L’Union Africaine (UA) recrute pour ces 02 postes (12 Janvier 2023)

Objectif du travail

Fournit un soutien professionnel à la gestion générale du bureau pour le fonctionnement efficace et efficient du bureau du secrétaire exécutif.

Fonctions principales

• Fournit un soutien administratif et de secrétariat pour l’exécution de la mission dans le domaine de travail respectif.
• Facilite et aide à la mise en œuvre des activités et des programmes en se référant aux politiques et procédures établies.
• Fournit un soutien dans le suivi des activités du Secrétaire exécutif
• Effectue une analyse initiale et génère des projets de rapports en temps opportun pour l’usage interne du Bureau respectif et de l’UA
• Fournit un soutien dans la collecte des informations et des données requises, les organise et fait une analyse initiale pour rédiger des rapports en temps opportun pour l’usage du bureau.
• Participe à l’organisation de réunions, congrès et conférences pertinents avec les parties prenantes. Prend en charge l’organisation logistique et informe régulièrement les cadres supérieurs des progrès.
• Prépare des projets de mémoires à partir de l’engagement avec les parties prenantes de niveau intermédiaire concernées et développe des relations qui peuvent être déléguées
• Fournit un soutien pour la promotion des activités de l’ESTC, y compris la préparation de dépliants, de lignes directrices et de fiches d’information et autres, le cas échéant, en collaboration avec des homologues en communication
• Met en œuvre les activités de secrétariat comme prévu et convenu.
• Aide à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de récupération

Responsabilités spécifiques

• Maintient le calendrier de travail du Bureau en général, prépare et partage le calendrier en temps voulu, pour permettre une bonne préparation des activités programmées
• Analyse et maintient une vue d’ensemble du travail de l’ESTC pour s’assurer qu’un soutien administratif et technique en temps opportun est fourni en général et spécialisé zones ;
• Prépare les plans liés à l’organisation des réunions identifiées par l’ESTC, y compris la coordination des invitations, des confirmations, de la billetterie et de l’hébergement pour plusieurs participants pour le Bureau ; guider et coordonner les efforts du personnel de soutien administratif et du registre sur les activités prévues
• Dirige et fournit des conseils au personnel de soutien administratif de l’ESTC, pour canaliser efficacement les correspondances et les demandes entrantes, pour assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Fournit un soutien technique et administratif de première main à l’ESTC dans la préparation des projets de budgets, des plans de travail, des résumés (sur les dossiers techniques, financiers et liés aux ressources humaines) pour la référence du superviseur, afin de faciliter l’orientation, les décisions et les actions, le cas échéant.
• Effectue des recherches sur des sujets liés aux activités du bureau ou des questions identifiées par la direction et les membres de l’ESTC, pour faciliter la mise en œuvre des activités et la prise de décision
• Prépare les communications du bureau, y compris, mais sans s’y limiter, les notes officielles, les notes verbales, les rapports d’analyse et les résumés, les projets de présentation (au besoin) en rapport avec les activités menées par le bureau respectif.
• Maintient les fichiers spéciaux et confidentiels et assure une accessibilité adéquate pour les utilisateurs autorisés.
• S’assure que la confidentialité des informations et des dossiers de gestion est garantie ;
• Assure la liaison avec le personnel de soutien administratif pour s’assurer que les résultats des réunions et des correspondances sont dûment contrôlés et que les décisions sont mises en œuvre ; fournir un rapport en temps opportun au superviseur/fonctionnaire concerné ; fournir un soutien dans la planification et l’exécution des prochaines actions pour atteindre les résultats attendus.
• Prépare et participe à diverses réunions du département et s’assure que les procès-verbaux et/ou les notes pour examen et approbation par les participants sont préparés en temps opportun ; réviser/modifier et assurer le suivi de l’envoi en temps opportun.
• Assure la supervision des activités du personnel de soutien administratif en matière de communication afin d’assurer des réponses rapides aux demandes internes et/ou externes, par le biais de correspondances officielles, de courriels, etc.
• Fournit un soutien aux assistants administratifs et aux secrétaires chaque fois que nécessaire. Tape et relit des documents, des rapports, des correspondances, des messages, des requêtes, etc., selon les besoins des superviseurs assignés.
• Reçoit les invités/visiteurs/personnel et leur fournit des informations de base sur les questions et procédures pertinentes.
• Maintient un système de classement et d’enregistrement approprié pour toutes les correspondances et tous les documents entrants et sortants.  • Répond
et filtre les appels téléphoniques/messages électroniques et assure le suivi avec les superviseurs et les partenaires.
le temps
• Effectue toute autre tâche pertinente qui peut être dirigée ou requise

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Exigences académiques et expérience pertinente

