L’UNHCR recrute pour ces 02 postes (23 Mai 2023)

L’UNHCR recrute

Informations sur l'emploi

Titre du Poste : Adjoint administratif / Adjointe administrative principale

Niveau Requis : Licence

Année d'Expérience Requise : 1 an

Lieu du Travail : N'Djamena, TCHAD

Date de Soumission : 05/06/2023

Description de l'emploi

Le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés (UNHCR), aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies. L’UNHCR recrute pour les postes ci-après :

 

POSTE 1 : Adjoint administratif

 

Description de poste standard

Assistant administratif

Cadre organisationnel et relations de travail L’assistant administratif fournira une assistance administrative au superviseur immédiat et/ou au chef du bureau et/ou à l’unité dans son ensemble pour s’assurer que les services et activités de routine dans le domaine administratif sont correctement mis en œuvre.

Selon des instructions spécifiques, le titulaire peut avoir besoin d’assurer la liaison avec d’autres entités internes ou externes, afin d’assurer une prestation efficace des services et l’atteinte des objectifs. Les affectations sont pour la plupart des tâches standard, y compris une interprétation limitée du sujet et un échange d’informations entre le personnel du bureau, du lieu d’affectation et les fonctionnaires externes d’autres institutions pour assurer une compréhension mutuelle.

La charge de travail du titulaire et les affectations resteront sous la direction et la direction constantes du superviseur. L’adjoint administratif est un poste au sein d’unbureau/division/bureau qui nécessite une connaissance de base des règles administratives, des procédures ainsi que des normes opérationnelles d’un bureau du HCR. La nature de certains administratifs/personnelsles fonctions exigent discrétion et confidentialité. Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exercice de leurs fonctions, comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents.

 

En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité. Tâches Dans les limites des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes : (Ces tâches sont génériques et peuvent ne pas être exercées par tous les adjoints administratifs : se référer au contexte organisationnel).

  • – Organiser rendez-vous/réunionstant internes qu’externes, certaines impliquant des hauts fonctionnaires.
  • – Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information courantes et prendre des notes lors des réunions au besoin.
  • – Tenir à jour les dossiers et dossiers de bureau sur support papier et électronique ; classer et coder le matériel relatif à une variété de sujets ;
  • – Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la pochette et le matériel de bureau, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires. Maintenir un système de suivi.
  • – Peut être amené à maintenir/mettre à jour des fichiers confidentiels.
  • – Rédiger la correspondance courante, les mémorandums et les rapports. Formatez des documents plus complexes en utilisant la technologie appropriée.
  • – Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents liés aux voyages officiels, congés et mouvements de personnel. Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation relative au personnel.
  • – Maintenir l’inventaire du bureau et les stocks de fournitures de bureau. Surveiller la piste de gestion des actifs pour s’assurer que tous les achats administratifs et l’élimination des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision.
  • – Assister le superviseur pour surveiller et enregistrerdépense/décaissementde fonds.
  • – Suivant les instructions du superviseur, prendre des dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et séances d’information qui peuvent être requis par le bureau/la division.
  • – Peut réglementer et surveiller la prestation de services de routine et/ou les changements de fournisseurs, le cas échéant ;
  • – Surveiller les installations et l’équipement des bureaux/complexes et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement à tout moment.
  • – Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

 

Qualifications minimales

Éducation et expérience de travail professionnelle Années d’expérience / Niveau de diplôme G4 – 1 an d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou Baccalauréat ou équivalent ou supérieur Domaine(s) de formation N/A Certificats et/ou Licences Administration des affaires, finances, gestion de bureau, Ressources humaines ou autre domaine connexe (les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont essentiels) Expérience professionnelle pertinente Essentielle Non spécifié Souhaitable Non spécifié

Compétences fonctionnelles (ERP) (Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque * sont essentielles)

 

Exigences linguistiques pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais. Pour les emplois professionnels nationaux : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale. Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais. Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut en ne faisant preuve d’aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir. En tant qu’individus et en tant que responsables, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions, s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent. Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et/ou au poste spécifique.

 

Profil du candidat recherché

Le candidat préféré doit posséder une expérience en administration, capable de gérer les locaux du bureau, l’inventaire, les déplacements du personnel, y compris les réservations de services. Ils doivent être axés sur les personnes et capables de travailler avec des équipes basées dans différents sites de terrain.

