L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.
POSTE 1: Assistant administratif, G4, FT,
Comment pouvez-vous faire la différence?
Sous la supervision et les conseils du superviseur, l’assistant administratif est chargé d’exécuter une grande variété de tâches de routine pour l’unité respective nécessitant une connaissance complète des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF.
Résumé des principales fonctions/responsabilités :
- Communications et flux de travail
- Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
- Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
- Communique des informations courantes et certaines informations non courantes relatives au travail de l’équipe.
- Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et veille à ce que les sites Web inter/intranet soient à jour et exacts.
- Gestion du calendrier/des réunions/de la correspondance
- Tient le calendrier du bureau et organise les réunions.
- Rédige les procès-verbaux des réunions et garde la correspondance de l’unité bien organisée.
- Evénements/Logistique
- Soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en collaborant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes.
- Organise les horaires en liaison avec les participants en fonction des disponibilités.
- Assure la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins.
- Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents approuvés sur l’intranet.
- Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.
- Voyage
- Fournit une assistance aux membres du personnel de la section pour les préparatifs et les droits en matière de voyage en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
- Informer/débriefer les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation.
- Extrait, saisit, conserve et vérifie l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin de garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.
- Aide à la préparation des budgets relatifs aux frais de déplacement et tient à jour les plans de déplacement et les dossiers de contrôle budgétaire.
- Surveille la certification des voyages et rend compte à l’équipe.
- Traitement des factures
- Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation puis traitement dans VISION.
- Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination.
- Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes.
- Fournitures/Équipement
- Soutient la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.
- Contrôle et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assure que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.
- Organise l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.
- Présence
- Maintient et met à jour un système qui surveille l’absence du personnel.
Pour être qualifié de défenseur de chaque enfant, vous devrez…
Éducation:
Un diplôme d’études secondaires est exigé, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
Expérience:
Un minimum de 4 années d’expérience pertinente en travail administratif ou de bureau est requis.
Exigences linguistiques :
La maîtrise de l’anglais est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, espagnol, français ou russe) ou d’une langue locale est un atout.
Pour chaque enfant, vous démontrerez…
Valeurs de l’UNICEF : soin, respect, intégrité, confiance et responsabilité (CRITA).
- Les compétences requises par l’UNICEF pour ce poste sont…
- Établir et entretenir des partenariats (II)
- Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (II)
- Volonté d’obtenir des résultats (II)
- Innove et embrasse le changement (II)
- Gère l’ambiguïté et la complexité (II)
- Penser et agir de manière stratégique (II)
- Travaille en collaboration avec les autres(II)
- Nourrit, dirige et gère les personnes (II)
Remarques :
L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les candidates éligibles et aptes sont encouragées à postuler.
Annoncé : 03 septembre 2024Heure normale de l’Afrique centrale occidentale
: Date limite : 17 septembre 2024Heure normale de l’Afrique centrale occidentale
Avis de vacance de poste – Responsable de la santé, NOB, FT, Sokoto, Nigéria #90846
