AVIS DE RECRUTEMENT
Agent de Soutien Logistique basé(e) à Ndjamena – République du Tchad
La Commission européenne finance des opérations de secours pour les victimes de catastrophes naturelles et de conflits en dehors de l’Union européenne par le biais de sa Direction Générale de la Protection civile et des Opérations d’Aide humanitaire européennes, en abrégé ECHO.
Pour l’aide humanitaire, la Commission travaille avec environ 200 partenaires opérationnels, dont des agences des Nations unies, le mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et des organisations non gouvernementales (ONG). L’aide est acheminée de manière impartiale, directement aux victimes, indépendamment de leur race, groupe ethnique, religion, sexe, âge, nationalité ou affiliation politique.
Le bureau ECHO en République du Tchad cherche à recruter sous contrat local et basé à Ndjaména un(e) Agent de Soutien Logistique (ASL)
Travaillant au sein du bureau de Ndjaména, l’Agent de Soutien Logistique (Groupe IV), sera sous la supervision de l’Assistant Administratif Financier (AFA).
Le candidat doit répondre aux critères suivants :
- Enseignement secondaire ou équivalent ;
- Titulaire d’un permis de conduire en cours de validité ;
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’administration, des protocoles, de la passation de marchés ou de la logistique ;
- Au moins 5 ans d’expérience pertinente dans la conduite de véhicules à quatre roues motrices, avec un dossier attestant d’une conduite prudente et une expérience de la conduite automobile spécifique dans la sous-région, s’il y a lieu ;
- Connaissance de base des processus de travail (bons de commande, préparation des contrats pour l’acquisition de services et de biens, etc.) ;
- Une expérience préalable dans une organisation gouvernementale ou internationale constitue un atout ;
- Bonne compétence en communication ;
- Capacité à travailler sur un poste multitâche ;
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
- Capacité à utiliser des équipements de communication tels que la radio et le GPS constitue un atout;
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) ;
- Maîtrise du français (parlé et écrit) ;
- Excellente connaissance de l’arabe et toute autres langues nationales parlées au Tchad.
Il s’agit d’un poste local ouvert aux ressortissants et autres résidents de la République du Tchad, disposant d’un permis de travail et de séjour en cours de validité. Le contrat est initialement d’un an avec possibilité de renouvellement sous réserve d’une période probatoire de 3 mois. À titre indicatif, le salaire mensuel de base est en moyenne d’environ 584.973 XAF, ce qui correspond à 3 ans d’expérience professionnelle pertinente. Le salaire sera adapté en fonction de la durée exacte de l’expérience professionnelle pertinente étayée par un certificat de travail. En plus de cela, l’employé(e) recevra également d’autres indemnités et avantages (une allocation mensuelle d’invalidité/retraite, une indemnité de transport, une allocation de personne à charge, un 13ème mois et bénéficiera d’une couverture médicale).
Les candidats intéressés doivent soumettre une lettre de motivation, un CV détaillé suivant le modèle, des certificats académiques et de travail. Les documents doivent être transmis par courrier électronique uniquement à l’adresse ECHO-administration [email protected] jusqu’au 16/09/2023 à 23h55 heure locale au plus tard. La référence du poste vacant doit être clairement indiquée dans l’objet (Réf. ASL – 2023-08)
Les termes de référence du poste sont disponibles sur le site web de la délégation de l’UE : https://www.eeas.europa.eu/delegations/tchad_fr
Les membres du personnel national respectent le code de conduite du personnel national tel que publié sur https://ec.europa.eu/echo/who/about-echo/field-network_en.
La DG ECHO applique une politique d’égalité des chances. Notre politique de recrutement est basée sur le respect de la diversité, le maintien de l’équilibre entre les sexes, ainsi que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et le soutien aux possibilités de formation et de développement.
Tout traitement de vos données à caractère personnel sera effectué conformément à la législation de l’UE applicable (règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toute forme de prospection, sollicitation ou influence sera traitée comme disqualifiant.
TERMES DE REFERENCE
Termes de référence : Agent de soutien logistique (groupe IV)
Département: Administration et soutien logistique
Lieu d’affectation: Tchad / Ndjaména
Intitulé du poste: Agent de soutien logistique (groupe IV)
Les rôles de supervision, de back-up et de remplacement seront déterminés par le chef/la cheffe de bureau (voir organigramme actualisé).
- Résumé du poste:
Le/La titulaire du poste assure la gestion et l’exécution globales de services d’entretien et de maintenance variés et interdépendants afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.