Langues requises (la capacité globale attendue est au moins de niveau B2) :

Français

 

Langues souhaitées

Anglais

Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

Pour consulter les considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail pour ce lieu d’affectation, veuillez consulter ce lien :

https://wwwnc.cdc.gov/travel

 

Nature du poste :

L’assistant administratif recevra des conseils techniques et un soutien de la part du responsable administratif/financier adjoint à Ndjamena.

Il / elle fournira une assistance administrative de routine au personnel de la succursale et du terrain et rendra compte directement au responsable administratif / financier adjoint . Ce faisant, il / elle coordonnera les activités des prestataires de services, à savoir les prestataires de services de nettoyage, de maintenance (électricité et plomberie) entre autres.

Il / elle aidera à la fourniture d’activités logistiques en liaison avec l’assistant administratif / financierOfficier au bureau de la filiale. Le titulaire doit avoir une solide expérience dans la prestation de services de soutien administratif à une grande organisation dans un contexte humanitaire. La possession d’une expérience de terrain du HCR, y compris les situations d’urgence et le travail dans une zone éloignée, associée à une bonne connaissance des procédures et processus administratifs, financiers et d’approvisionnement de base est un avantage supplémentaire.

De plus, le candidat doit être orienté vers le service client dans les contacts quotidiens avec le personnel, ses collègues des sous-bureaux et des bureaux extérieurs au sein de l’opération au Tchad et parfois avec des collègues d’autres opérations. De bonnes qualités relationnelles notamment sont requises pour ce poste. La maîtrise du français écrit et parlé est obligatoire et la connaissance de l’anglais et des langues locales sera un atout supplémentaire.

 

Conditions de vie et de travail :

Ndjamena est la capitale et la plus grande ville du Tchad. Son infrastructure reste basique, bien que largement supérieure aux normes des autres régions du Tchad. Le climat est chaud et semi-aride, avec une saison des pluies de juin à septembre. Le personnel du HCR peut séjourner dans des résidences personnelles tout en respectant les mesures de sécurité résidentielles. L’approvisionnement en électricité peut être instable, surtout pendant les saisons chaudes et les membres du personnel international peuvent avoir accès à des générateurs près du bureau. Les approvisionnements en eau potable sont suffisants dans la plupart des régions, mais un approvisionnement personnel en nourriture et en eau potable est nécessaire.

La plupart des approvisionnements pertinents se trouvent sur les marchés locaux, bien que le choix puisse être limité par rapport à d’autres hubs, mais les prix sont élevés car la plupart des marchandises sont importées. Des facilités bancaires sont disponibles auprès des banques locales, telles que Ecobank et BCC. Les normes de soins de santé peuvent être qualifiées de basiques, les membres du personnel étant encouragés à s’abonner aux services de la clinique SOS internationale pour obtenir des soins médicaux locaux. Cependant, les soins dentaires et autres soins spécialisés peuvent ne pas être disponibles localement. Des problèmes de santé graves ou compliqués nécessitent une évacuation vers d’autres pays. Le paludisme est la maladie infectieuse la plus répandue mais pas la seule à N’Djamena et dans la plupart des autres régions du Tchad.

 

Les services de télécommunication sont basiques et coûteux avec deux opérateurs de téléphonie mobile/internet avec des services 4G disponibles ainsi qu’un nombre croissant de fournisseurs, Des problèmes de santé graves ou compliqués nécessitent une évacuation vers d’autres pays. Le paludisme est la maladie infectieuse la plus répandue mais pas la seule à N’Djamena et dans la plupart des autres régions du Tchad. Les services de télécommunication sont basiques et coûteux avec deux opérateurs de téléphonie mobile/internet avec des services 4G disponibles ainsi qu’un nombre croissant de fournisseurs, Des problèmes de santé graves ou compliqués nécessitent une évacuation vers d’autres pays.

 

Le paludisme est la maladie infectieuse la plus répandue mais pas la seule à N’Djamena et dans la plupart des autres régions du Tchad. Les services de télécommunication sont basiques et coûteux avec deux opérateurs de téléphonie mobile/internet avec des services 4G disponibles ainsi qu’un nombre croissant de fournisseurs,

 

Qualifications supplémentaires

Compétences

BU-PeopleSoft EPM/Budget, FI-Application des Règles, Règlements et Procédures Financières, IT-Maîtrise de l’informatique, Règles, Règlements et Procédures Administratifs ONU-ONU/HCR

Éducation

Certificats

Administration des affaires – Autre, Finance – Autre, Ressources humaines – Autre, Office Management – Autre

L’expérience professionnelle

Budget annuel OL dans l’exploitation/le bureau, nombre de personnes relevant de la compétence du HCR servies, nombre de main-d’œuvre dans l’exploitation/le cadre de travail, la main-d’œuvre à superviser, travailler avec les personnes relevant de la compétence : demandeurs d’asile, travailler avec les personnes relevant de la compétence : réfugiés