• Baccalauréat en secrétariat, gestion de bureau, gestion des affaires, administration des affaires, administration publique ou tout domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec deux (2) années d’expérience de travail pertinente en secrétariat, administration et gestion de bureau et/ou gestion de programme , avec une exposition adéquate au travail de gestion des documents.
OU
• Diplôme en secrétariat, gestion de bureau, gestion des affaires, administration des affaires, administration publique ou tout domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec trois (3) années d’expérience de travail pertinente en secrétariat, administration et gestion de bureau et/ou programme gestion, avec une exposition adéquate au travail de gestion des documents.
• Une qualification ou une formation en gestion de programme/projet et une qualification supérieure seront un atout supplémentaire
. • Une expérience en gestion de bureau est obligatoire.
• Une expérience dans la planification et la coordination de réunions avec divers intervenants est obligatoire.
• Une expérience de travail dans SAP sera un atout supplémentaire

Compétences requises

• Bonnes compétences en informatique, y compris un excellent traitement de texte, une maîtrise des applications de courrier électronique et d’Internet, une expérience dans l’utilisation de programmes tels que MS Word, Excel et Power Point . • De solides compétences
en matière de planification et d’organisation.
• De bonnes compétences interpersonnelles. • La maîtrise de l’anglais et du français est une exigence. La maîtrise d’autres langues de l’UA (arabe, espagnol, kiswahili, portugais) est un avantage supplémentaire

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

L’Union africaine, établie en tant qu’organe continental panafricain unique, est chargée de diriger l’intégration rapide et le développement durable de l’Afrique en promouvant l’unité, la solidarité, la cohésion et la coopération entre les peuples d’Afrique et les États africains, ainsi que le développement d’un nouveau partenariat dans le monde entier. La promotion et la protection des droits de l’homme et des peuples dans le cadre de la Charte africaine des droits de l’homme et des peuples (Charte africaine) sont reconnues par l’Acte constitutif de l’UA comme un moyen important pour la poursuite de ces objectifs. La Commission africaine des droits de l’homme et des peuples est la première institution pour la promotion et la protection des droits de l’homme et des peuples en Afrique établie en tant qu’organe de l’UA en vertu de la Charte africaine des droits de l’homme et des peuples (Charte africaine),
Sous la supervision du Président de la Commission de l’Union Africaine, le Secrétaire est responsable de la mise en œuvre efficace et innovante des stratégies et activités de la CADHP, dans l’exercice de ses fonctions conformément aux termes de la Charte Africaine et des programmes et plans définis par la CADHP.

Fonctions principales

• Développe et exécute la stratégie globale de la Commission et assure l’alignement entre ses différents éléments ;
• Gère et supervise les employés au sein de la Commission directement et indirectement, assure la livraison en temps opportun des objectifs de la Commission et l’évaluation efficace du rendement du personnel ;
• Dirige la mise en œuvre et le suivi des politiques, stratégies et programmes pour contribuer à la mise en œuvre efficace des décisions pertinentes des organes délibérants de l’UA ;
• Assure la réalisation des objectifs annuels de la Commission conformément à ses objectifs généraux et maintient des systèmes de suivi et d’évaluation solides ;
• Assure le leadership technique et assure le fonctionnement efficace de toutes les unités et fonctions au sein de la Commission ;
• Dirige la Commission et assure une gestion efficace du personnel, du budget, de la performance, de la qualité des programmes, des relations avec les employés et de la formation conformément aux règles, politiques et procédures pertinentes ;
• Établit et entretient de bonnes relations de travail et de collaboration
• Établit et entretient des relations de travail régulières avec les parties prenantes de haut niveau dans les États membres et les institutions partenaires ;
• Coordonne les réunions entre l’organisation et les partenaires concernés ;
• Fournit un leadership pour assurer la préparation et la soumission en temps opportun des performances périodiques et d’autres rapports ;
• Assure la gestion efficace et efficiente des fonds versés à l’organisation;
• Met en œuvre et entretient des partenariats thématiques à l’appui du mandat de la Commission ;
• Élabore et supervise l’élaboration de politiques et de lignes directrices conformément au cadre juridique de l’organisation;
• Concevoir des politiques conformes aux objectifs stratégiques et au mandat de l’UA afin de traiter les problèmes pertinents dans le domaine concerné ;
• Prépare et supervise les programmes intégrés, les projets et les activités globales de l’organisation conformément au plan stratégique approuvé de la CADHP, à l’agenda AU 2063 et à d’autres plans approuvés par les organes directeurs.
• Maintient un environnement de travail positif qui facilite la collaboration et le partage d’informations et est propice à attirer, retenir et motiver divers talents.
• Fournit un leadership dans le processus d’élaboration et de maintien des procédures opérationnelles normalisées (POS) pour la Commission
• Gère les risques, élabore des mesures d’atténuation et assure la continuité des activités du département/direction