- Responsabilités et tâches:
Dans le cadre de l’autorité déléguée, l’agent de soutien logistique (groupe IV):
Gestion des actifs et du parc de véhicules
- supervise les chauffeurs du bureau, tient à jour tous les dossiers relatifs à l’utilisation des véhicules de la DG ECHO, tels que les carnets de bord des véhicules et l’historique d’utilisation des véhicules, et les transmet régulièrement au personnel administratif compétent;
- fournit des conseils concernant l’entretien et l’assurance des véhicules et assure un suivi;
- fournit des conseils sur la maintenance des équipements techniques et des installations de bureaux; supervise les travaux pendant leur exécution;
- assure le suivi des travaux des agents chargés des services généraux et de la maintenance;
- contrôle la prestation de services par des contractants externes;
- gère le stock de fournitures de bureau et les équipements non informatiques mis en commun;
- aide à la vérification du bon état des biens appartenant à la DG ECHO;
- fournit un soutien pour assurer la maintenance et le bon fonctionnement des autres équipements et du mobilier de bureau;
- fournit un soutien pour assurer la maintenance, le bon fonctionnement et la bonne disponibilité des équipements non informatiques mis en commun;
Tâches spécifiques de l’agent de soutien logistique de niveau supérieur
- joue un rôle actif dans l’acquisition d’équipement administratif et de divers autres consommables nécessaires au bon fonctionnement du bureau en anticipant les besoins et en proposant des solutions;
- apporte un soutien à des projets liés aux procédures de location de bureaux, aux services d’utilité publique, aux communications, aux dispositifs de sécurité et à d’autres services communs;
Gestion des inventaires
- participe à la vérification annuelle de l’inventaire physique en procédant au décompte physique des immobilisations;
- participe à l’élaboration de rapports d’inventaire;
- procède à l’étiquetage des actifs et élabore des formulaires d’identification;
Tâches spécifiques de l’agent de soutien logistique de niveau supérieur
- tient un registre des équipements et du mobilier de bureau non consommables, met à jour l’inventaire en cas d’achat, de transfert, de donation et de mise en non-valeur, et rend compte en temps utile des nouvelles entrées dans les fiches d’inventaire;
Installation des AT et questions protocolaires
- fournit une assistance sur toutes les questions protocolaires avec le ministère des affaires étrangères et les autres autorités locales;
- tient à jour un système interne de contrôle et de suivi de toutes les tâches protocolaires (demandes de visa, titres de voyage, titres de séjour, immatriculation des voitures, etc.) en liaison avec la délégation de l’Union;
- prend les mesures nécessaires pour introduire des demandes d’exonération et de dédouanement des véhicules auprès des entités compétentes;
- prend les dispositions nécessaires pour l’importation et l’exportation de biens ménagers destinés au personnel expatrié;
- met en œuvre les procédures d’obtention de visa et de passeport pour les missions du personnel expatrié, auprès du ministère des affaires étrangères du pays; prépare les documents nécessaires à l’obtention/à l’extension des visas et permis de travail pour le personnel (y compris pour les membres de la famille);
- fournit une assistance pour les demandes de visa auprès d’autres pays pour les missions officielles du personnel de la DG ECHO;
- surveille les logements des membres du personnel expatriés en leur absence (missions, vacances) sous la direction du coordonnateur régional de la sécurité;
Tâches spécifiques de l’agent de soutien logistique de niveau supérieur
- entretient des contacts avec les organisations gouvernementales compétentes et leurs représentants locaux afin de garantir le respect des règles et réglementations locales;
- soutient le personnel du bureau en cas de déploiement urgent dans les zones de crise;
- assure le suivi du dédouanement de tous les biens de la DG ECHO et des effets de déménagement des assistant(e)s techniques (AT) et des voitures achetées par ceux-ci/celles-ci au cours des six premiers mois du contrat;
Tâches en tant que chauffeur(le cas échéant)
- conduit les véhicules de la DG ECHO sur demande et en fonction des informations contenues dans le tableau logistique;
- fournit des services de conduite fiables et sûrs en conduisant des véhicules de bureau pour le transport du personnel de la DG ECHO, des fonctionnaires et des visiteurs de l’UE, ainsi que la livraison et la collecte du courrier, de documents et d’autres objets;
- accueille les fonctionnaires et visiteurs de l’UE à l’aéroport et fournit un soutien en matière de visa et de formalités douanières lorsque cela est nécessaire;
- procède au chargement/déchargement du véhicule et assure la sécurité des marchandises à bord du véhicule;
- assure un entretien quotidien approprié du véhicule qui lui est assigné en veillant à effectuer les réparations mineures à temps, à faire le nécessaire pour que les réparations importantes soient réalisées, à effectuer les changements d’huile à temps, à vérifier les pneus, les freins et les niveaux d’eau, à laver le véhicule, etc., de manière à ce que le véhicule reste propre et en bon état de marche à tout moment;
- assure la disponibilité de tous les documents/fournitures requis dans le véhicule qui lui est assigné, y compris l’assurance du véhicule, son immatriculation, son carnet de bord, la liste de contrôle, le répertoire des formulaires relatifs au carburant, la carte de la ville/du pays, la trousse de secours et les pièces de rechange nécessaires;