 

Compétences

Responsabilité, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Sensibilisation organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration

Calculateur de salaire du HCR

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Informations Complémentaires

Les candidats présélectionnés peuvent passer des tests écrits et / ou oraux

Jeu fonctionnel

Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle

 

 

POSTE 2 : Adjoint administratif principal (H/F)

 

Description de poste standard

Adjoint administratif principal Cadre organisationnel et relations de travail L’adjoint administratif principal fournira un soutien administratif au bureau où se trouve le poste. L’assistant administratif principal n’a normalement pas de fonctions de supervision directes, bien qu’il incombe au superviseur du poste de prendre des dispositions spécifiques dans le temps en fonction d’une situation donnée. Le titulaire travaille normalement sous la supervision directe d’un personnel local ou international plus expérimenté, qui est tenu de surveiller la performance du titulaire et de fournir des conseils réguliers.

Il / elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs locaux et / ou les responsables et / ou les partenaires de mise en œuvre (IP) sur des sujets de routine sous la direction du superviseur. Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exercice de leurs fonctions, comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

 

Fonctions

  • – Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’émission des contrats et à la maintenance des divers dossiers et dossiers du personnel.
  • – Assister aux réunions sur les questions administratives quotidiennes ; administrer le mouvement des membres du personnel du HCR et surveiller leurs registres de présence, leurs plans de congé, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visa.
  • – Rechercher des fichiers et des dossiers de bureau relatifs à une variété de sujets à des fins d’information et de référence. Sélectionner les informations et les enregistrements dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par d’autres pour préparer des rapports, de la correspondance, des documents techniques, des plans de projet ou de programme et des documents de référence généraux.
  • – Aider à la réquisition des fournitures de bureau, du matériel et organiser la distribution avec les registres d’inventaire appropriés.
  • – Aider aux formalités administratives liées aux préparatifs de voyage et à la délivrance/renouvellement des visas, licences, préparatifs de voyage et autres documents similaires.
  • – Rédiger de la correspondance et des rapports, au besoin, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ; Taper la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
  • – Organiser les rendez-vous et maintenir le calendrier du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ; Conservez des listes de noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, des représentants du gouvernement et des membres du corps diplomatique.
  • – Aider la direction à organiser et à gérer les bureaux du HCR et les complexes résidentiels (le cas échéant).
  • – Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
  • – Préparer les attestations et certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l’officier supérieur. – Aider au traitement du MIP et de diverses autres demandes par le personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
  • – Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

 

Qualifications minimales

Éducation et Expérience de travail professionnelle Années d’expérience / Niveau de diplôme Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou un ou plusieurs domaines d’études équivalents ou supérieurs Sans objet.

Certificats et/ou licences Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe. (Les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont essentiels)

Expérience professionnelle pertinente essentielle Non spécifié. Souhaitable Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

Compétences fonctionnelles * IT-Computer Literacy UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Règlements et procédures Applications IT-PeopleSoft (les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque * sont essentielles)

Exigences linguistiques pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain : connaissance de l’anglais et de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.

 

Pour les emplois professionnels nationaux : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale. Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais. Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut en ne faisant preuve d’aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination, et abus de pouvoir. En tant qu’individus et en tant que responsables, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions, s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent. Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats. soutenir le dialogue continu sur ces questions et prendre la parole et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent. Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats. soutenir le dialogue continu sur ces questions et prendre la parole et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent. Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

 

Profil du candidat recherché

Le candidat doit avoir une bonne connaissance de l’utilisation des applications de planification des ressources d’entreprise, Microsoft Excel, de la tenue de dossiers électroniques et physiques, un esprit d’équipe et capable de respecter les délais.

Langues requises (la capacité globale attendue est au moins de niveau B2) :

Français

 

Langues souhaitées

Anglais

Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

 

Nature du poste :

Conditions de vie et de travail :

Qualifications supplémentaires

Compétences

IT-Computer Literacy, IT-Enterprise Resource Planning (ERP), UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures

Éducation

Certificats

Administration des affaires – Autre, Finance – Autre, Ressources humaines – Autre, Office Management – Autre

L’expérience professionnelle

 

Compétences

Responsabilisation, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Sensibilisation organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration

Calculateur de salaire du HCR

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Informations Complémentaires

Les candidats présélectionnés peuvent passer des tests écrits et/ou oraux.

Jeu fonctionnel

Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle

 

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