L’UNION AFRICAINE (UA) recrute pour ce poste (05 Juin 2024)

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Informations sur l’organisation

Relève de : Directeur, Administration

Direction/Département/Organe : Direction de l’Administration, Africa CDC

Division : Gestion des installations et des actifs 

Nombre de subordonnés directs : 7

Nombre de rapports indirects :

Niveau d’emploi : P5

Nombre de postes : 1

Type de contrat : Régulier

Lieu : Addis-Abeba, Ethiopie

Objectif du travail

Le chef de la Division de la gestion des installations et des actifs dirigera et gérera les opérations quotidiennes de la fonction administrative d’Africa CDC, qui comprend la gestion des installations d’Africa CDC (bâtiments et locaux) et tous les services liés et la direction de la gestion globale de l’entrepôt principal d’Africa CDC pour assurer des stocks adéquats et en temps opportun et le réapprovisionnement des marchandises requises.

Fonctions principales

• Supervise et gère le travail de la Division pour assurer son efficacité.
• Conçoit des stratégies et des politiques afin de résoudre les problèmes pertinents dans le domaine concerné.
• Contribue à l’élaboration du plan de continuité des affaires et assure sa mise en œuvre au niveau de la division.
• Assure la gestion et l’atténuation des risques.
• Supervise l’expansion et le développement des activités nouvelles et existantes de la Division.
• Répond aux défis liés aux pratiques actuelles dans un domaine connexe ou un domaine pertinent.
• Implique les parties prenantes au sein des États membres et des CER dans la conception et la mise en œuvre de stratégies.
• Représente l’organisation et explique sa position lors de conférences, dans son domaine de travail respectif.
• Contribuer aux fonds des donateurs et les allouer à la mise en œuvre des stratégies et des activités de la Division, le cas échéant.
• Prépare la préparation des rapports périodiques sur l’exécution financière et budgétaire et surveille l’exécution du budget au niveau de la division.
• Maintenir un environnement de travail positif qui facilite la collaboration et le partage d’informations et est propice à attirer, retenir et motiver des talents diversifiés.
• Élaborer et maintenir des règles et procédures de fonctionnement.
• Élabore et met en œuvre les buts et objectifs à moyen et long terme du Bureau.
• Concevoir et développer un plan de continuité des activités pour faire face aux circonstances imprévues
• Élaborer et superviser l’élaboration de politiques et de lignes directrices conformément au cadre juridique de l’organisation.
• Concevoir des politiques conformes à l’objectif de l’UA afin de résoudre les problèmes pertinents dans le domaine concerné.
• Promouvoir la sensibilisation et la formation aux meilleures pratiques dans le domaine d’expertise.
• Gère et supervise les employés au sein de la division, assure la réalisation en temps opportun des objectifs de la division et une évaluation efficace des performances du personnel.

Responsabilités spécifiques

• Contribuer au développement et à l’amélioration des politiques et directives, règles et réglementations à l’échelle de l’UA liées à la gestion des installations et des actifs. Rapport sur les réunions consultatives concernant les politiques, procédures et pratiques
• Promouvoir la sensibilisation et la formation aux meilleures pratiques dans le domaine d’expertise.
•  Établir et surveiller la réalisation des objectifs divisionnaires et organisationnels, identifier, évaluer, gérer les risques liés à la réalisation de ces objectifs et recommander des stratégies d’atténuation.
• Assurer la gestion efficace des fonds apportés à l’organisation en relation avec le domaine de travail concerné.
• Diriger et guider la planification annuelle des activités de la division
• Diriger et superviser la préparation du budget annuel de la division, le réapprovisionnement annuel des stocks pour Africa CDC grâce à l’application efficace du système de planification des besoins en matériaux (MRP).
• Superviser les activités des subordonnés, guider, encadrer et évaluer le personnel au sein de la fonction de gestion des installations et des actifs.
• Gérer et superviser l’attribution des espaces de bureau, l’entretien et la maintenance en temps opportun des immeubles de bureaux et l’administration du bureau du CDC d’Afrique et d’autres installations.
• Veiller à ce que la division conserve des données vérifiées et précises sur la gestion des installations et des actifs et établit une base de données à jour.
• Planifier, développer et administrer des politiques et des systèmes conçus pour faciliter la gestion efficace et efficiente des entrepôts, des bâtiments, des locaux et des actifs.
• Assurer le leadership et initier des orientations stratégiques pour détecter les problèmes liés au domaine de travail, afin d’assurer l’efficacité et l’efficience des opérations de la division.
• Planifier, discuter et administrer avec les responsables de programme pour recueillir des suggestions d’améliorations, afin d’aligner la gestion des installations, des entrepôts et des actifs d’Africa CDC avec les besoins opérationnels et administratifs.
• Superviser l’application et le respect des politiques, procédures et pratiques de gestion des installations, des magasins et des actifs ; contribuer à l’amélioration de ces politiques et pratiques.
• Superviser et approuver la mise en œuvre des plans de travail liés à l’inventaire annuel et aux exercices de vérification pour garantir que l’évaluation des stocks et le rapport d’inventaire de fin d’exercice qui font partie du rapport financier annuel sont soumis.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur

Exigences académiques et expérience pertinente

Master en gestion des matériaux, gestion de la logistique, développement organisationnel, ingénierie, gestion des installations ou des opérations ou tout autre domaine connexe, avec 12 (douze) années d’expérience progressive, dont sept (7) années dans des postes de direction.

• Expérience en gestion des installations et des stocks ou en gestion logistique, de préférence dans des organisations publiques ou internationales, dont cinq (5) ans au niveau de la supervision.
• Une expérience en gestion des installations, en ingénierie ou en gestion des opérations est requise.
• Une certification en développement organisationnel stratégique et en opérations, en gestion de projet, en automatisation des bâtiments et en ingénierie serait un avantage.
• L’adhésion à une organisation professionnelle pertinente est un avantage supplémentaire

Compétences requises

• Compétences en gestion, tact politique et compétences en supervision pour atteindre les objectifs documentés.
• Capacité à initier et à promouvoir des approches collaboratives entre des partenaires géographiquement et culturellement disparates.
• Capacité à établir et à maintenir des partenariats et des relations de travail efficaces tant en interne qu’en externe.
• Capacité à identifier les opportunités et les risques stratégiques clés.
• Capacité à diriger, superviser, encadrer, développer et évaluer efficacement le personnel.
• Solide connaissance pratique des technologies de l’information et de leurs implications pour le commerce commercial ainsi que pour la gestion et le contrôle des opérations commerciales.
• Connaissance approfondie des politiques, principes et contrôles financiers et comptables généralement reconnus.
• Connaissance approfondie de la théorie comptable, des normes d’audit, des directives d’enquête, des procédures et des techniques connexes.
• Connaissance des systèmes d’information et de la conception de systèmes d’audit et d’enquête.
• Maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) ; La maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles