L’UA est un organisme continental composé des 55 États membres qui composent les pays du continent africain. Elle a été officiellement lancée en 2002 pour succéder à l’Organisation de l’unité africaine (OUA, 1963-1999).
Objectif du poste
Le Centre africain de prévention et de contrôle des maladies (CDC africain) est une agence technique autonome de l’Union africaine dont le mandat est de protéger la santé publique dans les 55 États membres. Créé en janvier 2017, l’Africa CDC est la première agence de santé publique à l’échelle du continent et envisage une Afrique plus sûre, plus saine, plus intégrée et plus forte. Les relations extérieures et l’engagement stratégique du CDC Afrique au sein du CDC africain ont été créés en septembre 2024 pour améliorer la réputation, le statut et l’impact du CDC africain, en veillant à ce que l’organisation entretient des relations exceptionnelles avec les États membres de l’Union africaine, les gouvernements, les organisations internationales, les partenaires, les organisations de financement, les médias concernés et d’autres parties prenantes en fournissant un leadership stratégique dynamique et inspirant pour la mobilisation des ressources. Divisions de la communication et de l’information publique et de la politique et de la diplomatie de la santé, établissant une orientation stratégique cohérente avec le plan stratégique global des CDC africains et le nouvel ordre de santé publique.
Le but du poste est de fournir un soutien administratif pour faire progresser les buts et objectifs stratégiques de la Direction des relations extérieures et de l’engagement stratégique (ERSE). Le travail sera axé sur la prestation directe de services et/ou la coordination de l’exécution de tâches complexes de soutien administratif impliquant la délégation et le suivi du personnel individuel et des projets assignés. Le poste travaillera sous la supervision du directeur des relations extérieures et de l’engagement stratégique et travaillera en étroite collaboration avec les chefs de division de la Direction ainsi qu’avec d’autres membres du personnel de la Direction pour mener à bien les diverses activités définies dans la stratégie et le plan de travail de la Direction.
Fonctions principales
- Sous la supervision du Directeur des relations extérieures et de l’engagement stratégique, l’Assistant administratif fournira un soutien administratif aux opérations et aux programmes de la Direction.
- Assurer le suivi des actions confiées aux chefs de division au sein de la Direction et à d’autres collègues à l’extérieur de la Direction et informer le directeur de temps à autre.
- Gérer l’agenda de la Direction et s’assurer que toutes les réunions sont accompagnées des documents d’appui requis (les lectures préalables sont imprimées ou partagées avec les collègues, notes de réunion, etc.).
- Gérer les voyages et le suivi post-voyage associé pour la Direction des relations extérieures et de l’engagement stratégique.
Responsabilités particulières
- Fournir un soutien administratif et opérationnel en temps opportun, conformément au mandat de la Direction.
- Mettre en œuvre les activités administratives et opérationnelles comme prévu et faire rapport.
- Aider au suivi de la mise en œuvre de l’activité et fournir des mises à jour, faciliter les arrangements logistiques liés à la Direction.
- Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes.
- Aider à la création, à l’amélioration et à la maintenance de systèmes pertinents au domaine de travail.
- Recueillir des données et des informations et effectuer des analyses et des recherches préliminaires pour examen par l’équipe élargie et le superviseur.
- Préparer les communications de bureau liées à la zone d’opération et aider à compiler des données et des informations à des fins de rapports et d’analyse. Assurer le suivi des décisions et des résultats de la correspondance et veiller à leur mise en œuvre.
- Assurer le suivi de la mise à disposition et de l’entretien des outils et matériaux liés à la zone de travail.
- Effectuer toute autre tâche connexe assignée de temps à autre.
Exigences scolaires et expérience pertinente
- Baccalauréat en gestion de bureau, en gestion/administration des affaires, en banque et en finance ou dans un domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec 2 ans d’expérience de travail pertinente dans le domaine de l’administration et/ou du secrétariat OU Diplôme en gestion de bureau, en gestion/administration des affaires, en banque et en finance ou dans tout domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec 3 ans d’expérience de travail pertinente dans le domaine de l’administration et/ou du secrétariat.
- Une qualification académique en diplomatie de la santé ou en relations internationales sera un atout supplémentaire.
- Une expérience dans la fourniture d’un soutien administratif dans le cadre du développement de partenariats ou de projets sera un atout supplémentaire.
- Une expérience en gestion de bureau est obligatoire.
- Expérience dans la planification et la coordination de réunions avec divers intervenants.
Compétences requises
- Excellentes compétences interpersonnelles.
- Solides compétences en matière de planification et d’organisation.
- Capacité efficace de communication (verbale et écrite) ; solides compétences en dessin.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
- Capacité à porter attention aux détails et à travailler efficacement sous pression.
- Capacité d’organiser et de présenter les données de manière soignée et compréhensible et utile.
- Maîtrise de Microsoft Office (MS-Word, MS-Excel, MS-Power Point).
- La maîtrise de l’anglais et la maîtrise d’une autre langue de l’UA sont un atout supplémentaire.