Responsabilités spécifiques

• Diriger l’organisation générale, la gestion et la supervision du Secrétariat de la CADHP ;
• Organiser les services juridiques, administratifs et financiers qui permettent à la Commission africaine de remplir son mandat de promotion et de protection des droits garantis dans la Charte africaine et d’interprétation de la Charte ;
• Assume les responsabilités statutaires en tant que Secrétaire exécutif de la Commission
• Supervise et coordonne les dispositions et processus institutionnels pour la réception et le règlement des plaintes sur les violations présumées des droits de la Charte, la réception et le traitement des communications des et vers les États parties à la Charte africaine, et la réception et l’examen des rapports périodiques en vertu de l’article 62 de la Charte africaine ;
• Coordonner la préparation des plans et activités ainsi que les budgets de la Commission, y compris la préparation, en consultation avec les membres de la Commission, des rapports et documents de travail de la Commission Africaine ;
• Superviser, en consultation avec le superviseur et les autres organes compétents de la Commission, la mise en œuvre des activités, budgets et autres décisions de la Commission ;
• Avoir la garde de tous les comptes, du sceau, du cachet officiel et de tous les registres et archives de la Commission ;
• Fournit des conseils à la Commission, au Bureau et aux Membres sur la procédure (règles formelles et informelles de son fonctionnement).
• Enregistre formellement les décisions de la Commission en Plénière et en Comités.
• Responsable de la préparation des sessions comprenant la Plénière et les Commissions et donne des conseils sur les procédures.
• Tient à jour le procès-verbal authentique des délibérations de la Commission et signe ou approuve toutes les ordonnances et communications officielles de la Commission.
• Examiner la documentation soumise à la Cour pour en établir l’authenticité et l’adéquation ;
• Transmettre les documents aux membres de la Cour, aux États membres et au Président de la Commission de l’UA ainsi qu’aux autres organes de l’Union le cas échéant ;
• Veiller à ce que les services d’interprétation et de traduction, qui peuvent être nécessaires pour le travail de la Cour, soient fournis en temps voulu ;
• Être présent personnellement (ou déléguer le Greffier adjoint) à toutes les séances de la Commission et être responsable de la rédaction des procès-verbaux des séances
• Préparer et tenir à jour, dans la forme prescrite par la Commission, la liste des Causes de toutes les communications soumis à la Commission ;
• Assister le Bureau et les autres Membres de la Commission dans l’exercice de leurs fonctions ;
• Préside les réunions de gestion, qui discutent des questions d’entreprise, conclut des contrats au nom de la Commission, acquiert et gère les propriétés de la Commission.
• Dirige et facilite le développement et la mise en œuvre de cadres, de systèmes et de politiques pour la gestion des services administratifs de la Commission conformément aux règles et règlements de l’UA.

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• Guide, analyse et examine les processus et les méthodes de travail et recommande des changements de procédure et de politique pour améliorer les opérations.
• Assure la supervision du budget administratif, en veillant à ce qu’il soit utilisé de manière efficace et efficiente et conformément aux règles et règlements financiers et aux politiques de l’Union africaine.
• Interface avec le gouvernement du pays hôte en liaison avec le juriste sur les questions de privilèges et immunités pour la Commission et son personnel.
• Facilite et guide la fourniture et la mise en œuvre d’un cadre, de systèmes, de politiques et de lignes directrices efficaces en matière d’approvisionnement.
• Conseille et soutient la fourniture de services de gestion des installations de qualité, de services de sécurité, ainsi que d’un cadre, de politiques et de systèmes de gestion des actifs.
• Dirige et facilite la fourniture et la mise en œuvre d’un cadre, d’un système et de politiques informatiques efficaces.
• Assure la direction générale de toutes les opérations financières, y compris la comptabilité des ressources, la budgétisation, la paie, les rapports financiers et les contrôles internes, la gestion des flux de trésorerie, les prévisions, la planification financière à court et à long terme et les fonctions de rapport conformément aux cadres de l’UA.

