L’Union Africaine (UA) recrute pour ce poste (16 Novembre 2022)

Relève du : Directeur général
Direction/Département : Bureau du Directeur général
Nombre de subordonnés directs : 0
Nombre de subordonnés indirects : 0
Grade de poste : P5
Type de contrat : Régulier
Lieu : Addis-Abeba, Éthiopie

Objectif du travail

Dirige et gère les opérations quotidiennes du Bureau du directeur général afin d’atteindre les objectifs stratégiques de la direction et les objectifs généraux de l’UA.
Fonctions principales

a) Fournit un soutien technique et intellectuel dans la coordination des tâches au sein du bureau du directeur général et en relation avec les opérations et les activités des départements du portefeuille.
b) Élabore et met régulièrement à jour des tableaux de bord d’activités liés au portefeuille du Bureau du directeur général.
c) Identifie les meilleures pratiques et surveille l’efficacité du soutien du Bureau à l’UA.
d) Contribue à l’élaboration de stratégies pour assurer la coordination des activités des ministères du portefeuille et la mise en œuvre d’un plan de continuité des affaires connexe
e) Appuie l’organisation de réseaux thématiques, de consultations et de rencontres sur la coopération, les relations interministérielles et inter-organisationnelles.
f) Fournit des conseils techniques sur les questions relatives à l’examen du système et au projet de mise en œuvre dans le domaine de spécialisation, selon les besoins.
g) Gérer, superviser et fournir la formation nécessaire aux employés du Bureau du directeur général et assurer la réalisation en temps opportun des objectifs de la direction et une évaluation efficace du rendement du personnel ;
h) Conçoit des stratégies et des programmes pour contribuer à la mise en œuvre efficace des activités du Bureau du Directeur général.
i) Maintient des relations de travail régulières avec les parties prenantes de haut niveau dans les États membres et les institutions partenaires dans l’exécution du mandat du Bureau du Directeur général.
j) Représente l’organisation et communique sa position lors de conférences.
k) Contribue à la préparation des rapports périodiques d’exécution financière et budgétaire et surveille l’exécution du budget au niveau de la division.
l) Maintient un environnement de travail positif qui facilite la collaboration et le partage d’informations et est propice à attirer, retenir et motiver divers talents.
Responsabilités spécifiques

1. Examine les documents/communications/dossiers reçus du président/vice-président/commissaires et fournit une mise à jour au directeur général à ce sujet, tandis que des mesures doivent être prises par le département de portefeuille respectif
2. Fournit toutes les informations nécessaires au directeur général, pour permettre un échange précis et opportun avec les commissaires/présidents/vice-présidents, le cas échéant, sur l’état des dossiers et leur mise à jour d’examen
3. Gère un système centralisé de gestion des archives de l’ODG, en relation avec les départements du portefeuille et leurs programmes.
4. Coordonne les activités du bureau liées aux départements de portefeuille qui sont externes à la Commission et facilite l’organisation de réunions traitant du sujet/programme particulier
5. Supervise la procédure et les processus d’élaboration et de mise en œuvre du budget des départements du portefeuille ainsi que des bureaux et organes autonomes, et conseille le Directeur général
6. Surveille et suit les progrès dans la réalisation du plan de travail annuel et des objectifs de performance de la Commission ;
7. Fournit un soutien technique au directeur général dans la détermination des objectifs de performance annuels de la Commission ;
8. Fournit un soutien technique et des conseils au directeur général dans la préparation de rapports au président et au vice-président sur les progrès et les défis dans la mise en œuvre du plan de travail annuel des départements du portefeuille ;
9. Soutient le Directeur général dans ses tâches de coordination de la préparation du rapport annuel de performance du Président de la Commission pour examen par le Conseil exécutif, reflétant la performance globale de la Commission dans ses différentes directions, en termes de budget, d’exécution du programme et conformité aux plans ;
10. Fournit un soutien à l’ODG dans le suivi de la mise en œuvre des principaux programmes statutaires gérés par la Commission ainsi que de ses plans d’action.
11. Dirige et supervise la compilation des informations et gère la présentation des rapports d’activité trimestriels sur les domaines thématiques pour examen par le Directeur général
12. Contribue à la préparation / rédaction des règles et règlements financiers, des politiques, des procédures et des processus

13. Examiner et présenter des recommandations à l’approbation du directeur général, afin d’orienter les plans d’action proposés par les départements ;
14. Appuie le bureau dans la mise en place/la préparation ou l’amélioration des processus et procédures de travail, en assurant leur codification et leur formulation sous forme de manuels ;
15. Veiller à la bonne mise en œuvre des manuels de processus et de procédures en interne au sein du bureau et au niveau de la Commission, en coordination avec les services concernés ; permettre la création d’une synergie entre l’orientation stratégique et le fonctionnement des directions techniques, tout en veillant à éviter les duplications de programme
16. Fournit un appui technique à l’ODG pour examiner les avis juridiques liés aux opérations des départements du portefeuille, donner des conseils sur la mise en œuvre des documents juridiques, des documents réglementaires ou conventionnels initiés par la Commission et soumis au président pour signature
17. Examiner et fournir des conseils aux le
DG sur les points liés aux accords et conventions liés à la Commission et à ses départements de service collaborer avec le(s) département(s) du portefeuille concerné(s) et produire des rapports.
19. Assure le bon fonctionnement des systèmes de travail centralisés et décentralisés de la CUA, en interne au sein du siège de la CUA, avec des bureaux/organes en dehors du siège et parmi ces bureaux/organes, ainsi que des institutions/organisations partenaires externes et des projets connexes.
Exigences académiques et expérience pertinente

• Master en administration publique, administration des affaires, finance, économie, droit, finance, gestion. Relations internationales ou dans un domaine connexe d’une institution reconnue plus douze (12) années d’expérience professionnelle pertinente avec au moins sept (7) années passées dans un poste de direction ou de conseil, de préférence dans une organisation intergouvernementale ou un gouvernement national / service public, institution internationale ou régionale, et un minimum de cinq (5) ans d’expérience en supervision
• Une expérience dans la gestion de départements de portefeuille et de dossiers connexes au niveau stratégique dans des organisations publiques ou privées est requise.
• Expérience dans la formulation et l’amélioration des méthodes, systèmes et processus de travail. Connaissance et compréhension des politiques, des normes et des processus
• Une qualification en gestion de projet sera un atout supplémentaire
Compétences requises

• Compétences en leadership et en gestion
• Compétences en recherche et en analyse
• Compétences interpersonnelles et de négociation
• Compétences en planification et en organisation
• Connaissance et compréhension pratique des politiques, normes et processus de l’UA  •
Compétences en communication, présentation et rédaction de rapports
• Connaissance de l’utilisation de la suite Microsoft Office ( Powerpoint, Word, Excel, infographie, etc.) et les systèmes logiciels informatiques de l’UA
• Capacité à rechercher, identifier et appliquer activement la technologie appropriée pour améliorer l’exécution du programme
• Capacité à travailler en équipe et dans un cadre multiculturel (environnement de travail politique et diplomatique)
• La maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (arabe, anglais, français, portugais et espagnol) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un atout supplémentaire.
Invitation à une entrevue