- vérifie le programme de mission hebdomadaire du véhicule, anticipe les besoins et signale toute modification du plan d’utilisation du véhicule;
- assure tous les préparatifs des missions sur le terrain (véhicule, équipement, itinéraires, contacts, etc.), sous la supervision du coordonnateur régional de la sécurité et du logisticien principal;
- veille à ce que les dispositions réglementaires et juridiques soient prises en cas d’accident;
- signale immédiatement tout accident ou incident, même mineur, au coordinateur administratif / à la coordinatrice administrative(CA) et, en l’absence de ce dernier/cette dernière, au chef/à la cheffe de bureau/bureau régional;
Messager
- se rend à la banque et à la poste (dépôt, fiches de virement, retrait de liquidités, retrait de carnets de chèques, etc.);
- ramasse et distribue le courrier à la délégation de l’UE, à la banque et au bureau de poste;
- transporte les documents envoyés à la délégation de l’UE pour signature et en assure le suivi;
- assure la remise en temps utile de la valise diplomatique et la distribution du courrier dans le bureau de la DG ECHO;
- ramasse, trie, distribue et expédie tout le courrier entrant et sortant;
- distribue le courrier, la correspondance interne, les livraisons par coursier et les colis à l’intérieur du bureau;
- enregistre les caractéristiques des colis sortants; prépare le courrier sortant en fonction des besoins;
Soutien administratif général
- remplit tout document relatif à la logistique, conformément aux procédures de la DG ECHO;
- joue un rôle actif dans la préparation des séminaires et ateliers de la DG ECHO (prix des chambres d’hôtel, réservations, soutien logistique, hébergement, aménagement du lieu, modalités de transport, systèmes informatiques, etc.);
- joue un rôle actif en matière de préparation et d’intervention en cas de déploiement et de soutien logistique d’urgence (mission, plan de continuité des activités, kits, etc.);
- tient à jour les fichiers administratifs et logistiques avec la confidentialité nécessaire;
- traduit et interprète, au besoin;
Tâches spécifiques de l’agent de soutien logistique de niveau supérieur
- participe à la formation, au briefing et à l’accueil des nouveaux membres du personnel;
- rédige des notes administratives et financières pour le bureau régional de la DG ECHO concernant les questions protocolaires, la logistique et les marchés publics, ainsi que des demandes administratives d’autorisation, des rapports mensuels, etc.;
Responsabilités/tâches spécifiques du bureau
(le cas échéant)
- Vérifie la mise en place des kits de voyage dans les véhicules avant toute mission terrain
- Contrôle avec le ou les chauffeurs l’état du véhicule avant toute mission terrain
- Garde un contact régulier avec le chauffeur en mission par sms ou autres moyens de communications à disposition.
- Suivi hebdomadaire de la tenue du log book des véhicules.
- Suivi des mouvements des véhicules journaliers (tableau des mouvements et dispatching des véhicules en fonction des priorités du bureau.).
- Veille à la propreté du parc automobile en collaboration avec le Chauffeur.
- Veille à l’élaboration des rapports mensuels de consommations du carburant pour les véhicules et les générateurs
- Participe à l’élaboration des factures mensuelles pour l’utilisation privée des véhicules et téléphones
- Entreprend toutes les tâches additionnelles qui lui sont confiées par son/sa supérieur(e)/le chef/la cheffe de bureau/bureau régional et/ou par le siège.
- Compétences requises:
- Culture du résultat: niveau intermédiaire
- Conduite dans le service: niveau intermédiaire
- Travail d’équipe: niveau intermédiaire
- Prise de décision: s.o.
- Capacité à gérer et organiser l’information: niveau de base
- Réflexion et planification stratégiques: niveau de base
- Communication: niveau intermédiaire
- Maîtrise des structures organisationnelles: niveau de base
- Flexibilité et capacité d’adaptation: niveau intermédiaire
- Leadership: niveau de base
La définition de chaque compétence et des exemples de comportements attendus pour chaque niveau figurent dans la liste annexée.
- Conditions requises pour le poste:
Formation
- enseignement secondaire ou équivalent; titulaire d’un permis de conduire en cours de validité;
Connaissances et expérience
- au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’administration, des protocoles, de la passation de marchés ou de la logistique;
- au moins 5 ans d’expérience pertinente dans la conduite de véhicules à quatre roues motrices, avec un dossier attestant d’une conduite prudente et une expérience de la conduite automobile spécifique dans la sous-région, s’il y a lieu;
- connaissance de base des processus de travail (bons de commande, préparation des contrats pour l’acquisition de services et de biens, etc.);
- une expérience préalable dans une organisation gouvernementale ou internationale constitue un atout;
- bonnes compétences de communication;
- capacité à travailler sur un poste multitâche;
- capacité à travailler dans un environnement multiculturel;
- la capacité à utiliser des équipements de communication tels que la radio et le GPS constitue un atout;
- expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.);
Langues
- maîtrise du français (parlé et écrit);
- Excellente connaissance de l’arabe et toute autres langues nationales parlées au Tchad.
Clause de non-responsabilité:
L’autorité habilitée à conclure des contrats (AHCC) se réserve le droit de modifier les exigences du poste en fonction des conditions du marché du travail local.
