L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 27 pays européens qui joue un rôle important au niveau international dans les domaines de la diplomatie, du commerce et de l’aide au développement, ainsi que par sa coopération avec les organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
L’Union européenne recherche un Assistant Administratif
Nous proposons
Nous proposons un poste d’Assistant Administratif dans la section Administration.
Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la Délégation. Le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant qu’Assistant Administratif; la fonction pouvant être modifiée selon les besoins de la Délégation.
Dans le cadre de cette fonction, le candidat retenu servira de personnel technique et d’appui à la section Administration, dont les tâches et responsabilités principales seront:
SUPPORT ET GESTION DES RESSOURCES HUMAINES/RECRUTEMENT/MEDICAL
-Préparer les contrats d’emploi, vérifier tous les supporting documents afférents au recrutement, fournir les informations de base du package des conditions d’emploi.
-Vérifier et mettre à jour toutes les applications relatives aux ressources humaines et aux dossiers du personnels (safe HOA) en tenant compte de la confidentialité.
-Organiser la visite médicale tous les deux ans de tout le personnel local et tous les ans des chauffeurs dans l’hôpital de référence; informer les collègues, faire le suivi avec l’hôpital, vérifier les factures, tout en tenant compte de la confidentialité des dossiers.
-Gérer et mettre à jour la liste de contact de toute la Délégation; à distribuer a tout le staff, à chaque mise à jour.
-HR Portal / Medical Claims: vérifier et calculer les demandes de remboursements médicaux, s’assurer que le dossier personnel des agents locaux dans HR Portal sont mis à jour chaque début d’année tout en respectant la confidentialité des données.
-Coordonner les visites de recrutement du staff local nouvellement recrutes via l’hôpital de référence en toute confidentialité.
GESTION DU TEMPS
-Gérer les absences de tout le personnel local via ETIM (conge, maladie, etc.) et le calcul des droits dans ETIM en fin de chaque année.
-Gérer le annual leave planning pour toute la Délégation via le tableau excel disponible sur le drive commun.
MISSIONS/SALAIRES
-PAYROL: calcul des heures supplémentaires, augmentation d’échelon, générer les fiches de salaire via EDELHRM.
-MIPS: Calculer les frais de mission, les avances de missions et le remboursement des frais de missions de tout le staff. Valider les OM et DF dans MIPS.
-Etablir un plan annuel des missions pour toute la Délégation et en faire le suivi avec MIPS
-Initiation opérationnelle des paiements des avances missions et des DF.
LOGISTIQUE / LOGEMENT TEMPORAIRE
-Gérer les logements temporaires pour les expatries (en rotation/mobilité), faire le suivi avec la compta de la demande de renforcement budgétaire, initiation opérationnelle du remboursement des logements temporaires des expatries.
CONDUCTEURS
-Gerer HRHUB – Drivers: coordonner et assigner chauffeurs et véhicules dans l’application.
-Etablir et mettre à jour la liste des véhicules de la Délégation pour la consommation d’essence de chaque véhicule.
-Faire le suivi des TOMCARDS de tous les véhicules de service avec TOTAL et leur application.
ROTATION/MOBILITÉ
-Préparer le welcome pack pour tous les nouveaux expatries (+radio+badge, etc.)
-Mettre à jour annuellement le Post Report de la Délégation (informer par email tous les expats avec un délai pour mettre à jour le document, envoyer a HQ pour publication sur le site internet EEAS quand finalise).
ARES/PLAN DE CLASSEMENT
-Mettre à jour et monitorer le Filing Plan de la section ADMIN dans ARES (taches DMO); s’assurer que tous les documents de la section ADMIN sont archives et les dossiers clôtures quand nécessaire et ouvrir de nouveaux filing plan dans ARES.
-Toute autres taches demandées par le chef de section.
SUPPLÉMENTS
-Soutien administratif AL2 Admin Assistant Infrastructure/Logistique et vice versa.
-Remplacement du Chef d’Administration pendant son absence.
-L’agent travaillera sous la supervision et la responsabilité du Chef d’Administration.
Conditions d’emploi:
-Un poste d’agent local (AL), Groupe 2 (Salaire de base de départ (brut) : 1.273.623 XAF
-Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement de travail international, basée à Yaoundé.
-37,5 heures de travail par semaine.
-Autres avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.