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• Supervise la préparation des budgets de la CADHP, des rapports d’exécution budgétaire, des rapports financiers, y compris les états financiers trimestriels et veille à ce que les états financiers soient préparés à temps et conformément aux principes comptables généralement acceptés et aux directives de l’UA.
• Fournit des conseils généraux aux auditeurs, à l’agent des services juridiques et aux partenaires financiers.
• Dirige et facilite le développement d’un système efficace de gestion des performances financières et de reporting qui permet la production d’informations mises à jour pour les supérieurs hiérarchiques, des rapports réguliers pour le Bureau et assure le respect des exigences légales en matière de reporting.
• Dirige et facilite le développement et la mise en œuvre d’un système et de politiques efficaces de gestion des subventions et assure une surveillance efficace des finances du projet pour assurer une bonne gestion financière, un appel rapide des fonds promis et le respect des directives de gestion financière de la CADHP.
• Fournit un leadership stratégique dans le développement et la gestion d’un cadre institutionnel pour la mise en œuvre des politiques, systèmes, processus et procédures budgétaires et financiers de la CADHP conformément aux politiques, réglementations et contrôles financiers de l’UA.
• Fournit des conseils dans le développement et la mise en œuvre des stratégies de mobilisation des ressources, de génération de revenus et de gestion des investissements de la CADHP.

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• Dirige et facilite le développement et la mise en œuvre d’une stratégie globale des ressources humaines (RH) et d’un système d’administration qui sont alignés sur la vision stratégique et les objectifs de la CADHP et conformément aux règlements et règles de l’UA.
• Fournit une direction générale pour la mise en œuvre des politiques et procédures RH.
• Conseiller honnêtement et clairement le Bureau et le personnel sur les questions de RH, promouvoir et faciliter le travail d’équipe et le maintien d’un environnement interne positif au sein de la CADHP.
• Veiller à ce que la CADHP attire et retienne un personnel hautement compétent, multiculturel, multilingue et paritaire avec les qualifications, les aptitudes, les compétences et l’orientation nécessaires pour mettre en œuvre pleinement et avec succès ses activités.
• Responsable de la création et du maintien d’une structure organisationnelle efficace qui soutient les opérations globales de la CADHP.
• Fournit des conseils et des orientations sur les questions de relations de travail.
• Dirige et soutient le développement et la mise en œuvre d’un système efficace de gestion de la performance qui aligne la performance institutionnelle sur la performance individuelle
• Toute autre tâche pouvant être assignée par le Superviseur de temps à autre

Exigences académiques et expérience pertinente

• Une maîtrise en droit, en administration publique ou en sciences sociales est exigée.
• Une maîtrise en droit portant sur les études des droits de la personne, d’un établissement d’enseignement reconnu, sera préférée.
• Minimum de quatorze (14) ans d’expérience professionnelle pertinente, dont au moins sept (7) ans au niveau de la haute direction et cinq (5) ans devraient impliquer la supervision directe du personnel au niveau du personnel professionnel.

Compétences requises

• Connaissance démontrée du système de l’Union africaine et capacité à coordonner, gérer, suivre et évaluer le travail de la CADHP
• Un esprit vif et analytique imprégné de pensées créatives, de génération d’innovation et de résolution de problèmes.
• Aptitude à interagir avec des fonctionnaires et des collègues professionnels aux plus hauts niveaux du gouvernement, du secteur privé, de la société civile et des organisations internationales.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en animation et en présentation, capacité avérée à préparer, présenter, discuter et défendre de manière claire et concise les problèmes, les conclusions et les recommandations ; solides compétences en édition.
• Des normes élevées d’éthique et de responsabilité, une intégrité irréprochable et un profond sens de l’équité.
• Compétences diplomatiques hautement raffinées, compétences interpersonnelles exceptionnelles et sens du travail d’équipe et capacité à interagir harmonieusement et efficacement avec des collègues de diverses disciplines, perspectives, pays et cultures.
• Capacité à prendre des décisions objectives et à résoudre des problèmes, en exerçant le plus haut sens de responsabilité et de maturité dans le traitement de questions confidentielles et sensibles.
• Capacité à générer des solutions innovantes et pratiques à des situations difficiles, avec tact et maturité émotionnelle sans perdre son sang-froid et sa concentration.
• Capacité à identifier les opportunités et à établir des relations solides avec des partenaires et d’autres parties externes.
• Excellentes compétences en matière de vision stratégique, de planification, de mise en œuvre, de suivi, d’évaluation et d’établissement de rapports.
• Capacité à travailler avec enthousiasme et engagement sous pression et avec un minimum de supervision, à effectuer plusieurs tâches avec un large éventail d’individus et d’institutions et à être proactif et créatif avec un bon jugement.
• Capacité à tirer parti des ressources et du personnel limités pour un impact maximum.
• Capacité à travailler dans un environnement organisationnel multiculturel et multinational.

Autres compétences pertinentes :
• Solides compétences en matière de réseautage et de représentation et capacité à mobiliser un soutien au nom de la Commission africaine des droits de l’homme et des peuples.
• Excellentes compétences en applications informatiques (progiciel Microsoft Office – MS Word, Excel et PowerPoint ; plateformes de partage de connaissances et d’informations, par exemple, Teamwork).

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles