une école reconnue peut remplacer l’expérience requise, sur la base d’une année d’études pour une année d’expérience.)
Expérience de l’utilisation d’équipements informatiques pour les applications Microsoft Office (par exemple: Word, Excel, PowerPoint, ainsi que les applications Internet et les bases de données Access).
Langues :
Connaissance de l’une des six langues officielles de l’Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d’une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d’une troisième langue officielle serait un avantage.
DROITS ET PRESTATIONS
Traitement annuel (net d’impôts)
11’798.- XOF – 17’702.- XOF sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l’UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.
